Alles über Microsoft 365 Copilot

5 Min. Lesezeit
04.04.2023

Vor wenigen Tagen hat Microsoft auf dem Microsoft March 2023 Event die neueste Innovation vorgestellt: Microsoft 365 Copilot. Entfesselte Kreativität, gesteigerte Produktivität und verbesserte Fähigkeiten sind nur einige der versprochenen Benefits – ein echter Gamechanger für den Arbeitsalltag. Doch was verbirgt sich im Detail hinter diesem Versprechen?

In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Innovation von Microsoft näherbringen und Ihnen zeigen, wie auch Sie von Microsoft 365 Copilot profitieren können. Wir werden Ihnen außerdem zeigen, auf welche Aspekte Sie bei der Verwendung achten sollten.

Was verbirgt sich hinter Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist eine von Microsoft entwickelte generative KI, die in die bestehenden Microsoft-Anwendungen integriert wird und so maßgeblich die Effizienz im Umgang mit diesen Apps steigern soll. Hinter Microsoft 365 Copilot steckt GPT4, das multimodale Sprachmodell von OpenAI, welches ebenfalls erst seit wenigen Tagen auf dem Markt ist. Allerdings ist Copilot mehr als nur eine Integration von ChatGPT in Microsoft: Über Microsoft Graph kombiniert das neue Tool das Sprachmodell GPT4 mit Ihren Daten und den Microsoft-Anwendungen.

Darüber hinaus hat Microsoft eine weitere revolutionäre Funktion angekündigt: den sogenannten Business Chat. Dabei handelt es sich um einen Chatbot, der Zugriff auf alle Informationen hat, die Sie in den verschiedenen Microsoft-Anwendungen nutzen, und den Sie jederzeit befragen können, ohne selbst nach diesen Informationen zu suchen. Sie können den Business Chat beispielsweise damit beauftragen, Sie auf das nächste Meeting vorzubereiten, und der Chatbot wird Ihnen in Sekundenschnelle eine Übersicht mit den wichtigsten Punkten liefern, die Sie im Meeting parat haben sollten.

Wie wirkt sich Microsoft 365 Copilot auf Ihren Arbeitsalltag aus?

Microsoft-Copilot-arbeitsalltag

(Quelle: Microsoft)

Copilot ist in alle gängigen Microsoft-Anwendungen integriert, darunter Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint. Was das konkret für Ihren Arbeitsalltag bedeutet, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Copilot in Outlook

Mithilfe von Copilot können Sie die Arbeitszeit, die Sie für das Verfassen und Beantworten von E-Mails benötigen, drastisch reduzieren. Denn es reicht aus, Copilot eine grobe Agenda mit Stichpunkten zu geben, die in einer bestimmten E-Mail enthalten sein sollen. Die KI formuliert diese E-Mail dann für Sie aus. Diesen Entwurf können Sie selbst manuell bearbeiten oder Copilot anweisen, Änderungen vorzunehmen, beispielsweise hinsichtlich der Länge oder des Stils des Textes. Ist die E-Mail für Arbeitskolleg:innen bestimmt, mit denen Sie sich gut verstehen, weisen Sie Copilot an, die E-Mail im Stil „Fun“ zu verfassen.

Sie können sich von Copilot auch lange E-Mail-Threads zusammenfassen und E-Mails nach Ihrer angegebenen Wichtigkeit sortieren lassen, um nicht den Überblick zu verlieren und mehr Zeit für die eigentliche Kommunikation zu haben.

Copilot in PowerPoint

Ähnlich wie in Outlook ist es auch in PowerPoint möglich, der KI Anweisungen zu speziellen Themen zu erteilen, auf deren Grundlage Copilot für Sie eine Präsentation erstellt. Copilot verwendet den Foliendesigner von PowerPoint, um Folien zu erstellen. Geschäftsdiagramme wie Gantt-Diagramme, Wasserfalldiagramme usw. werden nicht unterstützt. Sie können sowohl bezüglich des Stils als auch der Länge der Präsentation Vorgaben machen oder Ihren Anweisungen sogar separate Dokumente hinzufügen, z. B. eine Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument, die dann von Copilot anschaulich in Ihre PowerPoint-Präsentation eingefügt werden.

Diese Funktionen sind sehr gewinnbringend, da PowerPoint-Nutzende laut Microsoft durchschnittlich nur rund 10 % der Möglichkeiten des Programms ausschöpfen.

Copilot in Word

Sie sollen einen fünfminütigen Vortrag halten, um Ihre Kolleg:innen über das vergangene Quartal zu informieren? Lassen Sie das Skript Ihres Vortrags von Copilot schreiben! Füttern Sie die KI ganz bequem mit allen relevanten Daten und Sie erhalten Ihr Skript im Handumdrehen. Wenn Sie damit nicht zufrieden sind, klicken Sie auf den „Try Again“-Button.

Um anschließend auch möglichst professionell vorzutragen, besteht die Möglichkeit, sich von Copilot sogenannte Speaker Cues in das Skript einbauen zu lassen. So wissen Sie während des Vortrags stets, an welchen Stellen Sie eine kleine Sprechpause einlegen oder eine bestimmte Person im Publikum ansehen sollten.

Copilot ist übrigens auch in der Lage, Texte automatisiert zusammenzufassen oder FAQs zu generieren.

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Copilot in Teams

In Microsoft Teams sind mithilfe von Copilot Echtzeit-Zusammenfassungen noch während der Besprechung möglich, was jedes Meeting produktiver macht. Sie können eine Zusammenfassung beispielsweise in einem Teams-Channel posten. Wenn Sie an einer Besprechung nicht teilnehmen können, liefert Ihnen Copilot im Anschluss eine umfassende Zusammenfassung dessen, was besprochen wurde, und analysiert sogar die Stimmungen und Meinungen der Teilnehmenden anhand ihrer Mimik und Reaktionen. Darüber hinaus können Sie Copilot Fragen zu Einzelheiten des Meetings stellen und Ihnen wird auch mitgeteilt, wenn sich in der Besprechung Aufgaben ergeben haben, die Sie oder Ihre Kolleg:innen erledigen müssen.

Copilot in Teams erleichtert nicht nur Live-Meetings, sondern organisiert auch Ihre Chats. Umfangreiche Chats werden auf Wunsch für Sie zusammengefasst. Das bedeutet konkret, dass Sie in Teams einen weiteren Chat sehen, den Business Chat, dem Sie Fragen stellen und Aufgaben zuweisen können.

Copilot in Excel

Microsoft-Copilot-excel

(Quelle: Microsoft)

Copilot kann Ihnen auch in Excel eine Menge Arbeit abnehmen. Wenn Sie beispielsweise einen Quartalsbericht anfertigen sollen, kann Copilot diese Arbeit für Sie übernehmen und zusätzlich Chancen oder Risiken daraus ableiten. Des Weiteren ist es möglich, eine SWOT-Analyse anfertigen zu lassen und diese wiederum in PowerPoint in eine Präsentation umzuwandeln.

Klingt toll - aber wo ist der Haken?

Microsoft gibt selbst zu, dass Copilot nicht immer hundertprozentig richtige Informationen liefert. Die Informationen, die Copilot generiert, werden jedoch umso besser, je mehr Daten und Hintergrundwissen man mit der KI teilt. Aber selbst dann kann es zu fehlerhaften Auswertungen kommen. Daher sollte keine E-Mail, keine Analyse und keine Präsentation von Copilot direkt veröffentlicht oder verschickt werden – es bedarf immer eines menschlichen Auges zum Zwecke einer abschließenden Kontrolle.
Der Schwerpunkt von Copilot liegt nicht auf Branding oder Dokumenten- und Templatemanagement. Copilot konzentriert sich darauf, die Produktivität zu steigern und Office-Funktionen leichter zugänglich zu machen.

Eine KI wie Microsoft 365 Copilot bringt einige Risiken mit sich: beispielsweise Sicherheitsrisiken, Verstöße gegen Datenschutzvorgaben, Anwendungsfehler bei der KI-Nutzung oder mangelnde Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse. Dennoch überwiegen die immensen Vorteile von Copilot.

Fest steht, dass sich durch technologische Entwicklungen wie Microsoft 365 Copilot auch Arbeitsplätze verändern werden. Einige werden langfristig wegfallen, dafür kommen aber auch neue hinzu. Copilot kann vor allem lästige und repetitive Aufgaben übernehmen, sodass den Nutzenden mehr Zeit für wirklich wichtige und kreative Aufgaben bleibt.

So geht's weiter

Wann wird Microsoft 365 Copilot veröffentlicht? Dazu hat sich Microsoft aktuell noch nicht geäußert. Copilot ist derzeit nur für Kund:innen in einer eingeschränkten privaten Vorschau verfügbar. Es gibt keine offiziellen Angaben darüber, wie viele Personen Copilot derzeit testen. Es ist davon auszugehen, dass Copilot innerhalb der kommenden Monate allen Microsoft-Nutzenden zur Verfügung stehen wird.

Und nicht nur Microsoft ist gerade ganz vorne mit dabei, was KI angeht: einen Tag vor dem Microsoft March 2023 Event hat Google seine neue KI für den Google Workspace vorgestellt.

empower® in Microsoft

Auch wenn Copilot noch nicht im Arbeitsalltag angekommen ist, haben Sie schon jetzt die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit den Microsoft-Anwendungen effizienter, einfacher und einheitlicher zu gestalten. Probieren Sie doch einmal das Microsoft Add-in empower® Content Creation aus: Damit können Sie innerhalb kürzester Zeit professionelle Präsentationen erstellen, ohne sich mit dem langwierigen Formatieren von Folien oder dem mühsamen Entwerfen von komplexen Diagrammen herumschlagen zu müssen. Das übernehmen zahlreiche Produktivitätswerkzeuge und Vorlagen für Sie.

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