Microsoft 365 vs. Google Workspace – was ist effizienter?

Word, Excel, PowerPoint und Co.: Diese Tools sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und den allermeisten bekannt. Doch immer häufiger hört man auch vom „Google Workspace“. Was versteckt sich dahinter? Gibt es Unterschiede zu den entsprechenden Microsoft-Produkten und wenn ja, welche? Diese Fragen möchten wir im vorliegenden Artikel klären.

• Was ist Microsoft 365?
• Was ist Google Workspace?
• Templates bei Microsoft 365 und Google Workspace
• Was gibt es zu beachten bei einem Wechsel zu Microsoft 365?
• empower^® in Microsoft 365

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Produktivitätsplattform von Microsoft, die eine Reihe von Tools und Diensten für Zusammenarbeit und Produktivität bereitstellt, einschließlich der gängigen Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Microsoft 365 ermöglicht auch E-Mail- und Kalendermanagement, Dateifreigabe sowie Online-Meetings und kann darüber hinaus auf jedem internetfähigen Gerät genutzt werden. Auch wenn die Anwendungen allesamt auch als Webversionen zur Verfügung stehen, handelt es sich bei Microsoft 365 nicht um eine reine Webversion.

Zu den bekanntesten Anwendungen gehören:

• Outlook
• Word
• Teams
• Excel
• PowerPoint
• OneDrive
• OneNote
• SharePoint

Eine Übersicht über alle enthaltenen Anwendungen finden Sie auf der Übersichtsseite von Microsoft.

Microsoft bietet zudem drei verschiedene Abonnements an: für Unternehmen, Privatpersonen oder Bildungseinrichtungen. Je nach Modell erhalten Sie unterschiedlich viele Anwendungen zu unterschiedlichen Preisen. In unserem Microsoft 365 Guide listen wir viele hilfreiche Tipps und Tricks für die Arbeit mit den Microsoft-Anwendungen auf. Schauen Sie doch dort mal vorbei!

Was ist nun Office 365? Diese Bezeichnung hört man mindestens genauso oft wie Microsoft 365. Doch es gibt keinen Unterschied: In der zweiten Jahreshälfte 2020 hat Microsoft seine Dienste in Microsoft 365 umbenannt, um eine klarere Unterscheidung zwischen den Cloud-Diensten und der Office-Suite vorzunehmen. Für die Kundschaft hat sich dabei nichts geändert.

Was ist Google Workspace?

Google Workspace ist ebenfalls eine Sammlung von cloudbasierten Produktivitätsanwendungen, die, wie der Name schon sagt, von Google entwickelt wurden. Google Workspace umfasst beispielsweise Gmail, Google Drive, Google Kalender, Google Docs, Google Tabellen und mehrere Anwendungen für Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Nutzung bietet sich sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen an. Für Privatpersonen sind viele der Anwendungen kostenlos nutzbar.

Für Unternehmen gibt es verschiedene Preisstufen, die mit unterschiedlich vielen Möglichkeiten und mehr bzw. weniger Speicherplatz einhergehen. Auch Google Workspace ist das Ergebnis einer Namensänderung, zwischen September 2016 und Oktober 2020 war das Software-Paket unter der Bezeichnung „Google G Suite“ erhältlich. Zusammen mit einem neuen Markennamen wurden auch kleinere Anpassungen bezüglich der Nutzerfreundlichkeit und der Sicherheit vorgenommen.

Templates bei Microsoft 365 und Google Workspace

Microsoft 365 weist eine breite Palette an Templates für verschiedene Office-Anwendungen auf, darunter für Word, PowerPoint und Excel. Diese Templates stellen eine schnelle und einfache Möglichkeit dar, professionelle Dokumente, Präsentationen und Kalkulationstabellen mit vorgefertigten Layouts, Texten und Grafiken zu erzeugen. In Word, Excel und PowerPoint können Sie über das Menü „Datei“ auf die Templates zugreifen.

Auch Google Workspace bietet Templates an für Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in Google Docs, Sheets und Slides. Diese Templates enthalten vorgefertigte Layouts, Formatierungen und Platzhaltertexte, mit denen Sie schnell ein neues Dokument, eine Kalkulationstabelle oder eine Präsentation mit professionellem Look erstellen können.

Die Templates von Google Workspace werden in der Cloud gespeichert und können direkt von Google Docs, Sheets oder Slides aus aufgerufen werden. In Bezug auf Design und Funktionalität sind die Templates von Microsoft 365 im Allgemeinen umfassender und bieten mehr Anpassungsmöglichkeiten als die Templates von Google Workspace. Letztere sind jedoch oft bequemer zu verwenden, da sie durch Cloud-Zugriff von jedem Ort, der über eine Internetverbindung verfügt, abgerufen werden können und die Zusammenarbeit mit anderen in Echtzeit erleichtern. Außerdem werden die Templates von Google Workspace häufig mit neuen Designs und Funktionen aktualisiert, während die Templates von Microsoft 365 unter Umständen über längere Zeiträume unverändert bleiben.

Was gibt es zu beachten bei einem Wechsel zu Microsoft 365?

Ob Microsoft 365 oder Google Workspace die bessere Wahl ist, ist letztlich Geschmackssache und hängt von individuellen Anforderungen ab – es gibt keinen eindeutigen Gewinner. Wir empfehlen jedoch – insbesondere in Zeiten von Remote Work –Microsoft 365, da die Nutzung mit installierten Apps auch an Orten ohne Internetverbindung problemlos möglich ist. Zudem ist die größere Auswahl an Templates ein großer Pluspunkt.

Was müssen Sie beachten, wenn Sie von Google Workspace zu Microsoft 365 migrieren? Dazu haben wir für Sie folgende IT-Checkliste zusammengestellt:

1. Informieren Sie alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens

Jede gute Organisation beginnt damit, das Vorhaben innerhalb der Belegschaft zu kommunizieren und anzukündigen, worauf sich die Mitarbeitenden einstellen können. Vorteilhaft ist es auch, für Transparenz zu sorgen: Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden gerne auch die Gründe mit, weshalb Sie zu Microsoft 365 wechseln. Das gilt für jeglichen Wechsel der Software, beispielsweise auch für die Ablösung von Legacy-Software. 

2. Bestandsaufnahme und Vorbereitung des Inventars

Bevor es richtig losgehen kann, sollten Sie zunächst noch Ihr Inventar kontrollieren und auf den Wechsel vorbereiten. Dazu gehören unter anderem gemeinsam genutzte Tools, Dateien etc. sowie deren Nutzende. Des Weiteren sollten alle Informationen aus Online-Meetings, Instant Messagings und integrierten Anwendungssystemen gespeichert werden, um später durch den Wechsel keine Daten zu verlieren.

3. Überprüfen Sie Ihre technische Umgebung

Gibt es schon für jedes Benutzerkonto die erforderlichen Lizenzen? Und erfüllen die Benutzerkonten alle Authentifizierungskriterien? Solche Fragen sollten Sie an dieser Stelle klären. Wenn dies erledigt ist, sollten Sie all Ihren Mitarbeitenden eine grundlegende Schulung anbieten, um alle auf denselben Stand zu bringen und die neue Arbeitsumgebung kennenzulernen.

4. Bereiten Sie Ihre Daten auf die Übertragung vor

Bevor Sie die Daten bei Microsoft 365 implementieren können, müssen diese zunächst darauf vorbereitet werden. Dazu sollten Sie das Active Directory aktualisieren, nicht genutzte Konten entfernen und die Compliance-Anforderungen prüfen.

5. Microsoft 365 einrichten

Besorgen Sie sich nun ein Microsoft-365-Abonnement sowie eine Lizenz und starten Sie einen Testversuch zur Migration Ihrer Daten. Wenn dies erfolgreich funktioniert hat, führen Sie die eigentliche Datenmigration durch.

Eine alternative Checkliste bietet auch Microsoft selbst.

Sind Ihre Daten bei Microsoft 365 angelangt und integriert, gibt es noch ein paar abschließende Post-Migration-Dinge zu erledigen:

• E-Mail-Umleitung und Caching
• Lizenzzuweisung bei den übertragenen Postfächern
• DNS-Einträge für Autodiscover erstellen
• Deaktivierung der alten Umgebung

empower^® in Microsoft 365

Herzlich willkommen bei Microsoft 365! Legen Sie los und erstellen Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit den Microsoft-Office-Anwendungen. Doch es geht noch effizienter! An dieser Stelle kommt das Microsoft Office Add-in empower^® ins Spiel: Ob empower^® Brand Control, empower^® Chart Creation oder empower^® Content Enablement – bei empower^® ist für jeden Use Case etwas dabei.

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