Inhalte auf dem Netzlaufwerk speichern? Darum ist das keine gute Idee

Ein Netzlaufwerk ist ein Speicherlaufwerk, auf das Benutzer:innen über ein Netzwerk zugreifen können und das nicht direkt an einen lokalen Computer angeschlossen ist. Es ermöglicht den Benutzer:innen, Dateien auf einem zentralen Server oder einem speziellen Netzwerkspeichergerät (NAS) zu speichern und darauf zuzugreifen. Doch das Problem beim Speichern von Inhalten auf dem Netzlaufwerk: es entsteht Chaos, es gibt Sicherheitsrisiken und der Verwaltungsaufwand wird erhöht – um nur einige der Probleme zu nennen. Warum das so ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Funktionsweise von Netzlaufwerken

Ein Netzlaufwerk besteht aus einem Netzwerkspeichergerät oder einem File Server. Beide Geräte sind die physischen Orte, an denen die Daten gespeichert werden. Zudem benötigt ein Netzlaufwerk eine Netzwerkinfrastruktur. Dazu gehören z.B. Router und Kabel.

Der Austausch von Daten erfolgt mithilfe eines Netzwerkprotokolls. Ein weit verbreitetes Netzwerkprotokoll ist Server Message Block (SMB).

Die Benutzer:innen verbinden ihre Computer über das Netzwerk (LAN oder WLAN) mit dem Netzwerkspeichergerät oder dem File Server.

Wenn eine Datei auf dem Netzlaufwerk geöffnet oder gespeichert wird, werden die Daten über das Netzwerk zwischen dem Computer und dem Netzlaufwerk übertragen.

Netzlaufwerk vs. Cloud-Speicher

Eine Alternative zur Nutzung eines Netzlaufwerks ist ein Cloud-Speicher. Es gibt jedoch einige Unterschiedliche hinsichtlich Zugänglichkeit, Leistung, Sicherheit und Verwaltung.

Wieso erfreut sich das Netzlaufwerk so großer Beliebtheit?

Beschäftigte, die oft seit vielen Jahren in der Arbeitswelt tätig sind, haben sich an bestimmte Arbeitsweisen und Werkzeuge gewöhnt. Netzlaufwerke sind seit langem eine gängige Methode zur Speicherung und zum Austausch von Dateien in Unternehmen, und viele Mitarbeitende haben diese Systeme jahrelang genutzt und sind mit ihrer Funktionsweise vertraut. Dies gibt den Mitarbeitenden ein Gefühl der Sicherheit, die sonst gegenüber neuen Technologien eher zurückhaltend sind. Diese Sicherheit mag für den Einzelnen hilfreich sein, der Organisation als Ganzes kann sie aber schaden. Inhalte werden nicht gefunden, die Ablage-Struktur wird nicht verstanden, Dokumente werden ohne Benachrichtigung gelöscht und Änderungen können nicht nachvollzogen werden.

Darüber hinaus ist die Struktur von Netzlaufwerken auf den ersten Blick oft einfacher und übersichtlicher als bei komplexeren Cloud-basierten Systemen. Dateien werden in Ordnern organisiert, was dem klassischen physischen Aktenschrank sehr ähnlich ist und daher für manche leichter zu verstehen und zu navigieren sein kann. Dies kann sogar so weit gehen, dass Mitarbeitende ihre Dateien auf dem lokalen Laufwerk ihres Computers speichern, was die Zentralisierung von Daten noch weiter erschwert. Denn oft wird das schnelle lokale Zwischenspeichern zur Routine.

Warum sollte man keine Inhalte auf dem Netzlaufwerk speichern?

Netzlaufwerke bieten viele Vorteile, wie z.B. zentrale Dateiverwaltung und einfache gemeinsame Nutzung von Ressourcen. Es gibt allerdings auch einige Nachteile, weshalb das Speichern von Dateien keine gute Idee ist:

• Abhängigkeit von Netzwerkverbindungen: Ein Netzlaufwerk benötigt eine stabile und zuverlässige Netzwerkverbindung. Bei Netzwerkproblemen können Benutzer:innen möglicherweise nicht auf ihre Dateien zugreifen.
• Komplexität der Verwaltung: Die Verwaltung von Netzlaufwerken kann komplexer sein als die von lokalen Laufwerken. IT-Administratoren müssen sicherstellen, dass Server korrekt konfiguriert, gewartet und gesichert werden. Zudem sind oft besondere Fähigkeiten erforderlich, um Netzlaufwerke erfolgreich zu verwalten.
• Kosten: Der Betrieb und die Wartung von Netzlaufwerken erfordern Investitionen in Hardware, Software und Fachpersonal. Dies kann teurer sein als die Verwendung lokaler Laufwerke oder Cloud-Lösungen.
• Speicherbegrenzungen: Netzlaufwerke haben physische Speicherbegrenzungen, die bei intensiver Nutzung schnell erreicht werden können und zusätzliche Kosten für Speichererweiterungen verursachen.
• Zuverlässigkeit: Bei einem Serverausfall oder Wartungsarbeiten sind die auf dem Netzlaufwerk gespeicherten Daten vorübergehend nicht verfügbar, was zu Produktivitätsverlusten führen kann.
• Arten von Daten: Da Netzlaufwerke für die Speicherung von Dateien und unstrukturierten Daten konzipiert sind, eignen sie sich möglicherweise nicht optimal für strukturierte Umgebungen oder andere Arten der Speicherung.
• Passwortsicherheit: Bei einem Netzlaufwerk besteht ein erhöhtes Risiko der Kompromittierung. So können unverschlüsselte Daten abgefangen und Passwörter ausspioniert werden. Zudem besteht die Gefahr des Passwort-Sharings, da alle auf das gleiche System zugreifen.
• Fehlende Versionshistorie: Da Netzlaufwerke ähnlich wie lokale Dateisysteme funktionieren, bieten sie in der Regel keine zusätzlichen Funktionen wie eine Versionshistorie.

Alternative Speicherlösungen

Es gibt eine Vielzahl alternativer Speicherlösungen, die oft besser geeignet sind als herkömmliche Netzlaufwerke, insbesondere wenn es um Funktionen wie Versionskontrolle, Zusammenarbeit und erweiterte Sicherheitsfunktionen geht. Im Fokus steht dabei die sogenannte Single Source of Truth. Darunter versteht man ein Konzept der Datenverwaltung und -integration, das sicherstellt, dass alle wichtigen Informationen und Daten an einem einzigen zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden. Diese zentrale Datenquelle wird als die einzig wahre und maßgebliche Quelle für alle Daten innerhalb eines Systems angesehen.

1. Cloud-Speicherlösungen wie OneDrive

Cloud-Speicherlösungen lassen sich meist nahtlos in andere Anwendungen integrieren. Sie ermöglichen einen standortunabhängigen Zugriff, Echtzeit-Zusammenarbeit, Versionshistorien sowie die Wiederherstellung von Daten.

2. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie SharePoint

DMS eignen sich vor allem für ein umfassendes Dokumenten- und Contentmanagement. Sie lassen sich oft auch problemlos in andere Anwendungen integrieren. DMS zeichnen sich auch durch leistungsfähige Suchfunktionen und Metadatenverwaltung aus.

3. Enterprise File Sync and Share Lösungen (EFSS)

EFSS-Lösungen eignen sich für diejenigen, die nicht zu 100% auf Cloud-Lösungen setzen wollen, da es sich um ein hybrides Modell handelt. Es ist zwar teurer, bietet aber oft eine gewisse Sicherheit, wenn ein Teil der Inhalte weiterhin lokal gespeichert wird.

4. Versionskontrollsysteme

Wie der Name schon sagt, sind diese Systeme besonders für das Problem der fehlenden Versionshistorie geeignet. Auch wenn diese Systeme ein gewisses technisches Verständnis erfordern, eignen sie sich besonders für die Softwareentwicklung oder für textbasierte Dateien.

Welche Speicherlösung ist die beste?

Die Wahl der richtigen Speicherlösung hängt von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten eines Unternehmens ab, wie z. B. Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsanforderungen, Kosten und Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen. Cloud-Speicherlösungen bieten häufig die größte Flexibilität und die einfachste Zusammenarbeit, während Dokumentenmanagementsysteme und Enterprise-Lösungen erweiterte Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen bieten.

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