Legacy-Software modernisieren: Den Wandel einleiten

5 Min. Lesezeit

17.01.2024

Bewährt und geschätzt, aber schädlich: Legacy-Software gefährdet sowohl die Datensicherheit als auch das Unternehmenswachstum. In zahlreichen deutschen Unternehmen trifft man auf eine historisch gewachsene IT-Landschaft mit einer Vielzahl von Schnittstellen, Systemen und eigens entwickelten Lösungen. Diese vielschichtige Landschaft erweist sich oft als Hindernis für den Fortschritt und den digitalen Wandel.

Legacy-Systeme setzen sich aus veralteter Server- sowie Client- Software und Hardware zusammen, die seit Langem in Gebrauch sind und nicht mehr den heutigen Standards entsprechen. Aus technologischer Perspektive ist es dringend erforderlich, sie durch zeitgemäße Versionen zu ersetzen. Dennoch wird beharrlich an solchen Legacy-Systemen festgehalten.

Never change a winning team

In jedem zehnten Unternehmen sind mehr als 75 Prozent der Bestandssysteme schon seit geraumer Zeit im Einsatz. Bei 34 Prozent der Unternehmen liegt der Anteil der Bestandssysteme zwischen 50 und 75 Prozent. Diese Zahlen stammen aus der Studie „Legacy-Modernisierung 2022“ von CIO und COMPUTERWOCHE, in deren Rahmen 339 Führungskräfte aus der DACH-Region befragt wurden.

Legacy-Systeme können eine Vielzahl von Problemen verursachen, darunter hohe Wartungskosten, mangelnde Compliance, unzureichende Sicherheit und Datensilos, die die Integration in andere Systeme verhindern. Die Anbindung an in der Cloud gehostete Systeme ist, wenn überhaupt, oft nur mit erheblichem Aufwand und über Umwege möglich. Kurz gesagt: Die Systeme verursachen Kosten, bremsen den Fortschritt und führen zum Verlust der Agilität.

Trotzdem werden sie häufig weiter genutzt, sei es aus Angst vor Wissensverlust, aufgrund des erheblichen Arbeitsaufwandes bei der Implementierung einer neuen Lösung oder weil sie individuell auf die Geschäftsprozesse zugeschnitten sind. Häufig handelt
es sich um Kernkomponenten, die als Basis für komplexere Systeme dienen und daher nicht leicht ersetzt werden können.

Veraltete Technik

In jedem zehnten Unternehmen sind mehr als 75% der Bestandssysteme schon seit geraumer Zeit im Einsatz.

Marke Eigenbau am Beispiel des Template Managements

In vielen Unternehmensbereichen findet man sowohl Legacy-Software als auch selbst entwickelte Lösungen, die unter anderem für die Erstellung von Inhalten, die Datenverwaltung, die Kommunikation oder die Zusammenarbeit angewendet werden.

Ein prominentes Beispiel für selbst entwickelte Lösungen ist die Vorlagenverwaltung mit Microsoft Office. Hier erfreuen sich in vielen Unternehmen selbst entwickelte, makrobasierte Vorlagen nach wie vor großer Beliebtheit. Kommt Ihnen das bekannt vor? Mithilfe der richtigen Skripte oder Befehlssequenzen können Profil- und Standortdaten sowie Textbausteine automatisch an den richtigen Stellen platziert werden, ohne jedes Mal manuell in Word-Dokumente und ähnliche Anwendungen eingefügt werden zu müssen. Ebenso werden Makros oft für das Einfügen von E-Mail-Signaturen verwendet.

Während solche Makros zweifellos dazu beitragen, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, bergen sie auch Nachteile und Risiken.

Sicherheitsrisiko

Makros können schädlichen Code enthalten, der Viren, Malware oder andere bösartige Aktivitäten auslöst. Das Öffnen eines unbekannten Dokuments mit bösartigem Makro kann den Computer und wichtige Daten gefährden.

Vertraulichkeitsprobleme

Makros können sensible Daten in einem Dokument sammeln und an Dritte übertragen, ohne dass Nutzende dies bemerken. Dies zieht in der Regel Datenschutzverletzungen und Vertraulichkeitsprobleme nach sich.

Kompatibilitätsprobleme

Makros sind oft an spezifische Versionen von Office-Anwendungen gebunden und lassen sich nur innerhalb der Office-Software ausführen, in der sie erstellt wurden. Dies erschwert die Portabilität von Makros zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen. Wenn ein Makro in einer älteren oder neueren Version der Software verwendet wird, können Inkompatibilitätsprobleme auftreten, die zu Fehlfunktionen oder Datenverlust führen können.

Sprachabhängigkeit

Makros, die in einer bestimmten Sprache (beispielsweise Deutsch oder Französisch) verfasst sind, können meist nur in dieser Sprache ausgeführt werden.

Fehlende Interoperabilität

Makros sind Insellösungen, die nicht mit anderen Systemen verbunden werden oder auf koordinierte Weise kommunizieren können, ohne dass Endnutzer:innen etwas dafür tun müssen.

Wartungsaufwand

Makros erfordern Wartung, insbesondere bei sich ändernden Anforderungen oder Softwareupdates. Sie müssen neu programmiert werden, um mit Veränderungen Schritt zu halten und mit neuen Versionen der Office-Software kompatibel zu bleiben.

Fehlersuche und Debugging

Das Finden und Beheben von Fehlern in Makros kann zeitaufwendig und herausfordernd sein, da generierte Fehlermeldungen sehr allgemein gehalten sind. Ein kleiner Fehler im Code kann zu unerwarteten Problemen und zur Fehlfunktion der gesamten Anwendung führen.

Abhängigkeit von technischem Fachwissen

Die Erstellung komplexer Makros erfordert in der Regel Programmierkenntnisse oder zumindest Grundkenntnisse in Skriptsprachen. Dies kann zu einer Abhängigkeit von technisch versierten Mitarbeitenden führen und Probleme verursachen, wenn diese das Unternehmen verlassen.

Technik-Abhängigkeit

Die gute Nachricht: Es gibt innovative Lösungen für das Template Management in Microsoft Office, die sich nahtlos in andere Systeme integrieren lassen, regelmäßig aktualisiert werden und die Effizienz der Anwendenden steigern.

Ablösung von selbst entwickelten Template-Management-Lösungen - darauf kommt es an

Nachdem die Entscheidung für die Ablösung selbst entwickelter Lösungen und für ein neues Template-Management-System getroffen und die Ziele sowie die Anforderungen geklärt wurden, ist es von entscheidender Bedeutung, eine Migrationsstrategie zu entwickeln.

Gefragt sind Projektmanagement- Kompetenzen und eine enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen, da Letztere täglich mit der Software arbeiten.

1. Wahl der Ablösemethode

Es gibt verschiedene Ansätze, um die Ablösung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die technologisch sauberste und effektivste Methode besteht darin, das bestehende System in einem einzigen Schritt durch ein neues zu ersetzen. Die Wahl hängt unter anderem jedoch auch von der IT-Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens ab.

Im Allgemeinen gibt es drei Methoden, um selbst entwickelte Lösungen und Legacy-Software abzulösen:

Sukzessive Ablösung:

Bei dieser Methode werden einzelne Softwarekomponenten nach und nach umgestellt und in Betrieb genommen, während das Altsystem schrittweise abgelöst wird. Auf diese Weise können die Funktionalitäten kontinuierlich getestet und an unerwartete Anforderungen angepasst werden. Die Auswirkungen jeder Änderung auf das Geschäft können bewertet werden, um eine nahtlose Integration in die IT- Landschaft sicherzustellen. Diese Vorgehensweise erfordert jedoch zeitlichen und organisatorischen Aufwand, da die alte Lösung möglicherweise nicht flexibel genug ist und nicht über die innovativen Funktionen des neuen Systems verfügt.
Temporärer Parallelbetrieb:

Eine beliebte Strategie ist es, beide Systeme eine gewisse Zeit lang parallel
zu betreiben. Dies erfordert zwar die gleichzeitige Pflege von zwei Systemen, bietet jedoch direkte Vergleichsmöglichkeiten und eine Fallback-Option. Die Mitarbeitenden können sich langsam und kontinuierlich an das neue System
und die damit verbundenen Arbeitsabläufe gewöhnen. Dabei gilt: Je kürzer der Parallelbetrieb, desto besser. Sobald das neue System vollständig implementiert ist, kann das Altsystem abgeschaltet werden.
Ad-hoc-Ablösung:

Bei diesem Ansatz löst das neue System das alte ohne Übergangsphase in einem einzigen Schritt ab. Diese Methode ist äußerst effizient, aber auch riskant und erfordert umfassende Planung und Vorbereitung. Sie kommt zum Einsatz, wenn beispielsweise Daten unterschiedlich verarbeitet oder gespeichert werden.

2. Datenmigration

Die Datenmigration muss sorgfältig geplant, vorbereitet und durchgeführt werden. Um eine reibungslose Migration in das neue System zu gewährleisten, bedarf es einer umfassenden Datenaufbereitung. Ziel ist es, die Daten und Inhalte so aufzubereiten, dass sie in den neuen Anwendungen optimal genutzt werden können. Dies erfordert unter anderem die Strukturierung, Bereinigung, Transformation und gegebenenfalls die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen.

Insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Tochtergesellschaften sind bei der Einrichtung einer Template-Management-Lösung oft ein Customizing und eine Anpassung an das Corporate Design notwendig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf die jeweils benötigten Vorlagen haben.

3. Training und Support

Bevor das neue Template-Management-System den Anwendenden zugänglich gemacht wird, sind eine Einführung sowie entsprechende Trainings unbedingt zu empfehlen. Klären Sie Fragen wie: Wo finde ich welche Vorlage? Wie wende ich sie an? Wer kann wie neue Vorlagen hochladen oder Vorlagen anpassen? Darüber hinaus sollten sowohl interne als auch externe Support-Levels eingerichtet und feste Ansprechpersonen definiert werden, um weitere Fragen zu klären und Probleme zu lösen.

Mit voller Kraft in Richtung Zukunft

Es lohnt sich, Legacy-Software zu modernisieren oder eigens entwickelte Lösungen zu ersetzen, obwohl anfänglich Aufwand und Kosten ins Gewicht fallen. Wer auf moderne und sichere Technologien setzt, hat langfristig in Bezug auf Skalierbarkeit, Performance und Kompatibilität die Nase vorn. Um den digitalen Wandel erfolgreich zu bewältigen und nicht den Anschluss an den technologischen Fortschritt zu verlieren, ist eine moderne, agile IT-Infrastruktur notwendig, die sich flexibel an sich ändernde Anforderungen anpassen kann.

Mit einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung unter Einbeziehung der Fachbereiche lässt sich die Ablösung erfolgreich umsetzen und der Arbeitsalltag kann effizienter gestaltet werden.

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