Remote Collaboration: Wie Sie hybrides Arbeiten für Ihr Team nutzen

Das Modell der hybriden Arbeitsweise hat in den letzten Jahren an Beliebtheit gewonnen. Flexible Arbeitsvereinbarungen, die früher optional waren, haben nun einen festen Charakter, wobei die meisten Mitarbeitenden sowohl von zu Hause aus als auch vor Ort arbeiten. Dies gilt für Golang-Entwickler:innen genauso wie für die Verstärkung Ihres Vertriebsteams. Tools für die Zusammenarbeit per Fernzugriff sind in immer größerer Zahl aufgetaucht und es sieht so aus, als würde sich dieser Trend fortsetzen.

Die Verwaltung von Remote-Mitarbeitermodellen kann entmutigend sein, wenn Sie nicht über die richtigen Tools verfügen. Es gibt zahlreiche weitere Herausforderungen, die zu Hindernissen werden können, wenn sie nicht ernst genommen werden, zum Beispiel Fehlkommunikation, mangelnde Koordination, schlechte Verbindungen, geringe Produktivität und vieles mehr. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team immer am selben Strang zieht, die ihm übertragenen Aufgaben versteht und sich bis zu einem gewissen Grad selbst motivieren kann.

Einem Bericht von Zippia aus dem Jahr 2022 zufolge nutzen rund 74 % der Arbeitgeber in den USA bereits ein dauerhaftes Hybridmodell oder planen dessen Einführung. Wie können Sie also die Remote Collaboration für Ihr hybrides Team nutzbar machen? Werfen wir zunächst einen kurzen Blick darauf, wie ein hybrides Mitarbeitermodell aussieht.

Hybride vs. Remote-Arbeit

Das Hybridmodell ist ein Onsite-Offsite-Arrangement, bei dem die Mitarbeitenden sowohl von zu Hause als auch vom Büro aus arbeiten können. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten von zu Hause aus, wann immer Sie wollen oder das Unternehmen es zulässt. Remote-Arbeit ist ein flexibleres Modell, bei dem die Mitarbeitenden von jedem Ort der Welt aus arbeiten können, da sie nicht in einem physischen Büro präsent sein müssen.

Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell anbieten, müssen einen Büroraum vor Ort vorhalten, in dem ihre Mitarbeitenden arbeiten können, während Remote-Mitarbeitende sich überall auf der Welt befinden können. Das bedeutet, dass hybride Arbeitnehmende an den Tagen, an denen sie zur Arbeit kommen, in der Stadt oder Region leben müssen, in der sich ihr Büro befindet. Ihr Zeitplan ist also nicht so flexibel wie der von Remote-Mitarbeitenden, aber sie kommen möglicherweise in den Genuss von mehr Vorteilen als ihre Remote-Kolleg:innen.

Es ist einfacher, ein gemischtes Team zu managen als ein Team, das nur aus Remote-Mitarbeitenden besteht, da die Manager:innen gelegentlich persönliche Treffen abhalten können. Dies ermöglicht eine klarere Kommunikation, verringert die Gefahr von Fehlinterpretationen und bedeutet, dass die Vorgesetzten Entscheidungen vor Ort treffen können. Alternativ können Manager:innen Tools wie PandaDoc verwenden, wenn Vereinbarungen in der Übersetzung verloren gehen.

8 Tipps, wie Sie hybrides Arbeiten für Ihr Team nutzbar machen

Hybride Arbeitsformen bringen eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Aus diesem Grund müssen Sie immer in die Zukunft planen, damit dieses Modell funktioniert. Zusammenarbeit ist der Schlüssel, wenn Sie die Produktivität des gesamten Teams steigern wollen. Dies kann nur durch klare und konsequente Kommunikation geschehen. Hier sind einige Tipps, wie Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team per Remote Collaboration ermöglichen können:

1. Wirksame Kommunikationsmittel

Hybride Teams müssen während des gesamten Arbeitstages langfristige Pläne, schnelle Entscheidungen und anstehende Aufgaben besprechen. Es ist unerlässlich, dass sie über effektive Kommunikationswerkzeuge verfügen, die eine klare Kommunikation ermöglichen. Investieren Sie in Kommunikationssoftware mit Funktionen wie ACD (automatische Anrufverteilung), wenn Anrufe an verschiedene Teammitglieder weitergeleitet werden müssen.

Sie können auch Video-Tools verwenden, um alle verbleibenden Kommunikationsbarrieren zwischen Teammitgliedern zu beseitigen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Drei-Wege-Gespräche zwischen Mitarbeitenden führen müssen. Audioanrufe sind fehleranfällig, da die Teilnehmenden gleichzeitig sprechen können oder die Verbindung schlecht ist. Video bringt die nötige Transparenz in den Prozess und erhöht die Effektivität der Kommunikation.

2. Erstellen Sie eine Liste von Regeln

Jedes erfolgreiche Mitarbeitermodell benötigt einige Grundregeln, um gut zu funktionieren. Sie können im Voraus genehmigte Richtlinien aufstellen, die den Mitarbeitenden helfen, Grenzen für eine effektive Zusammenarbeit zu setzen. Sie können sicherstellen, dass die Mitarbeitenden diese Regeln befolgen, indem Sie gegebenenfalls bestimmte Sanktionen festlegen.

Eine der Grundregeln kann zum Beispiel die Arbeit von zu Hause aus betreffen. Wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Zeit lang von zu Hause aus arbeiten muss, sollte der oder die Vorgesetzte mindestens drei Tage im Voraus darüber informieren. Dies hilft den anderen Teammitgliedern, den Überblick über ihre Arbeit zu behalten und ihre Fristen entsprechend zu verwalten. Regeln wie diese stellen sicher, dass wichtige Aufgaben trotzdem erledigt werden und sich die sprichwörtlichen Warteschlangen nicht wegen eines Personalmangels in die Länge ziehen.

3. Büroweite Eisbrecher

Damit Ihr Team als Team arbeiten kann, muss es auch als Team spielen. Das bedeutet, dass Sie gemeinsam an lustigen Wettbewerben, Quizspielen und anderen Aktivitäten teilnehmen sollten. Ideal dafür wäre, wenn Sie es dafür doch einmal schaffen, alle am selben Tag vor Ort zusammenzubringen. Ist dies jedoch nicht möglich, kann zur Not auch ein wenig Remote Collaboration bei der Teambildung viel bewirken.

Ziehen Sie es in Erwägung, Rückzugsorte oder Online-Meditationsworkshops zu veranstalten, an denen Ihr Team zusammenkommen und Dampf ablassen kann. Sie können Elemente wie Stressmanagement und virtuelle mentale Wellness-Programme einbeziehen, um die Produktivität und Motivation langfristig zu steigern.

Quelle: zippia.com

Wenn Sie eine länderspezifische Domain-Endung verwenden, beispielsweise .co.nz für Neuseeland, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Mehrheit Ihrer Belegschaft im gleichen Land ansässig ist und es daher einfacher ist, persönliche Kennenlerngespräche zu führen. Wenn Sie jedoch eher ein internationales Unternehmen sind (.com), dann ist dies möglicherweise nicht möglich und Ihre Eisbrecher müssen online stattfinden.

Natürlich gibt es auch andere Domänennamen wie zum Beispiel .org (gemeinnützige Organisation), .gov (Regierung) oder .edu (Bildungseinrichtungen).

4. Definieren Sie klare KPIs

Eine weitere Möglichkeit, das Hybridmodell für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen, ist die Festlegung klarer Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) für die Mitarbeitenden. Diese können sowohl die individuelle als auch die teambasierte Leistung umfassen, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Die KPIs müssen nicht sehr spezifisch sein. Betrachten Sie sie stattdessen als Indikatoren dafür, dass Ihre Mitarbeitenden gut zusammenarbeiten, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten aufhalten.

Einige Beispiele für wirksame KPIs sind:

• Hohe Beteiligung an Teambuilding-Aktivitäten, d. h., Sie können eine Anzahl von Stunden festlegen, die die Mitarbeitenden einbringen müssen.
• Interne Produktivitätskontrolle, ihre Produktivität und Effizienz aufrechterhalten.
• Höhe der erzielten Einnahmen oder Verkäufe, je nacht Art Ihres Unternehmens. 
• Teilnahme an wichtigen Besprechungen wie Einzelgespräche, Kontrollbesprechungen und Fortschrittsberichten. 

5. Entscheidendes Feedback einholen

Manche Mitarbeitenden haben mehr Spaß an der Arbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld als andere, da sie so ihre höchste Produktivität entfalten können. Andere wiederum fühlen sich bei der Arbeit von zu Hause aus nicht wirklich wohl und aufgrund der Entfernung vom Team abgekoppelt. Es ist wichtig, die Perspektiven der Mitarbeitenden zu verstehen, bevor Sie ein hybrides Arbeitsmodell einführen.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Durchführung von Umfragen und Abstimmungen. Die Mitarbeitenden können sich zu dem Mitarbeitermodell äußern und haben das Gefühl, dass ihre Stimme gehört wird. Sie haben die Möglichkeit, ihre Bedenken zu äußern und Ihnen dabei zu helfen, eine hybride Arbeitspolitik zu entwickeln, die es ihnen ermöglicht, ihr Bestes zu geben. Dies ist Ihre Chance, dem Digital Workplace die notwendige Flexibilität zu verleihen und die Effizienz insgesamt zu steigern.

6. Ermutigen Sie zum Austausch von Know-how

Es ist leicht, den Kontakt zu verlieren, wenn alle an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Zeitabständen arbeiten. Dies kann zu einer Kluft zwischen Teammitgliedern führen, die effektiv zusammenarbeiten würden, wenn sie sich am selben Ort befänden. Eine der besten Möglichkeiten, dieser Distanz entgegenzuwirken, besteht darin, die Mitarbeitenden zu ermutigen, ihr Know-how und ihre Fähigkeiten zu teilen.

Die Schaffung eines Mentorenmodells in einem hybriden Arbeitsbereich kann die Kommunikation fördern und den Mitarbeitenden eine Wachstumsmentalität vermitteln. Diese Sitzungen können aus einem persönlichen Mentoring oder aus größeren Kompetenz-Workshops bestehen, die online durchgeführt werden können. Die Mitarbeitenden unterrichten sich gegenseitig und lernen alles, von Tipps zum Inventory Management bis hin zur Kunst der Organisation. Das ist auch eine gute Möglichkeit, um in Kontakt zu bleiben.

Ein rotierender Workshop- oder Mentorenplan ermutigt auch eher zurückhaltende Mitarbeitende, sich zu melden und mitzumachen. Sie werden sich von der Organisation geschätzt fühlen, und wenn man ihnen die Möglichkeit gibt, an ihren Zielen zu arbeiten, werden sie stärker motiviert sein. Die gemeinsame Nutzung von Know-how wird letztlich die Remote Collaboration fördern, da sich die Teammitglieder auch außerhalb der Arbeit treffen wollen.

7. Schulungen veranstalten

Während Sie Legacy-Software ersetzen und die Tools für die Zusammenarbeit immer ausgereifter werden, hat jedes Team eine andere bevorzugte Kommunikationsmethode. Einige Tools, wie Google Meet, sind einfach zu bedienen und zu verstehen, während andere eine steile Lernkurve haben. Durch häufige Online-Schulungen sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeitenden in Bezug auf ihr technisches Wissen auf dem gleichen Stand sind. So wird sichergestellt, dass sich auch ältere Mitarbeitende, die mit der Technik nicht so vertraut sind, einbezogen fühlen und effektiv kommunizieren können.

Die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien ist auch kosteneffizient, da Sie nicht ständig für Tools zahlen müssen, die niemand nutzt. Sie helfen Ihrem dezentralen Team, sich zu koordinieren und zusammenzuarbeiten, und steigern so seine Produktivität und Effizienz. 

8. Verstärken Sie Ihre Remote Collaboration

Versuchen Sie, eine umfassende Liste aller möglichen Herausforderungen zu erstellen, mit denen Sie bei der Umsetzung von Strategien für die Remote Collaboration Ihrer hybriden Belegschaft konfrontiert werden könnten. Dies wird Ihnen helfen, den grundlegenden Rahmen zu schaffen, der Ihre Mitarbeitenden unterstützt. Hybride Arbeitsformen sind weniger flexibel als ihre Remote-Pendants, können sich aber auf lange Sicht als produktiver erweisen. Es besteht mehr Transparenz und Verantwortlichkeit, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, remote zu arbeiten und im Büro vorbeizuschauen.

Nutzen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationsmittel, damit die Zusammenarbeit mit Ihrem Team Spaß macht und sich für Sie lohnt. Es sollte sich nicht alles um die Arbeit drehen. Sorgen Sie dafür, dass Pausen eingeplant werden, in denen sich die Mitarbeitenden austauschen und gemeinsam lachen können – virtuell oder im wirklichen Leben. Teamarbeit ist für das Modell der hybriden Arbeitsform von entscheidender Bedeutung, denn Mitarbeitende, die eine Bindung zueinander aufbauen, kommunizieren und arbeiten effektiver zusammen. Sie können diese Tipps jederzeit zu Rate ziehen, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben.

Über den Author:

Tanhaz Kamaly - Partnership Executive, UK, Dialpad UK

Tanhaz Kamaly ist Partnership Executive bei Dialpad, einer modernen, in der Cloud gehosteten Plattform für Unternehmenskommunikation mit VoIP-Anrufen, die aus Gesprächen die besten Chancen für Unternehmen und Kunden macht. Er ist versiert und leidenschaftlich darin, Unternehmen dabei zu helfen, in sich ständig weiterentwickelnden Kontexten zu arbeiten, überall und jederzeit. Tanhaz hat zahlreiche Artikel für verschiedene Domains veröffentlicht, darunter CorporateVision und ZenTao.

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