Erfolgreiche Remote-Präsentationen: Technik, Inhalt und Körpersprache

In einer zunehmend globalisierten und digital vernetzten Welt sind Remote-Präsentationen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des modernen Arbeitsalltags geworden. Die Fähigkeit, Informationen und Ideen effektiv aus der Ferne zu präsentieren, ist eine Schlüsselkompetenz. Trotz zahlreicher Vorteile wie Flexibilität und Kosteneffizienz stehen viele vor der Herausforderung, ihre Präsentationen professionell und ansprechend zu gestalten. In diesem Artikel geht es um:

• Vor- und Nachteile von Remote-Präsentationen
• Tipps für optimierte Remote-Präsentationen
• Psychologische Aspekte bei Remote-Präsentationen
• Mit technischen Problemen professionell umgehen

Vor- und Nachteile von Remote-Präsentationen

Remote-Präsentationen und „normale“ Präsentationen vor Ort haben jeweils ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen einer Remote-Präsentation zählen:

• Reduzierte Reisekosten für Speaker:innen und Teilnehmende
• Keine Notwendigkeit für Veranstaltungsorte (und damit einhergehende Kosten wie Catering etc.)
• Erhöhte Reichweite, weil Teilnehmende weltweit teilnehmen können (verhindert geografische Einschränkungen)
• Speaker:innen können die Präsentation von ihrem bevorzugten Ort aus halten
• Weniger Zeitaufwand und eine effizientere Durchführung
• Remote-Präsentationen können leichter aufgezeichnet werden

Jedoch bringen Remote-Präsentationen auch einige Nachteile mit sich:

• Abhängigkeit von stabilen Internetverbindungen und technischen Geräten
• Potenzielle technische Schwierigkeiten können die Präsentation stören
• Eingeschränktere Möglichkeiten für spontane Reaktionen
• Schwieriges Publikumsgespräch
• Teilnehmende können sich leichter ablenken lassen (dadurch ist es auch schwieriger, die Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten)
• Fehlende nonverbale Kommunikation

Tipps für optimierte Remote-Präsentationen

Technische Vorbereitung

Die technische Vorbereitung von Remote-Präsentationen ist entscheidend für ihren Erfolg. Dazu gehören folgende Dinge:

• Auswahl der richtigen Plattform: Wählen Sie eine zuverlässige Videokonferenzplattform wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet und stellen Sie sicher, dass Sie mit der Plattform vertraut sind und alle Funktionen kennen, die Sie nutzen möchten (z. B. Bildschirmfreigabe, Breakout-Räume, Chat-Funktionen).
• Technische Ausstattung: Verwenden Sie einen leistungsfähigen Computer oder Laptop mit einer stabilen Internetverbindung. Investieren Sie in eine gute Webcam und ein hochwertiges Mikrofon oder Headset. Die eingebaute Kamera und das eingebaute Mikrofon reichen oft nicht aus. Sorgen Sie für eine gute Beleuchtung, damit Ihr Gesicht gut sichtbar ist. Natürliches Licht oder ein Ringlicht können helfen.
• Internetverbindung: Testen Sie Ihre Internetgeschwindigkeit, um sicherzustellen, dass sie für die Videoübertragung ausreicht. Eine Upload-Geschwindigkeit von mindestens 10 Mbps wird empfohlen.
• Technikcheck: Führen Sie vor der Präsentation einen Technikcheck durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Überprüfen Sie Kamera, Mikrofon, Internetverbindung und Präsentationssoftware. Halten Sie eine Probepräsentation, idealerweise mit einer anderen Person, um Feedback zu erhalten und technische Probleme zu identifizieren. Haben Sie einen Notfallplan für den Fall, dass technische Probleme auftreten. Dazu könnte die Verwendung eines alternativen Geräts oder einer alternativen Internetverbindung gehören.
• Präsentationsumgebung: Sorgen Sie für einen professionellen und ruhigen Hintergrund. Verwenden Sie virtuelle Hintergründe, wenn dies angemessen ist und von der Plattform unterstützt wird. Achten Sie darauf, dass Sie während der Präsentation nicht gestört werden. Informieren Sie Ihre Mitbewohner:innen oder Familie über die geplante Präsentation.

Gestaltung der Präsentation

Die inhaltliche Vorbereitung einer Remote-Präsentation erfordert besondere Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass die Botschaft klar, ansprechend und effektiv vermittelt wird.

• Ziel und Zielgruppe definieren: Definieren Sie das Hauptziel Ihrer Präsentation. Was sollen die Teilnehmenden nach der Präsentation wissen, fühlen oder tun? Verstehen Sie Ihre Zielgruppe. Welches Wissen und welche Erwartungen hat sie? Welche Fragen könnte sie haben?
• Struktur der Präsentation planen: Beginnen Sie mit einer kurzen Vorstellung und einem Überblick über das Thema. Fesseln Sie die Zuhörenden von Anfang an mit einem interessanten Einstieg. Gliedern Sie den Hauptteil in klare und logische Abschnitte. Verwenden Sie Zwischenüberschriften und Überleitungen, um die Struktur zu verdeutlichen. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und geben Sie eine klare Handlungsaufforderung oder Schlussfolgerung. Beenden Sie mit einem starken Schlusspunkt.
• Visuelle Hilfsmittel gestalten: Verwenden Sie übersichtliche und gut lesbare Folien. Jede Folie sollte einen Hauptpunkt haben, der durch Stichpunkte, Bilder oder Diagramme unterstützt wird. Verwenden Sie Diagramme, Infografiken und Bilder, um komplexe Informationen zu veranschaulichen. Achten Sie darauf, dass sie nicht überladen sind. Halten Sie sich an das Corporate Design Ihres Unternehmens, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten. Wenn Sie dazu mehr erfahren möchten, haben wir einen Tipp für Sie: Zusammen mit K16, Europas größter Agentur für Präsentationen, haben wir ein Webinar zum Thema „Facts & Figures in PowerPoint – Zahlen perfekt in Szene setzen“ durchgeführt.
• Interaktive Elemente einbauen: Verwenden Sie Tools für Live-Umfragen und Abstimmungen, um die Teilnehmenden einzubeziehen und Feedback zu erhalten. Ermutigen Sie die Teilnehmenden, den Chat oder die Kommentarfunktion zu nutzen, um Fragen zu stellen oder Anmerkungen zu machen. Planen Sie Zeit für Fragen und Antworten ein. Das fördert die Interaktion und das Engagement.
• Inhalte an die Präsentationsform anpassen: Gliedern Sie Präsentationen in kürzere Segmente, da die Aufmerksamkeitsspanne online kürzer ist als bei Präsenzveranstaltungen.

Kommunikation und Körpersprache

Wenn Sie eine Präsentation remote halten, müssen Sie Ihre Kommunikation und Ihre Körpersprache an die Besonderheiten des virtuellen Formats anpassen.

• Sprechen Sie deutlich und langsam: Deutliches und langsames Sprechen trägt dazu bei, dass Sie von allen Teilnehmenden gut verstanden werden, insbesondere bei technischen Verzögerungen. Machen Sie bewusst Pausen, um den Teilnehmenden Zeit zu geben, das Gesagte zu verarbeiten.
• Verwenden Sie eine lebendige Stimme: Variieren Sie Ihre Stimme in Tonhöhe und Lautstärke, um Monotonie zu vermeiden und Interesse zu wecken. Betonen Sie wichtige Punkte, um deren Bedeutung hervorzuheben.
• Kurz und prägnant: Halten Sie Ihre Botschaften kurz und prägnant. Vermeiden Sie lange Monologe. Fassen Sie regelmäßig zusammen, um sicherzustellen, dass die Hauptpunkte klar verstanden werden.
• Augenkontakt herstellen: Schauen Sie in die Kamera, um den Eindruck von Augenkontakt zu erwecken, und nicht auf den Bildschirm. Platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe, um eine natürliche Haltung beizubehalten.
• Gestik und Mimik bewusst einsetzen: Benutzen Sie Ihre Hände und Gesten, um Ihre Worte zu unterstreichen und Ihr Engagement zu zeigen. Zeigen Sie Interesse und Begeisterung durch Ihre Mimik, auch wenn nur Ihr Oberkörper sichtbar ist.
• Aufrechte Haltung: Sitzen Sie aufrecht, um professionell und engagiert zu wirken. Vermeiden Sie übermäßige Bewegungen oder Schaukeln auf dem Stuhl, um Ablenkungen zu minimieren. Wenn möglich, stehen Sie während der Präsentation, um mehr Energie und Präsenz zu zeigen.

Psychologische Aspekte bei Remote-Präsentationen

Remote-Präsentationen unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von herkömmlichen Vor-Ort-Präsentationen und haben einzigartige psychologische Effekte, die sowohl den Präsentierenden als auch die Teilnehmenden betreffen. Diese zu kennen, kann helfen, mit ihnen besser umzugehen oder ihnen sogar entgegenzuwirken. Das können z.B. folgende sein:

• Reduzierte soziale Präsenz: Das Fehlen nonverbaler Hinweise kann die zwischenmenschliche Kommunikation erschweren und das Gefühl der sozialen Präsenz verringern. Die Teilnehmenden können sich isoliert fühlen, da sie nicht physisch zusammen sind.
• Erhöhte kognitive Belastung: Teilnehmende neigen dazu, während einer Remote-Präsentation Multitasking zu betreiben, was die kognitive Belastung erhöht und die Informationsverarbeitung beeinträchtigen kann. Technische Probleme oder die Navigation durch verschiedene Software-Tools können zusätzliche kognitive Belastungen verursachen.
• Verringerte Aufmerksamkeitsspanne: Die Teilnehmenden können leichter durch externe Faktoren wie E-Mails, Benachrichtigungen oder Haushaltsaktivitäten abgelenkt werden. Längeres Starren auf Bildschirme kann zudem zu Ermüdung und reduzierter Aufmerksamkeit führen.
• Anonymität und Auswirkungen auf das Engagement: Die Anonymität, die durch das Ausschalten der Kamera oder die Nichtteilnahme an Diskussionen entsteht, kann dazu führen, dass sich die Teilnehmenden weniger verantwortlich fühlen, sich aktiv zu beteiligen. Aber: Einige Teilnehmende fühlen sich in einer anonymen Umgebung wohler und sind eher bereit, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben.
• Veränderung der Selbstwahrnehmung: Einige Präsentierenden fühlen sich vor der Kamera unwohl oder unsicher, was ihre Leistung beeinträchtigen kann. Die ständige Selbstbeobachtung durch die Kamera kann zu erhöhter Selbstkritik und Stress führen.

Mit technischen Problemen professionell umgehen

Bei einer Remote-Präsentation ist es wichtig, mit technischen Problemen professionell umgehen zu können. Wie schon weiter oben beschrieben, führen Sie im Vorfeld Ihrer Präsentation einen Technikcheck und vielleicht sogar einen Dry Run durch. Dadurch vermeiden Sie viele Probleme. Halten Sie zudem Backup-Pläne bzw. ein Notfall-Kit bereit, mit dem Sie im Worst Case die Präsentation fortführen können.

bleiben, bleiben es die Teilnehmenden auch. Informieren Sie die Teilenehmenden über das Problem und geben Sie eine ungefähre Einschätzung, wie lange die Behebung des Problems dauern könnte.

Versuchen Sie dann möglichst schnell herauszufinden, worin das Problem besteht. Schließen Sie z.B. die Anwendung und starten Sie sie neu, wechseln Sie zu einer Backup-Internetverbindung oder, falls nötig, starten Sie Ihr Gerät neu. Falls verfügbar, binden Sie technische Unterstützung oder Kolleg:innen ein, um das Problem zu lösen.

Oft hilft es auch, sich nach der Präsentation entschuldigen – auch wenn Sie streng genommen nichts dafür können. Schicken Sie eine Zusammenfassung der Präsentation und der wichtigsten Punkte per E-Mail, zusammen mit eventuellen zusätzlichen Materialien. Bitten Sie die Teilnehmenden um Feedback, wie sie die Situation erlebt haben und was verbessert werden könnte.

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