Legacy-Software – manche kennen sie vom eigenen Arbeitsplatz. Altsysteme, die gefühlt seit Ewigkeiten im Einsatz sind. Wer diese nicht kennt, erinnert sich vielleicht daran, wie lange Programme vor 20 Jahren zum Laden gebraucht haben, oder zumindest an den Spruch „Die Software haben wir schon immer genutzt!“.
Doch wussten Sie, dass solche Softwares Ihrem Unternehmen schaden können? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie dem vorbeugen und durch eine Modernisierung der digitalen Umgebung Ihres Unternehmens die Effizienz und Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kundschaft steigern können.
Was ist Legacy-Software?
Dabei handelt es sich um ein Thema, mit dem sich Unternehmen beschäftigen sollten, die schon vor vielen Jahren den Schritt zur Digitalisierung und einem Modern Workplace gewagt haben. Der Ausdruck, auf Deutsch „Altsysteme“, bezeichnet Software, die bereits seit Jahren in einer Firma genutzt wird und nun entsprechend veraltet ist. Darüber hinaus ist damit Software gemeint, welche nicht mehr die Funktionen erfüllt, für die eine Firma sie ursprünglich implementiert hat.
Die digitale Transformation schreitet weiter voran und Möglichkeiten der Arbeit unabhängig vom Standort werden ausprobiert und umgesetzt. Der Wandel der letzten Jahre ist in diesem Zusammenhang nicht unerwähnt zu lassen. Doch welche Prioritäten setzen IT-Abteilungen, wenn es um die Einrichtung der digitalen Umgebung von Unternehmen geht? Schließlich gibt es viele Wege, um einen effizienten Modern Workplace einzurichten.
Die Antwort laut Statista: Die Modernisierung von Legacy-Software hat Priorität, aber keine sehr hohe. Warum sich dies ändern sollte, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Legacy-Software kann Ihrem Unternehmen schaden!
Legacy-Software stellt nicht nur ein Risiko für den digitalen Aufbau Ihres Unternehmens dar, sondern auch für Ihre Finanzen! Die Software ist meistens in das Grundgerüst der digitalen Umgebungen von Unternehmen integriert. Sie auszutauschen, geht mit einem gewissen Aufwand einher. Stellen Sie sich vor, Sie müssten ein einzelnes Puzzleteil inmitten des Puzzles entfernen und durch ein neues, passendes Teil ersetzen.
Bei der Ablösung von Legacy-Software mögen erst einmal Kosten entstehen. Wenn Sie diese jedoch
- Wartungskosten,
- Opportunitätskosten,
- Anpassungskosten sowie
- Kosten für Pflege und Aktualisierung
gegenüberstellen, werden Sie vermutlich feststellen, dass eine Erneuerung Ihrer Legacy-Software kostengünstiger ist, als sie langfristig weiter zu nutzen.
Unter Umständen behindert Legacy-Software die digitale Zusammenarbeit mit Ihrer Kundschaft. Wenn Ihre Mitarbeitenden beispielsweise zugesendete Dateien mit veralteten Programmen nicht öffnen können, hat dies neben den Auswirkungen auf die Zusammenarbeit auch Einfluss auf Ihr Brand Image und Ihr Unternehmen kann als rückständig und unmodern wahrgenommen werden.
Eines der wichtigsten Argumente für die Aktualisierung von Legacy-Software ist Sicherheit. Ist eine Software veraltet oder wurde sie gar vom Hersteller für eine neue Software komplett fallen gelassen, werden meist keine Wartungen und Sicherheitsupdates mehr durchgeführt. Ihr Unternehmen muss dann selbst dafür sorgen, dass die Software den DSGVO-Standards entspricht. Sollte dies versäumt und Ihr Unternehmen Opfer eines Cyberangriffs oder einer Datenschutzverletzung werden, können hohe Geldstrafen und finanzielle Verluste drohen. Laut Userlane verursachen Verletzungen der Datensicherheit durchschnittlich Schäden in Höhe von 3,92 Millionen Dollar.
Qualitätsverlust ist ein weiterer wichtiger Aspekt. In der Regel ergibt sich mithin eine schlechte User Experience. Bei Ihrer Kundschaft kann dies für ein negatives Brand Image sorgen. Ihren Mitarbeitenden fehlen die Möglichkeiten, externe Tools in die digitale Umgebung einzubinden und so die Legacy-Software in eine modernere Arbeitsumgebung zu integrieren. Schlimmstenfalls sind Ihre Mitarbeitenden mit der digitalen Umgebung so unzufrieden, dass sie das Unternehmen verlassen.
Hinzu kommt, dass viele Legacy-Softwares unflexibel sind. Wächst Ihr Unternehmen schnell, kann es sein, dass Ihre Legacy-Software nicht mithalten kann und Ihr Wachstum verlangsamt.
Diese Vorteile ergeben sich durch das Ablösen von Legacy-Software
Die Kosten von Legacy-Software haben wir nun ausreichend erläutert. Doch welche langfristigen Vorteile ergeben sich durch das Ablösen von Legacy-Software?
(Quelle: Data Science Central)
Kurzum: Sie können langfristig Kosten sparen und durch erhöhte Effizienz den Umsatz Ihres Unternehmens steigern. Nun stellt sich jedoch die Frage, wie genau neue Software für erhöhte Effizienz sorgt.
Bei der Recherche zu neuer Software stehen Ihnen zunächst viele Türen offen. Die Anzahl von Softwares und deren Funktionen wirken fast unendlich. Folglich ist es ein guter erster Schritt, sich gemeinsam mit den zukünftigen Nutzenden der Software darüber abzustimmen, welche Funktionen die neue Software bieten soll. So ist es Ihnen möglich, aus der großen Anzahl von Angeboten die am besten geeignete Software für Ihr Unternehmen auszusuchen.
Zusammen mit Ihrem eigenen Team und den Anbietenden können Sie so erörtern, wie Arbeitsabläufe optimiert, wenn nicht sogar automatisiert werden können. Sollten Sie keine Software finden, die all Ihre Ansprüche abdeckt, gibt es weiterhin die Möglichkeit der Erweiterung mithilfe von Tools. Hierfür ist es wichtig, dass diese kompatibel mit der Software sind.
Eine auf Softwareaktualisierung basierende verbesserte Performance führt bei Ihren Mitarbeitenden zu mehr Zufriedenheit. Es bestehen keine Barrieren mehr bei der Zusammenarbeit mit anderen Firmen und die Software schadet nicht mehr Ihrem Branding. Sie haben also mehr Raum für Wachstum und eine Software, die Sie dabei unterstützt.
Doch eine Modernisierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes kann sogar noch für einen weiteren Schritt sorgen: Wettbewerbsvorteil. Gerade in Firmen in einer Branche, die sich in großen Teilen auf Legacy-Software stützt, kann eine Modernisierung für schnellere und genauere Angebotserstellung, Kommunikation und Kollaboration sorgen und ihnen so einen Vorteil verschaffen.
Welche Möglichkeiten gibt es zum Ablösen von Legacy-Software?
Natürlich müssen bei der Ablösung von Legacy-Software viele Punkte berücksichtigt werden. Welche Funktionen müssen in die neue Software integriert werden? Wie hoch ist die Qualität der Legacy-Software? Haben Sie die Entwicklung einer maßgeschneiderten Individualsoftware in Auftrag gegeben oder nutzen Sie eine bereits entwickelte? Es gibt entsprechend unterschiedliche Möglichkeiten der Datenmigration, das heißt, die Daten vom alten ins neue System zu übertragen und gleichzeitig den Betrieb aufrechtzuerhalten.
- Temporärer Parallelbetrieb beider Softwares
Durch den kurzzeitigen Betrieb der neuen Software sowie der Legacy-Software kann ein direkter Vergleich der beiden Programme stattfinden. Für Ihre Mitarbeitenden ergibt sich außerdem die Möglichkeit, sich langsam und kontinuierlich an das neue System und damit einhergehende Arbeitsprozesse anzunähern.
- Abruptes Ablösen der Software
Bei dieser Methode wird die alte Software abgeschaltet und die neue sofort in Betrieb genommen. So ist der Prozess zwar schnell beendet, dies wird jedoch dazu führen, dass Ihre Mitarbeitenden während des Übergangs auf keine Software zugreifen können. Diese Phase kann sich durch auftretende Fehler verlängern.
In 7 Schritten weg von der Legacy-Software
- Ist-Situation analysieren: Wo stößt die momentane Software an ihre Grenzen?
- Soll-Situation bestimmen: Welche Funktionen soll eine neue Software erfüllen?
- Beteiligte ermitteln: Wer ist von der Umstellung betroffen? Wer wird Teil des Projektteams zur Umstellung?
- Recherche: Welche Softwares gibt es? Wie können sie erweitert werden? Welche Software erfüllt alle Anforderungen?
- Risikoanalyse: Was kann intern bei der Implementierung einer neuen Software schiefgehen?
- Implementierung der neuen Software: Gibt es Probleme bei der Umsetzung? Wie schnell können diese behoben werden?
- Übergangsphase: Funktioniert die neue Software wie gewünscht? Gibt es Probleme? Wie schnell können diese behoben werden?
Beispiel Microsoft Office: Wozu die Ablösung von Legacy-Software führen kann
Um als Legacy-Software zu gelten, muss ein Programm keine 30 Jahre alt sein. Selbst Microsoft Office 2013, obwohl noch weitverbreitet, kann bereits als Legacy-Software bezeichnet werden. Denn schon bei der Installation von Windows 10 kommt es oft zu Problemen beim Öffnen von Office-2013-Dateien. Hinzu kommt die oftmals noch fehlende oder erst allmählich entwickelte Kompatibilität von macOS und Windows.
Es liegt also nahe, Microsoft Office 2013 zu aktualisieren. Hier gilt es abzuwägen: Reicht es, in eine weitere On-Premise-Version wie Microsoft Office 2019 zu investieren? Oder lieber Office 365, welches regelmäßige Updates garantiert? Es kommt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Wofür Sie sich auch entscheiden, einen Vorteil bringen alle Office-Pakete mit sich: Es können produktivitätsfördernde Add-ins wie die empower® Suite integriert werden.
Durch die empower® Suite samt der zahlreichen Produktivitätstools kann Microsoft Office noch effizienter verwendet werden. Dies bietet Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, anstatt Zeitfressern wie Formatierungen Beachtung zu schenken. Mit der empower® Bibliothek haben Sie außerdem all Ihre Präsentationen, Dokumente und Vorlagen an einem Ort und können diese zentral aktualisieren. So sind unternehmensweite Einheitlichkeit und die Einhaltung der Corporate Identity garantiert!
Zusammengefasst ermöglichen aktualisierte Softwares Ihnen die Integration weiterer Tools, um die Software maßgeschneidert zu optimieren. So können Ihre Mitarbeitenden noch effizienter arbeiten und weniger Zeit damit aufwenden, auf die Umsetzung des korrekten Brandings zu achten oder nach den passenden Inhalten zu suchen.
empower® Suite – die Lösung für noch mehr Effizienz
Unsere ganzheitliche empower® Suite sorgt nicht nur für mehr Effizienz am Arbeitsplatz – sie hilft Ihnen, einen Arbeitsplatz der Zukunft zu kreieren. Unser Add-in lässt sich problemlos in bereits bestehende digitale Umgebungen integrieren und mit Ihren DAM- und PIM-Systemen zusammenführen. So haben Sie den Überblick über all Ihre Digital Assets und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln, um beispielsweise Bilder und Icons einzufügen.
Zudem verbessert die zentrale Bibliothek die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden und fördert den Wissensaustausch. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einer Stelle und können je nach Berechtigung von Mitarbeitenden editiert, geteilt und gespeichert werden.
Wir sind offizielle Partnerfirma von Microsoft. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass unsere Suite mit allen Updates von Microsoft kompatibel ist.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns! Unsere Expert:innen stehen Ihnen für jegliche Fragen zur Verfügung und helfen Ihnen, eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Digital-Workplace-Lösung zur Effizienzsteigerung in Microsoft Office zu ermöglichen.
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