Document-Automation-Software im Microsoft 365-Universum

Document Automation in Microsoft 365 hat sich vom klassischen DMS (Dokumentenmanagementsystem) zur intelligenten Plattform entwickelt. Dank nativer Automatisierungsfunktionen und Lösungen wie empower^® lassen sich Dokumente heute direkt in Teams, PowerPoint, SharePoint und Co. erstellen, prüfen und signieren - ohne Systembrüche. Wer heute weiterhin auf manuelle Abläufe setzt, riskiert Kosten, Fehler und Ineffizienz -eine moderne Plattformstrategie ist längst Pflicht. 

Warum Document-Automation-Software?

Software zur Dokumentenautomatisierung ist kein neues Thema – klassische DMS- und Workflow-Systeme begleiten Unternehmen seit Jahrzehnten. Doch im Microsoft-365-Umfeld hat sich die Situation verändert. Mit Power Automate, integrierten eSignatur-Lösungen, Compliance-Tools wie Purview und immer ausgefeilteren Automatisierungslösungen entsteht eine neue Generation der Dokumentenautomatisierung. 

Document Automation ist kein separates System mehr, sondern fester Bestandteil der täglichen Arbeitsumgebung – in Teams, PowerPoint, SharePoint und Co. Dokumentenprozesse lassen sich direkt in Microsoft 365 automatisieren, ohne Systembrüche. Nativ oder mittels spezialisierter M365-Add-Ins wie empower^®. 

Wer heute noch auf manuelle Abläufe setzt, riskiert Zeit- und Kostenverluste, Fehler und Frust. Manuelle und repetitive Dokumentenprozesse sind schlicht unnötig. Dennoch kämpfen 79 % der Mitarbeitenden mit Wiederholungsschleifen und erstellen regelmäßig Dokumente und Präsentationen, die sich nur in wenigen Punkten unterscheiden.

Für Digital-Workplace-Verantwortliche gilt es, eine zukunftsfähige Plattformstrategie für Dokumente aufzusetzen. 

Was kann moderne Document-Automation-Software? Und was ist Hype? 

Wer nüchtern hinschaut, erkennt: Viele Versprechen sind real, andere eher Marketing. 

Was funktioniert zuverlässig:

• Dynamische Templates: Dokumente werden auf Basis von Metadaten oder Formularfeldern automatisch erstellt.
• Integrationen: Informationen aus SharePoint, DAM- und PIM-Systemen fließen automatisiert in die M365-Dokumentenerstellung ein.
• eSignatur-Workflows: End-to-End-Prozesse vom Dokumenten-Output bis zur rechtskonformen digitalen Unterschrift.
• Standardisierte Genehmigungsprozesse: Rechnungen, Verträge oder HR-Dokumente lassen sich mit klar definierten Freigaben automatisieren.

Was noch überschätzt wird: 

• „No Code“-Mythen: Ganz ohne IT oder Governance geht es nicht. Selbst Power-Platform-Lösungen brauchen klare Richtlinien.
• KI-Automation „auf Knopfdruck“: Copilot kann Inhalte entwerfen, aber Verantwortung für Compliance, Versionierung und Freigabe bleibt beim Faktor Mensch.
• Copilot als Template-Management-System: Ihm fehlen zentrale Funktionen wie die Bereitstellung und Auswahl von Templates, die automatische Aktualisierung von Unternehmens- und Profildaten in Platzhaltern sowie das Management von E-Mail-Signaturen. 

Weniger manuelle Arbeit, mehr Produktivität: Wie Automatisierung den Alltag verändert 

Der „unsichtbare Hebel“ von Document Automation liegt nicht nur in der Technik, sondern in der Art, wie Arbeit erledigt wird.

• Weniger Copy-Paste-Aufwand: Standarddokumente wie Verträge, Angebote oder HR-Formulare müssen nicht mehr mühsam formatiert oder aus verschiedenen Vorlagen zusammenkopiert werden.
• Klarere Abläufe: Automatisierte Prozesse legen fest, welche Schritte wann erfolgen – keine unnötigen Rückfragen oder Doppelarbeit.
• Höhere Output-Qualität: Dokumente werden auf Basis von Metadaten oder Eingaben automatisch erstellt – inklusive Corporate Design, rechtlicher Vorgaben und Versionskontrolle. 

Typische Hürden: Warum Software allein nicht reicht 

So mächtig die Tools sind – eine erfolgreiche Einführung hängt nicht nur von der Technik, sondern vom Kontext ab. 

Häufige Hürden in der Praxis: 

• Governance-Fragen: Wer darf welche Templates pflegen? Wer verantwortet Änderungen?
• Change Management: Fachbereiche sehen Automatisierung oft als Bedrohung. Ohne transparente Kommunikation entstehen Blockaden. 
• Schatten-IT: Wenn die IT zu spät eingebunden wird, bauen Fachbereiche eigene Power-Automate-Flows – ohne Security oder Lifecycle.

Wann sollte man auf native M365-Funktionen setzen – und wann auf ergänzende M365-Lösungen? 

Native Microsoft-365-Funktionen (Power Automate, Word, SharePoint, Syntex etc.) 

Stärken:

• Ideal für daten- und prozessgetriebene Automatisierung (z. B. Vertrags-, Produktdatenblatt- oder HR-Dokumenterstellung)
• Nahtlose Integration mit M365-Diensten, Azure AD und Compliance-Framework
• API-Integration mit PIM- und DAM-Systemen möglich über
  • Power Automate HTTP- oder Custom Connectoren
  • Graph API oder REST-Schnittstellen
• Automatische Einbindung von Produktdaten, Bildern oder Texten in Vorlagen
• Zentrale Speicherung und Versionierung über SharePoint oder OneDrive 

Vorteile:  

• Keine Drittanbieterabhängigkeit
• Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit 
• Vollständige Kontrolle über Daten, Sicherheit und Governance 

Nachteile: 

• Erfordert technisches Know-how (APIs, JSON, Flow-Logik)
• Wenig visuelle Unterstützung bei der Content-Auswahl 
• Geringe Benutzerfreundlichkeit für Non-Tech-Anwender:innen 

Geeignet für: 
IT-nahe Szenarien mit Fokus auf Prozessautomatisierung, Datenkonsistenz und Compliance. 

M365-Add-ins wie empower^®, Templafy oder Qonqord 

Stärken:

• Optimiert für benutzerfreundliche Dokument- und Präsentationserstellung
• Meist direkte Schnittstellen zu PIM/DAM-Systemen (z. B. Bynder, Celum, Akeneo, Contentserv)
• Visuelle Content-Bibliotheken mit Vorschau, Such- und Filterfunktionen 
• Zentrale Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen, Bildern und CI-Vorgaben 
• Einhaltung des Corporate Designs automatisch gewährleistet 

Vorteile: 

• Keine technischen Kenntnisse erforderlich
• Deutlich schneller und intuitiver für Fachabteilungen
• Hohe Produktivität und Marken-Konsistenz im Tagesgeschäft 
• Abgabe der Systempflege (Management aller Vorlagen, Designelemente und Daten) an Fachabteilungen möglich 

Nachteile: 

• Lizenz- und Wartungskosten
• Datenverarbeitung außerhalb des M365-Tenants möglich
• Eingeschränkte Flexibilität bei individuellen Prozesslogiken möglich

Security Check: Die meisten Anbieter von M365-Add-ins sind vollständig DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert und erfüllen alle internationalen Standards. 

Geeignet für: 
Marketing, Sales, HR oder Kommunikationsteams mit Fokus auf Branding, Produktivität und Benutzerfreundlichkeit. 

Deep Dive: Praxisbeispiele mit empower^® 

Seven.One Media – Angebotsautomatisierung im Vertrieb 

Seven.One Media nutzt die Automatisierungslösung von empower^®, um Angebotspräsentationen direkt aus Salesforce zu erzeugen – ohne manuelles Kopieren oder Umformatieren von Inhalten. 

So funktioniert‘s: Die Angebotserstellung basiert auf einer Opportunity in Salesforce, die alle erforderlichen Produktdaten und Angebotsstufen enthält. Nach der Freigabe der Angebote wird der Button „Angebot erstellen“ automatisch aktiviert. Durch einen Klick auf diesen Button wird eine PowerPoint-Präsentation generiert, die sämtliche Angebotsdaten, Zahlen und Fakten aus der Opportunity übernimmt. 
Innerhalb weniger Sekunden steht die fertige Präsentation zum Download bereit. Der Status der betroffenen Angebotsstufen wird im Anschluss automatisch auf „Angebot erstellt“ gesetzt.

• Zeitersparnis: rund 15 Minuten pro Präsentation

• ROI: etwa 300 % laut interner Bewertung von Seven.One Media

„Das empower® Add-in ermöglicht uns, maßgeschneiderte Angebotspräsentationen mit wenigen Klicks direkt aus Salesforce zu erstellen. Durch die Vermeidung eines Systembruchs steigern wir die aktive Vertriebszeit unserer Sales-Mitarbeiter signifikant.“

Lennart Harendza

Geschäftsführer Seven.One Media GmbH

Lennart Harendza

Dieses Beispiel zeigt, wie Document-Automation-Software manuelle Formatierungsaufwände minimiert, Systembrüche eliminiert und den operativen Nutzen direkt sichtbar macht. 

ABUS – konsistente und mobile Produktpräsentationen 

ABUS nutzt das PIM Informatica, um seine ca. 700 Produkte zu managen. Mit empower^® stellt ABUS den Außendienst-Mitarbeiter:innen und Trainer:innen alle Produktunterlagen als PowerPoint-Präsentationen auf deren Laptops und iPads stets aktuell und offline zur Verfügung. Dank der PIM-Integration werden Änderungen an Produkten automatisch in allen Präsentationen aktualisiert. 

Zeitersparnis: über 100 Stunden jährlich bei der Pflege von Präsentationen 

Vorteile:

• Aktuelle Präsentationen jederzeit über iPad oder Bibliothek abrufbar
• Einheitliches Corporate Design in allen Dokumenten sichergestellt 

Auswahl und Einführung: Kriterien für eine erfolgreiche Strategie 

• Integration: Nahtloses Zusammenspiel mit Teams, SharePoint, Outlook, Power Automate und Co.
• Rechtemanagement & Compliance: Rollenbasiertes Zugriffssystem, Audit-Fähigkeit, DSGVO-Konformität.
• Anpassbarkeit: Fachbereiche sollten Prozesse und Templates eigenständig konfigurieren und anpassen können – mit Leitplanken der IT.
• Skalierbarkeit: Von Pilotprozessen zur konzernweiten Nutzung ohne Systembrüche. 

• Pilotierung mit Fachbereichen: Kleine, konkrete Use Cases schaffen Akzeptanz. 
• Champions-Netzwerke: Key User aus Fachbereichen treiben Adoption. 
• IT-Governance: Klare Policies zu Vorlagen, Berechtigungen und Lifecycle sichern den Betrieb.

• Zu hohe Komplexität am Anfang: Projekte scheitern oft, wenn zu viele Prozesse gleichzeitig automatisiert werden.
• Fehlende Kommunikation: Wenn Mitarbeitende nicht verstehen, warum sich Prozesse ändern, entstehen Widerstände. 
• Unterschätzte Lizenzkosten: Erweiterte Features wie eSignaturen oder OCR sowie Add-Ins sind oft Zusatzmodule. 

Fazit

Document Automation im M365-Umfeld ist kein optionales Add-on mehr, sondern zentraler Bestandteil einer modernen Digital-Workplace-Strategie. Der echte Mehrwert entsteht dort, wo Automatisierung manuelle Arbeit reduziert, Prozesse klarer strukturiert und Produktivität spürbar steigert. 

Die Beispiele von Seven.One Media und ABUS zeigen, wie Automatisierungssoftware Effizienzgewinne messbar macht – vom Vertrieb bis hin zum Produktmarketing. 

Für Digital-Workplace-Verantwortliche gilt: Die Tools sind da – jetzt kommt es auf die richtige Strategie an.  
Unsere Expert:innen unterstützen Sie gerne dabei. Welche Dokumente möchten Sie automatisieren?