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Das sollten Sie über Digital Asset Management (DAM) wissen

Tobias Kablitz
16.11.2020

Sie fragen sich, was ein Digital Asset Management ist und welche Vorteile es mit sich bringt? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Digital Asset Management wissen müssen. Des Weiteren erfahren Sie, wie andere Unternehmen ein DAM-System nutzen, wo die Unterschiede zu PIM und SharePoint liegen und warum es sinnvoll ist, über eine Office-Integration nachzudenken.

Datenmanagement-Chaos mit Digital Asset Management vermeiden

Die zentrale Speicherung, Organisation und gemeinsame Nutzung von Medienelementen wie Logos und anderen kreativen Dateien sind für Unternehmen zu einer großen Hürde geworden. Oft fühlen sich Manager von der hohen Nachfrage nach Dateien, digitalen Bildern und Video-Assets überwältigt. Außerdem ist es vielen modernen Unternehmen sehr wichtig, die globale Brand-Konsistenz zu wahren und alle Dateien immer im richtigen Corporate Design zu nutzen.

Datenmanagement Chaos



Vorteile des DAM-Systems

Ein DAM-System schafft Abhilfe und bringt Ordnung in die digitalen Assets wie Fotos, Videos, Illustrationen, Präsentationen und Logos. Es ist ein sicheres Content Management System (auch CMS genannt) für Markeninhalte und stellt die effizienteste Art dar, digitale Mediendateien, einschließlich Bildern, Videos und Dokumenten, zu organisieren. So können Sie die richtigen Inhalte den richtigen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, sobald sie sie brauchen. Deshalb investieren immer mehr und erfolgreichere Teams in DAM-Systeme, um ihre Medien-Assets zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Im Folgenden sehen Sie eine kompakte Übersicht hierzu.

DAM System

 

Übersicht der 8 wichtigsten Funktionen des Digital Asset Managements:

  1. Portal für firmenintern bereitgestellte Mediendateien (Assets), wie z. B. Bilder, Grafiken oder Textelemente
  2. Zugriff für Mitarbeiter/unterschiedliche Abteilungen auf die gleichen Markendateien (Speichern und Abrufen)
  3. Zugriff externer Lieferanten oder Dienstleister für einen einfachen Austausch der Daten im Rahmen der Produktion möglich
  4. Aktualisierung von Dateien in einer zentralen Datenbank
  5. Zentrale Speicherung von Assets an einem einzigen Ort
  6. Suchfunktion, um Dokumente einfacher zu finden (DAM speichert Assets zusammen mit importierten Metadaten.)
  7. Professionelle Anforderungen wie Benutzerrollen und Berechtigungen können frei angepasst werden.
  8. Organisation wichtiger Assets z. B. durch Ordnerfunktion (Alben, Sammlung, Kollektion)

 

Unterschiede zwischen DAM- und PIM-Systemen

Beim PIM-System handelt es sich, wie man schon am Namen erkennen kann, um ein Managementsystem für Produktinformationen. Im Gegensatz zum Digital Asset Management ist PIM eher für die Verwaltung von Informationen, wie Artikelnummern, Artikelfarben und anderen kennzeichnenden Informationen zu einem Produkt, gedacht. Trotzdem kommt es auch hier darauf an, alle wichtigen Informationen in einer Single-Source zu speichern, zu verwalten und abzurufen, damit Produktmanager oder Mitarbeiter keine veralteten Informationen verwenden.

 

Unterschiede zwischen dem DAM-System und SharePoint

Die Microsoft-Anwendung SharePoint unterscheidet sich ebenfalls vom DAM-System. SharePoint ist besonders hilfreich, um Firmenwissen zu nutzen, Inhalte zu teilen und Geschäftsprozesse produktiver zu gestalten. Vorteilhaft hierbei ist, dass Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten und diese freigeben können. Durch den zentralen Speicherort der Office-Dokumente sparen Sie sich auch eine mühsame Suche nach bestimmten Dateien. Seit die SharePoint-Folienbibliothek von Microsoft Office nicht mehr unterstützt wird, suchen jedoch viele nach einer Alternative zu SharePoint.

 

Hohe Kosten für die Bilderverwaltung

Laut der Auswertungen von StartUpLift verfügen die meisten Marketingteams über 1.000 bis 100.000 Bilder. 50 % dieser Bilder sind über mehrere Standorte, lokale Festplatten, E-Mail-Postfächer und Cloud-Ordner verstreut. Durch die verschiedenen Bearbeitungen werden meist mehrere Kopien einer Datei erstellt, und am Ende weiß niemand mehr, wo sich seine aktuelle Kopie befindet. Ein Asset ist nur dann wertvoll, wenn jeder im Team in der Lage ist, die Datei zu finden, denn die Suche nach Dateien benötigt eine Menge Energie. Infolgedessen gehen pro Team mehr als 10.000 Bilder im Jahr verloren und 7.000 bleiben unorganisiert.

Alle Bilder direkt in der Office-Anwendung

Ein DAM-System speichert Ihre Bilder mit Metadaten, wodurch sie sich besser finden lassen. Bei neueren DAM-Systemen stehen Funktionen zur Integration im Unternehmensumfeld im Vordergrund. Dafür werden weitverbreitete Programme wie Microsoft Office entweder über Verlinkungen oder zusätzlich zu installierende Add-ins angebunden. So funktioniert auch die DAM-Integration mit empower®. Mit der Integration Ihres DAM-Systems können alle Nutzer über empower® direkt in Microsoft Office auf alle Bilder zugreifen und diese mit einem Klick in ihre Office-Dokumente einfügen. Auf Wunsch können auch Update-Meldungen und Lizenz-Ablaufdaten berücksichtigt werden.

DAM-Integration empower



DAM-Integration bei Merck

Die Merck KGaA hat im Rahmen eines revolutionären Corporate Design Relaunches empower® unternehmensweit eingeführt. Die Bilderwelt aus dem Adobe Experience Manager ist über eine Schnittstelle integriert. Wenn ein Nutzer in PowerPoint auf einen Bildplatzhalter klickt, kann er über die rechte Seitenleiste in empower® direkt nach allen Bildern aus dem Adobe DAM suchen und diese per Mausklick einfügen.

 

Die Vorteile eines DAM-Systems

Mit einem Digital Asset Management kann ein Team die täglichen Arbeitsabläufe automatisieren, um Zeit zu sparen. Durch den einfachen Austausch mit Kollegen, den DAM-Systeme bieten, werden Feedbackschleifen reduziert. Aus diesem Grund gilt das System als eine der besten Möglichkeiten für Teams, ihr volles Potenzial zu nutzen und sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Außerdem verlassen sich viele Unternehmen auch bei der externen Distribution von Assets auf ein Digital Asset Management.

empower® denkt noch weiter und macht es möglich, DAM-Systeme noch effizienter zu nutzen. Die Integration des Digital Asset Management Systems mit z. B. PowerPoint verdoppelt die Vorteile eines DAM-Systems, da sie den Umgang mit den Assets noch schneller und einfacher macht.

Auch im Bereich PIM und SharePoint bietet empower® Integrationen an. Das Unternehmen ABUS beispielsweise konnte durch die empower-PIM-Schnittstelle jedes Jahr über 100 Stunden bei der Verwaltung von PowerPoint-Präsentationen sparen. Alle Funktionen und Informationen zum Thema empower® integrations finden Sie auf unserer Website.

Office Studie Deutschland

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