Remote arbeiten: Vorteile, Tipps & Zusammenarbeit mit Office 365

Aufgrund der weltweiten Auswirkungen der Covid-19-Pandemie hat sich in vielen Unternehmen das Homeoffice bzw. das Remote Arbeiten, u. a. mit Office 365, flächendeckend etabliert. Was man genau unter dem Begriff Remote Work versteht und welche Vorzüge der Cloud-Technologie von Office 365 dabei eine Rolle spielen, möchten wir Ihnen in diesem Artikel näherbringen. Erfahren Sie, wie Sie von überall aus z. B. auf PowerPoint-Folien zugreifen, diese bearbeiten und in der Cloud speichern können, damit Ihre Teammitglieder in der Lage sind, das Dokument mobil abzurufen und weiterzubearbeiten. Außerdem stellen wir Ihnen hilfreiche Tipps für erfolgreiches Remote Arbeiten vor.

77,1 % der befragten Unternehmen in Deutschland möchten das Remote Arbeiten ermöglichen

Was ist Remote Work? 

Zu Beginn der Corona-Pandemie wurde kurzfristig nahezu die Hälfte der im Büro Beschäftigten in Deutschland ganz oder teilweise zur Arbeit nach Hause geschickt. Seither sind solche oder ähnliche Situationen Teil unseres Arbeitsalltags: Der Videoanruf wird in ein paar Minuten gestartet. Mitarbeitende A hat sich eingeloggt. Er hat einen Laptop auf seiner Terrasse eingerichtet. Mitarbeitende B schreibt E-Mails im Café oder liest den Jahresbericht im Hotelzimmer. Das Arbeitsmodell dahinter: Remote Work – Sie können überall arbeiten und produktiv sein.

Remote Arbeiten wird im Allgemeinen mit Fernarbeit übersetzt – und wie dieser Begriff schon verrät, bedeutet er eben genau das: die Arbeit fern vom festen Arbeitsplatz im Unternehmen. Dabei spielt es keine Rolle, wo Sie sich befinden. Alle beliebigen Orte sind möglich, sofern ein Internetzugang besteht. Der Begriff Homeoffice wird zwar noch weitgehend synonym verwendet, bezieht sich jedoch auf einen zu Hause eingerichteten Arbeitsplatz.

Regelmäßige Besprechungen mit dem Team z. B. werden bei Remote Work durch Online-Besprechungen ersetzt. Alle verbinden sich digital via E-Mail, Videoanruf oder Telefon mit Teammitgliedern. Lesen Sie die Erfahrung zum Remote Onboarding von neuen empower^® Teammitgliedern. 

Voraussetzungen für Remote Work

Die Grundlage von Remote Arbeiten ist die technische Ausstattung. Heutzutage sind Breitbandverbindungen, verlässliche Laptops, Tablets und Mobiltelefone wie auch besondere Software für Webkonferenzen und sichere Datenübertragung unerlässlich geworden. Alle Programme, die auf dem Computer und per Internet ausgeführt werden können, sind mit Remote Work vereinbar. Remote-Mitarbeitende benötigen diverse Tools, um mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und sich mit ihnen zu besprechen.

Dies umfasst:

• E-Mail-Dienste
• Content-Management-Systeme
• Tools für die Zusammenarbeit im Team
• Projektmanagement-Plattformen
• eine stabile Internetverbindung

Eine sichere Übertragung und Speicherung von Dateien basiert meist auf einer VPN-Verbindung. Eine VPN steht für Virtual Private Network, dabei wird die Verbindung zu Ihrem Unternehmensserver per Internet hergestellt. Wenn das alles eingerichtet ist und funktioniert, kann man seine Arbeit regulär ausführen.

Remote Arbeiten an PowerPoint oder Word mit Office 365

Mit Cloud-Diensten wie OneDrive, SharePoint oder Google Drive können Teammitglieder gemeinsam an Word-Dokumenten, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen arbeiten. Dokumente können auch synchron bearbeitet werden. OneDrive ist vollständig in Office 2016 eingebettet und wird als Standardspeicherort für sämtliche Office-Programme bereitgestellt. In ähnlicher Weise werden Dokumente für Google Docs standardmäßig im Cloud-Speicher von Google Drive gesichert.

Neben dem Zugriff auf die Dateien spielt die Kommunikation für viele Prozesse eine wichtige Rolle. Ein beliebtes Kommunikationstool hierfür ist Microsoft Teams mit täglich mehr als 44 Mio. Nutzende weltweit. Teams beinhaltet zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten die gleiche Funktion wie SharePoint, aber direkt in Teams.

So teilen Sie Dateien mit Office 365

Die mit Office 365 gespeicherten Dateien sind immer auf dem neuesten Stand und können auf jedem Gerät verwendet sowie für jeden freigegeben werden. Hier ein Beispiel mit PowerPoint:

1. Wählen Sie „Teilen“ aus und speichern Sie die Datei auf OneDrive.
   
   
   
2. Wählen Sie die jeweils gewünschte Berechtigung für die Personen aus, für die Sie Ihr Dokument freigeben. Fügen Sie dann deren Namen hinzu.
   
   
   
   
3. Geben Sie eine optionale Nachricht ein und klicken Sie auf „Senden“.
   
   

Tipp: Mit der empower^® Teams App finden Sie all Ihre PowerPoint-Präsentationen, -Folien und -Templates direkt in Microsoft Teams über die empower^® Bibliothek. 

Vorteile von Remote Arbeiten

• Stressreduzierung durch eine individuelle Arbeitsumgebung
• unveränderte Produktivität
• gesündere Work-Life-Balance führt zu stärkerem Employer Branding
• kurzer oder kein Anfahrtsweg notwendig
• familienfreundlich
• gesteigerte Zufriedenheit bei Mitarbeitenden
• hohe Flexibilität
• Kosteneinsparung für Büromieten/weniger Bürofläche nötig
• Einsparung sämtlicher Kosten der Büroinfrastruktur
• Schonung der Umwelt
• Reduzierung früherer Standortnachteile wie Fachkräftemangel (bei z. B. ländlich gelegenen Unternehmen)
• erweiterte Möglichkeiten der Jobrekrutierung
  
  
  
  
  

  Nachteile von Remote Arbeiten

• Zusammenbruch des gewohnten Bürolebens
• gesteigertes Isolationsgefühl durch fehlenden persönlichen Kontakt
• ablenkende Umgebung
• Erschwerte Zusammenarbeit durch veraltete Programme
• Verringerung eines sicheren Strukturgefühls
• erschwerte Einschätzung sowie Kategorisierung von Mitarbeitenden
• weniger Verbundenheit mit dem Arbeitgebenden
• geringe Kontrollmöglichkeiten für Führungskräfte
• ggf. Einschränkung durch WLAN-Probleme und technische Schwierigkeiten
• verlangsamte Umsetzung von Projekten aufgrund verschiedener Zeitzonen
• schwierige Trennung von Privat- und Berufsleben
  
  

Remote Work: 7 hilfreiche Tipps

Bei der Remote-Arbeit sind einige Aspekte zu beachten, um Effektivität und Erfolg sicherzustellen:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist. Falls kein WLAN vorhanden ist, verbinden Sie Ihr Gerät mit dem mobilen Netz Ihres Smartphones. 
   
   
2. Verwenden Sie niemals öffentliches WLAN wie in einem Hotel oder im Flugzeug ohne eine VPN, um sicherzustellen, dass Ihre Verbindung sicher und privat ist. Die Datenverbindung Ihres Smartphones ist ebenfalls eine gute Option für eine sichere Verbindung. 
   
   
3. Da nicht überall eine Steckdose in greifbarer Nähe vorhanden ist, achten Sie auf einen vollen Laptop-Akku, wenn Sie nicht zu Hause arbeiten.
   
   
4. Vermeiden Sie störende oder laute Arbeitsplätze. Verkehrslärm, laute Geräusche und Wind unterbrechen Telefonate und Videokonferenzen mit Teammitgliedern.
   
   
5. Erstellen Sie sich eine Aufgabenliste und arbeiten Sie nach einem festen Arbeitsrhythmus, um die tägliche Arbeitsbelastung zu reduzieren.
   
   
6. Rufen Sie sich regelmäßig vor Augen, Privates und Berufliches zu trennen.
   
   
7. Berücksichtigen Sie den Datenschutz. Schützen Sie sich vor Datenverlust durch Viren oder Ransomware. Führen Sie regelmäßig Backups und Updates durch. Lesen Sie auch unseren Artikel zu Sicherheit im Home Office.
   

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So steigern Sie Ihre Produktivität beim Remote Arbeiten 

Eines ist deutlich: Vielseitigkeit am Arbeitsplatz bringt viele Vorteile. Unternehmen können die finanziellen Vorteile gut für sich nutzen und Mitarbeitende können Stress reduzieren. Die Corona-Pandemie hat dazu geführt, das bisherige Arbeitsmodell infrage zu stellen und neue digitale Arbeitsweisen beschleunigt in die Gesellschaft zu integrieren. Es ist an der Zeit, Mehrwerte aus modernen Technologien zu gewinnen.

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