E-Mail Knigge - die 7 wichtigsten Tipps für professionelle E-Mails

Es ist bereits über 40 Jahre her als die erste elektronische Post versandt wurde. Heutzutage ist sie nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Sie erleichtert unsere alltägliche Arbeit und ermöglicht es uns mit Teammitgliedern und geschäftlichen Kontakten aus aller Welt zu kommunizieren.  Wir zeigen Ihnen, worauf Sie beim Schreiben und Versenden von E-Mails unbedingt achten sollten und wie Sie mit wenig Zeitaufwand, einigen Tipps und Tricks Ihre schriftliche Kommunikation deutlich verbessern können.

Was Sie beim Verfassen von professionellen E-Mails beachten sollten

Eine vollständige, strukturierte und freundlich verfasste E-Mail ist dabei ein Zeichen von Professionalität und Wertschätzung gegenüber der empfangenden Person. Gerade in der heutigen Zeit, in der E-Mails häufig unterwegs vom Smartphone versendet werden, sind fehlende Anreden, falsche oder nicht vorhandene Zeichensetzung sowie Signaturen keine Seltenheit!

Befolgen Sie diese 7 Regeln für eine professionelle E-Mail:

1. Irrelevante Mails vermeiden
2. Korrekte Person anschreiben
3. Richtige Anrede
4. Individualität
5. Angemessene Grußformel
6. Passender Abschluss
7. Einwandfreie Rechtschreibung

1. Ist diese E-Mail notwendig?

2. Die Auswahl der richtigen Empfangsberechtigten

Als Empfangsberechtigte werden die adressierten Personen ausgewählt, für die ein konkreter Handlungsbedarf besteht. In CC werden die Personen angegeben, welche in die Thematik eingebunden sind und stets über den aktuellen Stand informiert sein wollen. Löschen Sie falsche E-Mail Adressen aus Autokorrektur Vorschlägen, um E-Mails nicht an falsche Addressat:innen zu senden.

Wenn wir auf eine E-Mail zurückschreiben, sollten wir zudem beachten, dass wir allen Personen antworten, für welche die Thematik von besonderem Interesse ist. Sie können in Outlook einfach die Antwortoption „Allen Antworten“ auswählen, um alle eingebundenen Personen aus der empfangenen E-Mail zu adressieren. Sollte der weitere Schriftverkehr für einen oder mehrere Empfangsberechtigte nicht mehr relevant sein, so können diese auch nach Absprache aus der Empfangsliste entfernt werden. Sind Sie im Urlaub können Sie Ihr Postfach so einstellen, dass Antworten automatisch an bestimmte Personen gesendet werden.

3. Die korrekte Anrede

Eine E-Mail beginnt immer mit der passenden Anrede, welche bestenfalls bereits namentlich die entsprechenden Empfangsberechtigten erwähnt. Sind Sie sich nicht sicher, welche Personen für Ihre Anfrage zuständig sind, ist das Weglassen einer Anrede allerdings keine Option. In diesem Fall können Sie auch eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren,..“ oder die vertraulichere Variante „Hallo zusammen,..“ verwenden.

4. Der persönliche Touch

Zum Ende einer E-Mail werden häufig die immer gleichen Standardfloskeln verwendet. Um die Kommunikation persönlicher zu gestalten, können kreative Schlussätze als Textbausteine hinterlegt und bei Bedarf genutzt werden. Zum Beispiel können Abschlusssätze auch tagesbezogen formuliert werden, wie beispielsweise am Anfang der Woche „Ich wünsche Ihnen einen guten Start in die Woche!“ oder Freitags „Genießen Sie das Wochenende!“. Mit abwechslungsreichen und situationsbezogenen Formulierungen schenken Sie Ihren Empfangenden Aufmerksamkeit und können einen persönlichen Eindruck hinterlassen.

5. Die passende Grußformel

Jede E-Mail sollte mit einer passenden Grußformel abschließen. Dabei sollten Sie auf Abkürzungen verzichten und gerade bei der Nutzung eines Smartphones darauf achten, dass nicht automatisch Informationen wie z.B. „Vom iPhone gesendet“ eingefügt werden. Dies kann den Eindruck erwecken, dass die E-Mail schnell zwischendurch beantwortet und sich beim Verfassen der E-Mail nicht viel Zeit genommen wurde. Eine passende Grußformel können Sie auch direkt in die Signatur hinterlegen, somit ist immer sichergestellt, dass diese nicht vergessen wird. Erfahren Sie in unserem Artikel, wie Sie eine professionelle Outlook-Signatur erstellen können!

6. Die vollständige Signatur

Ein wichtiger Bestandteil aller geschäftlichen E-Mails ist die korrekte Signatur, welche den Corporate Designrichtlinien Ihres Unternehmens sowie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen sollte. Die Signatur enthält persönliche Informationen, die der empfangenden Parson bei der weiteren Kontaktaufnahme unterstützen können, und unternehmensspezifische Informationen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Damit sichergestellt ist, dass alle Mitarbeitenden automatisch die korrekte und designgerechte Signatur erhält, haben wir als Teil unserer Brand Control Lösung ein Add-In für Outlook entwickelt, dass Sie genau dabei unterstützt! 

Mit unserer Lösung können Sie nicht nur E-Mail Signaturen zentral verwalten, sondern auch sicherstellen, dass alle Dokumente dem Corporate Design entsprechen. Und dies ganz ohne Aufwand für Ihre Mitarbeitenden.

7. Rechtschreib- oder Grammatikfehler?

Bevor Sie eine E-Mail versenden, sollten Sie diese immer Korrektur lesen und auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Dabei kann Sie die automatische Rechtschreibprüfung von Outlook unterstützten.

Wenn Sie diese Regeln beachten, haben Sie die perfekte Basis für eine freundliche sowie gegenseitig wertschätzende Kommunikation geschaffen!