Digital Asset Library – Inhalte sofort griffbereit

Eine Digital Asset Library ist ein zentraler Speicherort, sprich eine Bibliothek, für digitale Assets. In dieser Bibliothek können Unternehmen all ihre digitalen Inhalte verwalten, speichern und teilen, einschließlich Bildern, Videos, Audiodateien, Dokumenten und anderen Arten von Medien. Der Zweck einer Digital Asset Library besteht darin, einen zentralen Ort bereitzustellen, an dem Sie auf digitale Assets zugreifen, diese gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten können, um so die Effizienz und Konsistenz Ihrer Arbeitsabläufe zu verbessern. Kurzum: Inhalte wann, wo und wie Sie sie benötigen.

In diesem Artikel wollen wir folgende Themen klären:

• Vorteile einer Digital Asset Library
• Verwaltung von Inhalten in einer Digital Asset Library
• Das Setup Ihrer Digital Asset Library
• Die richtigen Inhalte mit empower^® Content Enablement 
• Vorteile von empower^® Content Enablement

Vorteile einer Digital Asset Library 

Zu den bedeutendsten Vorteilen einer Digital Asset Library gehören:

• Verbesserte Organisation: Asset Libraries ermöglichen es Unternehmen, digitale Assets so zu speichern und zu kategorisieren, dass sie leicht auffindbar und zugänglich sind. Ein wichtiger Punkt hierbei ist auch das Wissensmanagement, das für den Unternehmenserfolg von großer Bedeutung ist. 
• Bessere Zusammenarbeit: Asset Libraries bieten eine zentrale Plattform, wodurch der Austausch von Ideen und Feedback verbessert wird. 
• Gesteigerte Effizienz: Da alle digitalen Assets an einem Ort gespeichert sind, können Teams schnell auf die Assets zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen, was Zeit spart und die Produktivität erhöht. 

• Erhöhte Sicherheit: Asset Libraries sind häufig mit Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und Zugriffskontrolle ausgestattet, die Unternehmen dabei helfen, ihre digitalen Assets sicher aufzubewahren und zu schützen.
• Langfristige Auffindbarkeit: Asset Libraries dienen auch als langfristige Speicherlösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre digitalen Assets für die zukünftige Nutzung und als Referenz aufzubewahren.

Verwaltung von Inhalten in einer Digital Asset Library

Eine Digital Asset Library kann nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn Sie sie regelmäßig pflegen und verwalten. Dazu haben wir Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt: 

1. Organisieren Sie Ihre Assets

Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und gruppieren Sie zusammengehörige Assets. Sie können Ihren Assets auch Metadaten wie Tags, Keywords oder beschreibende Informationen hinzufügen, um die Suche nach Assets in Zukunft zu erleichtern.

2. Implementieren Sie eine Versionskontrolle

Es ist wichtig, die verschiedenen Versionen Ihrer Assets im Auge zu behalten, da im Laufe der Zeit Änderungen vorgenommen werden. Sie können eine Versionskontrolle einführen, indem Sie dem Dateinamen eine Versionsnummer hinzufügen oder ein DAM-System verwenden, das Änderungen automatisch verfolgt.

3. Speichern Sie Assets im richtigen Format

Achten Sie darauf, Ihre Assets in einem geeigneten Format zu speichern, um sicherzustellen, dass sie verwendbar sind und ihre Qualität erhalten bleibt. Speichern Sie z. B. Bilder in einem verlustfreien Format wie PNG oder TIFF und wählen Sie für Video- und Audiodateien ein Format, das für die Bearbeitung und Wiedergabe optimiert ist.

4. Sichern Sie Ihre Bestände

Regelmäßige Backups Ihrer Bestände sind unerlässlich, um sie im Falle eines Hardwareausfalls oder eines anderen unerwarteten Ereignisses vor Verlust zu schützen. Sie können Ihre Assets auf einer externen Festplatte sichern oder Cloud-Speicherdienste wie Google Drive oder Dropbox nutzen.

5. Verwalten Sie den Zugriff auf Ihre Assets

Legen Sie fest, wer auf Ihre Digital Asset Library zugreifen kann und welche Zugriffsrechte die jeweilige Person hat. Sie können auch Benutzerrollen einrichten, um den Prozess der Zugriffsverwaltung zu vereinfachen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre Assets in einer Digital Asset Library effektiv verwalten und sicherstellen, dass Ihre digitalen Inhalte gut organisiert, geschützt und leicht zugänglich sind, wenn Sie sie brauchen.

Das Setup Ihrer Digital Asset Library 

Eine Digital Asset Library baut sich leider nicht von selbst auf. Um Ihnen das Setup zu erleichtern, haben wir für Sie eine Sieben-Punkte-Checkliste erstellt.

1. Bestimmen Sie Ihren Bedarf

Bevor Sie eine Digital Asset Library einrichten, sollten Sie festlegen, welche Arten von Inhalten Sie speichern möchten, wie sie verwendet werden und wer auf sie zugreifen darf. Dies hilft Ihnen, die richtige Software oder das richtige System zu finden.

2. Wählen Sie ein System

Es gibt mehrere Optionen für die Einrichtung einer Digital Asset Library, darunter cloudbasierte Systeme wie Google Drive oder Dropbox, DAM-Software (Digital Asset Management) auf Unternehmensebene – nicht zu verwechseln mit Brand Asset Management – oder selbst gehostete Systeme wie ein NAS-Gerät (Network Attached Storage). Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Systems Ihr Budget, die Anzahl der zu speichernden Assets sowie den Grad der Sicherheit und Zugänglichkeit, den Sie benötigen. Eine der bekanntesten Digital Asset Libraries ist Microsoft SharePoint. Das Tool bietet Funktionen wie Dokumentenbibliotheken, Listen, Blogs, Kalender und Aufgabenverwaltung, die zur Verbesserung der Produktivität und zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen eingesetzt werden können. SharePoint wird häufig in Verbindung mit anderen Microsoft-Office-Anwendungen genutzt.

3. Richten Sie Ihre Bibliothek ein

Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, richten Sie nun die erforderlichen Ordner, Kategorien und Metadatenfelder ein, um Ihre digitalen Assets zu organisieren.

4. Implementieren Sie eine Benennungskonvention

Legen Sie eine Benennungskonvention für Ihre Assets fest, um Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. So können Sie beispielsweise ein Standardformat für die Dateinamen von Assets verwenden.

5. Importieren Sie Ihre Digital Assets

Verschieben Sie Ihre vorhandenen Assets in die Digital Asset Library und fügen Sie neue Assets hinzu, sobald Sie diese erstellt haben.

6. Legen Sie Zugriff und Berechtigungen fest

Legen Sie fest, wer auf die Digital Asset Library zugreifen darf und welche Zugriffsrechte die jeweilige Person hat (z. B. nur lesen, bearbeiten, löschen). Richten Sie entsprechende Benutzerkonten und Berechtigungen ein. Dies können Sie beispielsweise mithilfe von Active Directory tun. Active Directory ermöglicht es, Benutzer- und Computerkonten zu organisieren und ihnen Zugriffe zuzuweisen. Sie können sowohl einer Gruppe als auch einzelnen Personen spezifische Berechtigungen erteilen.

7. Pflegen und aktualisieren Sie die Bibliothek regelmäßig

Last but not least: Überprüfen und aktualisieren Sie die Assets in Ihrer Bibliothek regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind und Sie keine Daten verlieren.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine Digital Asset Library einrichten, die Sie bei der effektiven Organisation und Verwaltung Ihrer Assets unterstützt und somit langfristig für eine erfolgreiche Markenkommunikation sorgt. 

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