E-Mail-Signaturvorlagen – Dos and Don‘ts

E-Mail-Signaturen sind ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um ihre Kommunikation professionell und effektiv zu gestalten. Eine gut aufgebaute Signatur kann nicht nur den ersten Eindruck beim empfangenden Personenkreis positiv beeinflussen, sondern auch dazu beitragen, das Vertrauen in Ihr Unternehmen zu stärken und das Brand Image zu verbessern.

Wir zeigen Ihnen, welche Inhalte eine E-Mail-Signatur aufweisen muss, was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten und mithilfe welcher Websites und Tools Sie die perfekte Signaturvorlage erstellen.

Wozu braucht man E-Mail-Signaturen?

Wie bereits eingangs erwähnt, leisten E-Mail-Signaturen einen Beitrag zu einem professionellen Auftreten. Doch wie genau kommt es dazu?

Wenn Sie beispielsweise mit dem Support Ihrer Bank, einer Rechtsanwaltskanzlei oder Ihrer Steuerberatung kommunizieren, werden in der Regel im Laufe der Korrespondenz sensible Daten geteilt. Neben der E-Mail-Adresse selbst ist die Signatur ein eindeutiges Kennzeichen dafür, dass Sie mit der richtigen Person im Austausch stehen und Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten. 

E-Mail-Signaturen können dabei behilflich sein, Phishing-Versuche zu identifizieren. Rund 90 % der Datensicherheitsverletzungen im Jahr 2020 sind auf Phishing-Attacken zurückzuführen. Ein beliebter Trick von Cyberkriminellen besteht darin, vermeintlich wichtige Nachrichten im Namen bekannter Unternehmen, wie Microsoft, Google, Twitter oder Zoom, zu versenden, die einen dringenden Handlungsbedarf vortäuschen. Wichtige Indizien, die bei Ihnen die Alarmglocken läuten lassen sollten, sind die Verwendung alter oder falscher Logos oder Rechtschreibfehler in der Signatur. 

Darüber hinaus haben Signaturen für Unternehmen verpflichtenden Charakter. Enthalten E-Mails keine Signaturen oder beinhalten Signaturen unzureichende Informationen, kann ein Unternehmen sich dadurch strafbar machen.

E-Mail-Signaturvorlagen in Unternehmen

Im Geschäftsleben helfen E-Mail-Signaturen dabei, das Brand Image zu stärken. Voraussetzung dafür ist jedoch eine einheitliche Vorlage für E-Mail-Signaturen, die unternehmensweit von allen Mitarbeitenden angewendet wird.

Diese E-Mail-Signaturvorlage kann in einem Dokument, auf das alle Mitarbeitenden Zugriff haben, zur Verfügung gestellt werden. Alternativ können Sie ein praktisches Tool wie empower^® nutzen, das eine zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen ermöglicht.

Was muss jede geschäftliche E-Mail-Signatur enthalten?

Je nach Unternehmensform unterscheiden sich die Pflichtangaben für E-Mail-Signaturen. Die folgenden Informationen sollten in Ihrer Signatur jedoch in jedem Fall enthalten sein:

• Grußformel
• Name
• Kontaktdaten: Telefon- und/oder Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse
• Position im Unternehmen
• Unternehmenslogo
• Unternehmensname
• Link zur Website des Unternehmens
  
  

Wenn Sie wissen möchten, welche Informationen für die Signaturen unterschiedlicher Unternehmensformen vorgeschrieben sind und wie Sie eine Signatur in Outlook erstellen können, lesen Sie bitte unseren Artikel zum Anlegen professioneller E-Mail-Signaturen in Outlook.

Social-Media-Icons sind optional, können jedoch zusätzlichen Traffic auf die Social-Media-Profile des Unternehmens oder das eigene LinkedIn-Profil lenken.

Je nachdem, wie der Brand Style Guide das Wording und den Auftritt eines Unternehmens festlegt, fügen Mitarbeitende ihrer Signatur ihre präferierten Pronomen hinzu. In diesem Fall wird die Signatur oft um einen kurzen Hinweis (Sie/Ihr), oder (Er/Ihm). Da es in der deutschen Sprache noch kein Äquivalent für (They/Them) für abinäre Personen gibt, werden gerne die Englischen Pronomen verwendet.

Im Rahmen des E-Mail-Signatur-Marketings können Signaturen ebenfalls um Banner ergänzt werden, die auf Unternehmenserfolge, Events oder Produkte hinweisen.

Die Don'ts beim Erstellen von E-Mail-Signaturvorlagen

Auf visueller Ebene ist es vorteilhaft, E-Mail-Signaturen Bilder hinzuzufügen. Dazu gehören das bereits erwähnte Unternehmenslogo, optionale Advertising-Banner sowie ein Profilbild, um eine persönlichere Beziehung zur empfangenden Person aufzubauen.

Erstellen Sie die Signaturvorlage jedoch auf keinen Fall in Form einer Tabelle (zum Beispiel in Microsoft Word), die Sie im Anschluss in Outlook einfügen. Tabellen bieten sich zu diesem Zweck zwar an, da sie die Anordnung von Informationen vereinfachen, jedoch wird die Signatur dadurch nicht korrekt kodiert und kann von manchen E-Mail-Clients nicht gelesen werden.

Speichern Sie Ihre E-Mail-Signaturvorlage ebenfalls nicht als Bild ab, sobald Sie sie angepasst haben. Viele E-Mail-Clients laden Bilder nicht automatisch herunter. Beim Öffnen Ihrer E-Mail kann es so dazu kommen, dass Ihre Signatur nicht ohne Weiteres angezeigt wird oder komplett verborgen bleibt.

Mit diesen 3 Websites erstellen Sie die perfekte Vorlage für Ihre E-Mail-Signatur

1. Microsoft-Katalog für E-Mail-Signaturvorlagen

Microsoft bietet auf seiner Website eine kostenlose Katalogvorlage für E-Mail-Signaturen in Outlook an. Die Signaturen beinhalten praktische Icons für Kontaktinformationen sowie weitere, farblich angepasste Icons, um Social-Media-Profile zu verlinken.

Es stehen verschiedene Anordnungen zur Verfügung: In einigen Signaturen stehen alle Informationen untereinander, andere ordnen die Bilder neben dem Text an. Sie finden in dem Katalog außerdem den Link zu einem Video, welches ganz einfach erklärt, wie Sie weitere Anpassungen an den Signaturen vornehmen können.

2. HubSpot-Generator für E-Mail-Signaturen

Der Generator für E-Mail-Signaturen von HubSpot ermöglicht Ihnen, ganz einfach eine personalisierte E-Mail-Signatur zu erstellen.

Zunächst haben Sie die Auswahl zwischen sechs unterschiedlichen Signaturvorlagen. Im Anschluss werden Sie gebeten, alle relevanten Informationen einzugeben, wie Ihren Namen, den Namen des Unternehmens, die verschiedenen Links, gewünschte Akzentfarben (hier wählen Sie die Farben Ihres Corporate Designs aus) und Bilder. Die Bilder müssen in Form eines Links zur Verfügung gestellt werden, per Dropbox oder Google Drive ist hierbei ausreichend.

Der Generator bietet Ihnen außerdem die Option, einen CTA mit eigenen Akzentfarben oder Bild Ihrer E-Mail-Signaturvorlage hinzuzufügen. 

3. Mit Canva die E-Mail-Signaturvorlage aufpeppen

Canva stellt aktuell rund 1.500 E-Mail-Signaturvorlagen bereit, die nach Belieben angepasst werden können. Die Kehrseite der Medaille: Herunterladen können Sie diese nur im PDF-, JPG- oder PNG-Format. Dies ist aus den bereits genannten Gründen nicht ideal.

Nützlich ist Canva allerdings trotzdem, auch wenn Sie Ihre E-Mail-Signaturvorlage in Microsoft Outlook anpassen. Auf Canva gibt es viele verschiedene Icons, die Sie kostenlos in Ihrer Signatur nutzen können. Downloaden Sie diese einfach als PNG- oder JPG-Datei und ersetzen Sie damit die Icons in Ihrer Signaturvorlage.

E-Mail-Signatur Chaos vorbeugen mit empower^®

Es ist so weit und Sie haben die perfekte E-Mail-Signatur für Ihre Mitarbeitenden erstellt? Jetzt müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass auch wirklich alle Mitarbeitenden die korrekte Signatur verwenden

Template Management ist Teil der empower^® Brand Control Lösung. Neben der garantierten Brand Compliance in allen erstellten Dokumenten erlaubt es die Lösung, alle E-Mail-Signaturen von Mitarbeitenden unternehmensweit zentral zu verwalten.

Konkret bedeutet dies, dass Ihre Mitarbeitenden so gut wie nichts tun müssen, um die richtige Signatur in ihre E-Mails zu integrieren. Alle Mitarbeitenden erhalten eine korrekte Signatur, die automatisch in ihre E-Mails eingefügt wird. Ergeben sich kurzfristig Änderungen, beispielsweise bei den Pflichtangaben, so werden diese zentral vorgenommen und mit nur wenigen Klicks sofort unternehmensweit implementiert.

Ihre Mitarbeitenden müssen fortan bei ihrer täglichen Arbeit mit Microsoft Office auf ein Detail weniger achten und Sie haben eine garantierte, unternehmensweite Einheitlichkeit in das meistgenutzte Kommunikationsmittel gebracht!

Worauf warten Sie noch? Kontaktieren Sie uns! Unsere Expert:innen freuen sich auf Ihre Kontaktaufnahme, um eine Lösung für Ihren einheitlichen Markenauftritt zu erarbeiten.