Microsoft 365 Web-Apps: Effizient arbeiten von überall

Als Microsoft im Jahr 1997 die Webmail-Anbieterfirma „Hotmail“ für 400 Millionen US-Dollar aufkaufte, wurde damit der Grundstein für Microsoft Office Online gelegt. Knapp 13 Jahre später lancierte der Softwareriese aus diesem Fundament heraus die sogenannten Office Web Apps. 2014 wurde die Anwendung erweitert und in Microsoft Office Online umbenannt. Seit Januar 2023 werden die Anwendungen Microsoft 365 Web-Apps genannt. 

Dieser mobile Teil der Microsoft-Familie bietet im Vergleich zu den Desktop-Versionen weniger Funktionen, was dem Erfolg dieser kostenlosen Webanwendung aber nicht schadet. Besonders im Zusammenhang mit Remote Work, Homeoffice und dem Modern Workplace spielen die Microsoft 365 Web-Apps eine tragende Rolle. In diesem Blogbeitrag nehmen wir die Microsoft Web-Anwendungen näher unter die Lupe.

Was bieten die Microsoft 365 Web-Apps?

Mit der Microsoft-Webanwendung des Windows-Herstellenden haben Sie Zugriff auf eine leicht abgespeckte Version von Microsoft 365. Sie können die Microsoft Web-Anwendungen über Ihren Browser aufrufen und ortsungebunden auf Word, Excel, PowerPoint, Outlook und viele weitere Microsoft-Anwendungen zugreifen. Hier sehen Sie alle Web-Softwarelösungen von Microsoft 365 auf einen Blick:

(Quelle: Microsoft Office)

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, dann steht Ihnen ein 15 Gigabyte großer Onlinespeicher zur Verfügung. Erstellte Dokumente, Tabellen und/oder PowerPoint-Präsentationen können mit wenigen Klicks im Cloud-Dienst von Microsoft – OneDrive – abgelegt werden. Je nach Wunsch können Sie hier anderen Nutzenden Zugriff auf die Dokumente gewähren und diese im Team bearbeiten. Outlook dient dem E-Mail-Verkehr und mit Skype lassen sich Anrufe, Video-Chats oder auch kleinere Videokonferenzen durchführen.

Nutzungsvoraussetzungen für Microsoft 365 Web-Apps

Die Microsoft 365 Web-Apps sind mit allen gängigen Webbrowsern ausführbar und damit unabhängig vom Betriebssystem des Rechners. Sie werden als kostenlose Webanwendung angeboten. Alles, was Sie benötigen, um die Microsoft Web-Anwendungen zu nutzen, ist ein Microsoft-Konto. Dieses können Sie ohne großen Aufwand kostenlos erstellen. Falls Sie bereits Microsoft 365 nutzen, dann erübrigt sich dieser Schritt, da Sie somit automatisch Zugriff auf die Web-Apps haben. Falls nicht, dann gehen Sie für die Erstellung des Kontos wie folgt vor:

• Klicken Sie auf den Link office.com.
• Öffnen Sie unter „Anmelden“ ein Fenster und geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse ein.
• Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert, ein Passwort zu erstellen.
• Sie erhalten eine Mail von Microsoft, in der Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.
• Übertragen Sie dazu den dort enthaltenen Code in das Browser-Fenster.

Die Microsoft 365 Web-Apps im Vergleich mit Microsoft 365

Dass die kostenlose Onlineversion von Microsoft 365 mit einigen Einschränkungen verbunden ist, ist durchaus nachvollziehbar. Wer würde sonst noch Geld für die Microsoft-365-Abonnements ausgeben? Grundsätzlich können Sie mit allen Anwendungen der Web-Anwendungen hervorragend arbeiten. Folgende generelle Nachteile müssen Sie allerdings in Kauf nehmen:

• Eine permanente Internetverbindung ist unerlässlich. Kleinere Unterbrechungen toleriert die Microsoft-Webanwendung zwar, doch für mehr als ein paar geschriebene Zeilen bleibt offline keine Zeit.
• Die erstellten Dateien lassen sich ausschließlich in der Cloud (OneDrive) speichern.
• Die Bearbeitung von Dokumenten im Team ist nur in eingeschränkter Form möglich. Kommentare können eingesehen werden, doch Änderungen lassen sich weder nachverfolgen noch ablehnen oder genehmigen.
• Zeichnen per Touchpad oder Maus ist bei den Microsoft 365 Web-Apps nicht möglich.

Reduzierter Umfang in der Web-Version von Microsoft 365 

• Bei Word machen sich die Einschränkungen erst bemerkbar, wenn Sie beispielsweise Layoutvorlagen ändern möchten. Die Reiter „Entwurf“ und „Referenzen“ fehlen bei der Onlineversion vollständig. Ebenso vermisst werden Funktionen wie „Diagramm“ und „Screenshot“, um nur einige zu nennen.
• In Excel ist die grafische Ausarbeitung von Diagrammen sehr kompliziert und somit zeitaufwendig.
• Bei PowerPoint ist vor allem eine Einschränkung gravierend: Der Folienmaster lässt sich weder aufrufen noch bearbeiten. Somit sind Sie auf vorgegebene Designs oder auf das Design der geöffneten Präsentation angewiesen.
• Bei Outlook können Nachrichten nur online bearbeitet und gelesen werden. Zudem fehlen einige Organisationsfunktionen (z. B. Quick Steps).

Microsoft 365 ist die meistgenutzte Unternehmenssoftware. Laut der von empower^® und Nielsen 2020 global durchgeführten „Office-Software Studie“ im B2B-Bereich beanspruchen die Microsoft-Lösungen einen Marktanteil von 83 %. Knapp 50 % der 2053 befragten Mitarbeitenden nutzen Microsoft 365 im Web. Diese Zahlen zeigen eine verbreitete Nutzung der Microsoft-Webanwendungen. Zudem gibt es eine geniale Möglichkeit, die Arbeit mit den Microsoft 365 Web-Apps, vor allem PowerPoint Online, zu erleichtern.

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