Microsoft Teams – das ideale Tool zur internen Teamarbeit

Wir bei empower^® haben Microsoft Teams unter die Lupe genommen und zeigen Ihnen, wie auch Sie die Kommunikation sowie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten können.

Die Bedeutung von autonomer Teamarbeit innerhalb von Unternehmen wächst stetig. Laut einer Studie von Microsoft und der Universität Darmstadt zur Kollaboration in Unternehmen (Deutsche Social Collaboration Studie 2016) werden Arbeitsgruppen durch hohen Technologieeinsatz effizienter. Intuitives und spontanes Kommunizieren, durch Chats, Anrufe oder Konferenzen auf dem gleichen Stand bleiben sind die Ziele von Microsoft Teams.

Per Definition ist Microsoft Teams eine Chatumgebung in Office 365, die in erster Linie zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen dient, aber auch für private Unterhaltungen genutzt werden kann. Zudem ist die Anwendung mit Skype for Business verbunden. Dies ermöglicht Ihnen, mit allen Teammitgliedern ganz einfach Audio- und Videokonferenzen durchzuführen. Auf lange Sicht plant Microsoft, die Funktionen aus Skype for Business direkt in Microsoft Teams zu integrieren, welches damit seinen Vorgänger gänzlich ablösen soll. Zudem ist Teams in Verbindung mit OneDrive for Business auch eine kollaborative Plattform, in der beispielsweise Word, Excel, PowerPoint oder SharePoint integriert sind und welche den Zugriff auf alle Werkzeuge direkt im Tool erlaubt. So können Sie gemeinsam direkt über Microsoft Teams Dokumente bearbeiten.

In der unterhaltungsbasierten Anwendung erlauben neben dem Chatverlauf Registerkarten den schnellen Zugriff auf Dokumente oder Tools wie „Planner“, mit dem Aufgaben übersichtlich in einem Kanban Board dargestellt und zugewiesen werden können, auch Tools von Drittanbieterfirmen wie SurveyMonkey können integriert werden. Externe Nutzende wie zum Beispiel Agenturen können in die Teams eingebunden werden.

Auch wir bei empower^® setzen seit einiger Zeit auf Microsoft Teams und nutzen es als Kommunikationstool, das die räumlich unabhängige sowie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. Ein Beispiel hierfür ist eine Diskussionsplattform, in der unser Vertrieb, welcher sich über zwei Kontinente auf unsere Standorte Köln, New York, Paris, London und Zürich verteilt, Kundschaftswünsche oder besondere Anforderungen bespricht. Auch abteilungsübergreifende Projekte, die unsere Entwicklung, den Product Service, unser Sales Department und weitere Bereiche betreffen, können ganz ohne ein zeitlich begrenztes Meeting im Besprechungsraum effizient geplant und bearbeitet werden.

Seit Anfang des Jahres setzen wir zudem Microsoft Teams als internen Short News-Kanal ein. So werden alle Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten und jeder Mitarbeitende kann beispielsweise über nützliche und interessante Infos wie neue Kundschaft oder aber auch den Geburtstagskuchen in der Büroküche „zwitschern“.

Fazit:

Neben den zahlreichen Vorteilen fehlen dem Tool allerdings noch einige nützliche Komfort-Features, die vor allem die Übersichtlichkeit sowie die Benachrichtigungseinstellungen betreffen. Zum Beispiel besteht derzeit noch nicht die Möglichkeit, Channels zu archivieren. So kann der Überblick schnell verloren gehen, wenn sich erstmal einige Channels im Team angesammelt haben. Neue Channels verschwinden zudem automatisch im Dropdown-Menü des Team, wenn bereits mehr als drei Channels vorhanden sind, und können so leicht übersehen werden.

Um dies zu verhindern, haben wir bei empower^® einen eigenen Weg gefunden. In jedem Team steht ein allgemeiner Channel zur Verfügung, in dem neue Themen angekündigt werden.  Um zu vermeiden, dass die Übersichtlichkeit an parallel geführten Unterhaltungen innerhalb eines Chats leidet, empfehlen wir zudem, für jeden größeren Themenbereich einen neuen Channel zu eröffnen. Damit die neuen Channels auch nicht untergehen und direkt im Feed sichtbar sind, können dann manuell als Favoriten hinzugefügt werden. Um beispielsweise über neue Nachrichten in einem Chat direkt per Mail informiert zu werden, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen anpassen. Dies gestaltet sich derzeit allerdings noch nicht ganz intuitiv und erfordert sowohl die Aktivierung der Benachrichtigungen in den allgemeinen Einstellungen als auch das Folgen eines Channels.

Trotz einiger „Kinderkrankheiten“ (Umständlichkeit) schätzen wir die Vorteile von Teams und nutzen es tagtäglich, um die Kommunikation und die Teamarbeit in unserem Unternehmen zu erleichtern. Wir kommen zu dem Ergebnis, dass Microsoft Teams ein zukunftsweisendes Tool zur Kollaboration ist und die Zusammenarbeit auch in Ihrer Organisation effizienter und einfacher gestalten kann.

Für alle Basics sowie fortgeschrittene Tipps und Tricks sei zudem auf unsere Microsoft Teams-Anleitung verwiesen.