IT

Datensicherheit mit Microsoft Information Protection

4 Min. Lesezeit
14.04.2022

Die Digitalisierung ist seit Jahren ein wichtiges Thema für Unternehmen aller Größen. Vorbei ist die Zeit der Papierakten und des mühsamen Durchsuchens von Papierbergen. Stattdessen werden viele und vor allem wichtige Daten digital gespeichert. Doch wie kann man diese Daten angemessen vor Diebstahl schützen und wie kann Microsoft Information Protection (MIP) dabei helfen?

Digital sicher: Microsoft Information Protection

Die Anzahl von Cyberangriffen nimmt nicht ab. Mehr und mehr Unternehmen, gerade mittelständische und kleine, geraten in das Visier von Cyberkriminellen. Die Gesamtzahl der Cyberverbrechen hat im Jahr 2021 für Schäden in Höhe von 223,5 Milliarden Euro in Deutschland gesorgt.

Microsoft Information Protection Statistik ueber Schaeden durch Datendiebstahl in 2021

Auch wenn besonders im Homeoffice für Datensicherheit plädiert wird, sind Daten auch auf firmeninternen Servern nicht immer sicher. Sowohl in der Cloud als auch On-Premise besteht die Gefahr des Datendiebstahls, welche oft nicht komplett eliminiert werden kann.

Die Absicherung von Daten ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, der es sich zu stellen gilt, gerade wenn persönliche Daten von Kund:innen gesammelt werden und man deren Vertrauen nicht durch Verletzungen der Datensicherheit verlieren möchte. Finden Sie hier einige Möglichkeiten, Ihren Digital Workplace sicher zu gestalten:

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Bei einer Befragung durch Statista gaben lediglich 45 % der befragten Unternehmen an, die DSGVO weitestgehend umzusetzen. Dennoch steigt das Vertrauen der Deutschen in die digitale Datenverarbeitung, obwohl ihr ein Großteil noch immer skeptisch gegenübersteht. Tools wie Microsoft Information Protection können hier einen Teil zu dem Sicherheitsgefühl beitragen, sofern man seine Kund:innen mit ihnen vertraut macht.

Microsoft Information Protection Statistik Datensicherheit in Deutschland

Was ist Microsoft Information Protection?

Microsoft Information Protection ist ein Portfolio verschiedener Funktionen. Es ist verfügbar innerhalb des Compliance Tools für Azure, Dynamics 365 und Microsoft 365. Als Hauptaufgabe versieht MIP Dateien mit einer zusätzlichen Schicht an Sicherheit und bringt sie in Einklang mit den geforderten Datenerfassungsvorschriften. Es schützt jedoch nicht vor aktiven und oftmals fatalen Cyberattacken wie Phishing oder Malware. Unsere Tipps zur Erkennung dieser cyberkriminellen Methoden und zum Umgang mit ihnen finden Sie in unserem Artikel zum Thema Cybersecurity.

Das Ziel von MIP besteht darin, Sie dabei zu unterstützen, Ihre vorhandenen Daten zu kennen, zu schützen und Datenverlust zu verhindern.

Microsoft Information Protection DiagrammQuelle: Microsoft

Welche Lizenzen für die Verwendung von Microsoft Information Protection nötig sind, ist abhängig von den genutzten Szenarien und Features sowie davon, welche Compliance-Vorgaben auf nationaler, regionaler und branchenspezifischer Ebene gemacht werden.

Dark Data verhindern – alles im Blick mit Microsoft Information Protection

Mit dem Begriff „Dark Data“ werden jene unstrukturierten Daten bezeichnet, die beispielsweise aus Projekten „zurückgelassen“ werden. Laut IBM sind mindestens 80 % der Daten eines Unternehmens sogenannte Dark Data, jedoch mit steigender Tendenz. Hier ein Beispiel: Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, werden alle Excel-Listen zur Projektverfolgung, Dokumente mit Notizen sowie projektbezogene E-Mails abgelegt und nicht weiter beachtet, bis sie irgendwann in der hintersten Ecke des Servers liegen und in Vergessenheit geraten.

Microsoft Information Protection Dark Data Darstellung
Quelle: BMC

Die Gründe für Dark Data sind vielfältig. Den meisten Unternehmen fehlen schlichtweg die Tools und Ressourcen, um den Überblick zu behalten. Rechtliche Aspekte tragen ebenfalls ihren Teil dazu bei, denn die Löschung mancher Daten ist erst nach mehreren Jahren gestattet.

Auch wenn diese Informationen und Daten im Arbeitsalltag nicht mehr benötigt werden, geben sie bei einem Cyberangriff viel über das Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Kund:innen preis.

Eine Strukturierung von Dokumenten ist mit Microsoft 365 möglich. Microsoft Information Protection bietet Tools, um sie gleichzeitig zu schützen. Die folgenden Funktionen helfen beim Verständnis der Datenlandschaft:

  • Typen vertraulicher Informationen: Durch beispielsweise Keywords oder Konfidenzniveaus werden vertrauliche Daten ermittelt.
  • Trainierbarer Klassifizierer: Tool, welches anhand von Beispielen darauf trainiert wird, bestimmte Inhalte in Ihren Daten zu erkennen
  • Datenklassifizierung: grafische Kennzeichnung von Vertraulichkeitsbezeichnung und Klassifizierung

    Schutz Ihrer Daten mit Microsoft Information Protection

    MIP verfügt über viele verschiedene Tools, um Ihre Daten an ihrem Speicherort sowie beim Teilen mit Kolleg:innen oder Kund:innen mit einer zusätzlichen Schicht an Sicherheit auszustatten.

  • Vertraulichkeitsbezeichnungen (z. B. öffentlich, vertraulich)
  • Azure Information Protection ist ein Client für einheitliche Beschriftungen von Dateien.
  • Azure Information Protection Scanner, der vertrauliche Informationen erkennt und schützt
  • Azure Purview setzt Vertraulichkeitsbezeichnungen bei Dateien ein, um sie anhand ihrer Klassifizierung zu schützen.
  • Double Key Encryption für zu schützende Inhalte
  • Microsoft Defender zum Schutz von Daten in der Cloud
  • Dienstverschlüsselung: zusätzliche Ebene der Verschlüsselung von Daten für Kund:innen
  • Information Rights Management für SharePoint
  • Microsoft Rights Management Connector für Datenschutz bei lokalen Bereitstellungen von Dateien über SharePoint und den Microsoft Exchange Server
  • Microsoft Information Protection-SDK erweitert Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Apps von Dritten.
  • Nachrichtenverschlüsselung in Office 365: Verschlüsselung von E-Mails, sodass nur Empfänger:innen Zugriff auf gesendete Informationen erhalten

    Microsoft Information Protection Weltkarte und Laptopscreen

    Microsoft Information Protection zur Verhinderung von Datenverlust

    MIP bietet viele Funktionen zu Problemstellungen der Data Loss Prevention, nicht nur innerhalb von Microsoft Office 365:

  • Verhinderung von unbeabsichtigter Freigabe von Daten
  • Erweiterung von DLP-Funktionen auf jegliche Elemente eines Windows-10-Servers sowie Chrome Browser
  • Erweitert Funktionen der Data Loss Prevention auf Nachrichten in Teamchats
  • Erweitert die Überwachung von Dateiaktivitäten und Schutzfunktionen bei Dateien und Dokumentbibliotheken

    Der erste Schritt zur Datensicherheit: Content-Management mit empower®

    Es gibt viele Tipps und Tricks, die eigenen Daten mit Microsoft Information Protection zu strukturieren und den Überblick zu bewahren. Gerade in Zeiten der Digitalisierung und zunehmender Cyberkriminalität wird das Thema immer wichtiger. Schauen Sie dazu gerne auch einmal in unseren Microsoft 365 Guide rein!
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