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Digital Workplace Guide

14.06.2022

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist in den letzten Jahren deutlich vorangeschritten. Vor allem aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen das digitale Arbeiten mittlerweile vollständig eingeführt. Die Umsetzung dieser Digitalisierung des Arbeitsplatzes erfordert die Umstellung aller Systeme auf den digitalen Gebrauch und die Anpassung an die Herausforderungen des Arbeitens von zu Hause.

Die Entscheidung, digitale Arbeitsplätze einzurichten, ist allerdings nicht nur unter Pandemiebedingungen sinnvoll. Ein Team, das vornehmlich oder ausschließlich digital zusammenarbeitet, ist nicht an eine Stadt oder eine Region gebunden. Talente aus aller Welt können auf Augenhöhe zusammenarbeiten und alle Mitarbeitenden sparen sich lange Anfahrtswege. Auch die Einsparung diverser Kosten, beispielsweise für die Ausstattung und Instandhaltung von Büroräumen, kann ein tragendes Argument für das Digital Office sein. Nicht zuletzt bevorzugen auch viele Arbeitnehmende die Arbeit von zu Hause und sind durch die Flexibilität des digitalen Arbeitsplatzes effizienter.

Die Einführung des Digital Workplace ist deshalb für moderne Unternehmen oft eine gute Entscheidung. Zunächst wird eine Strategie zur Umstellung benötigt, damit der Übergang reibungslos funktioniert. Die Planung sowie die Durchführung Ihrer Strategie gelingen mit sieben Grundpfeilern. Diese bilden einen Leitfaden für die Transformation des Unternehmens und schaffen die Grundlagen für einen erfolgreichen Umwandlungsprozess.

In diesem Guide finden Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Anforderungen, die es im Digital Workplace zu beachten gilt – von den größten Herausforderungen

bis hin zu den angebotenen Softwarelösungen, mit denen sich die Umstellung meistern lässt

Herausforderungen des Digital Workplace

Der dezentrale Arbeitsplatz ist ein modernes und vor allem zukunftsorientiertes Konzept, das eng mit dem Modern Workplace verknüpft ist. Nach den globalen Herausforderungen von 2020 und 2021 ist das Arbeiten im Homeoffice in vielen Unternehmen zur Gewohnheit geworden. Selbst nachdem die Corona-Restriktionen gelockert worden sind, bevorzugen viele Arbeitnehmende den heimischen Schreibtisch. Um eine sichere und effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen die Herausforderungen des Modern Workplace besonders beachtet werden.

Digital Workplace Guide Datenschutz

Datenschutz im Digital Workplace

Wenn die Arbeitsprozesse nicht länger zentral im Büro ablaufen, sondern auch von zu Hause absolviert werden können, verändert sich ebenfalls die Arbeitsweise der Mitarbeitenden. Wenn vertrauliche Daten auf transportablen Endgeräten verwendet oder in privaten Heimnetzwerken aufgerufen werden, müssen die Datenschutzrichtlinien daran angepasst werden.

Der Datenschutz ist oft ein unterschätztes Thema im Digital Workplace. Und das obwohl die Zahl der Cyberangriffe stetig wächst und zu hohen Schadenssummen führt. Dabei gibt es viele Tools, die Sie beim Datenschutz unterstützen. Microsoft Information Protection ist von zentraler Bedeutung für die Sicherheit vertraulicher Daten – sowohl interner als auch externer Daten.

Die Software muss entsprechend eingerichtet und die Mitarbeitenden für die nötigen Sicherheitsmaßnahmen sensibilisiert werden. Dazu gehört beispielsweise, dass Bildschirme gesperrt werden, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird. Auch unternehmensinterne Netzwerke müssen mit adäquaten Authentifizierungsschritten ausgestattet werden, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.

Neben Nutzungsfehlern können natürlich auch Angriffe von außen die Datensicherheit gefährden. Gezielte Angriffe können von privaten Standard-Firewalls meist weniger gut abgewehrt werden als in den festen Strukturen des eigenen Büros. Deshalb ist es für die Umstellung auf den Digital Workplace wichtig, eventuelle Bedrohungsherde zu erkennen, um sich vor Cyberattacken schützen zu können.

Teamwork im Digital Workplace

Wenig überraschend ist die Relevanz des Teamworks – auch wenn im Homeoffice gearbeitet wird. Die reibungslose Zusammenarbeit ist häufig ein zentraler Erfolgsfaktor, der auch am digitalen Arbeitsplatz nicht weniger tragend ist. Die Zusammenarbeit, die alle Mitarbeitenden aus dem Büro kennen, muss in das digitale Umfeld übertragen werden. Hier geht es um den effizienten Austausch und den Zugriff auf Inhalte, aber auch um die Kommunikation und Unterstützung untereinander. Dank verschiedener Tools ist es inzwischen üblich und leicht, sich über Videokonferenzen oder Chatfunktionen effizient und zielführend auszutauschen und gemeinsam an einer Aufgabe zu arbeiten. Tatsächlich ist gerade die Arbeit an geteilten Dokumenten online wesentlich einfacher als in direkter Anwesenheit im Büro.

Die Nutzung neuer Softwaretools kann am Anfang eine große Umstellung und Eingewöhnungsphase bedeuten. Es bietet sich an, zu diesem Thema ausführliche Schulungen durchzuführen – und vor allem die richtigen Tools bereitzustellen. Wenn die Mitarbeitenden mit den Anwendungen vertraut sind, wird die Zusammenarbeit von zu Hause schnell ebenso effektiv sein wie im Büro. In vielen Bereichen bietet sich die digitale Kommunikation sogar an, weil sie für strukturiertere und reproduzierbarere Kommunikationsabläufe sorgen kann. Von der digitalen Kollaboration kann das Arbeitsklima, aber auch die Effizienz profitieren.

Digital Workplace Guide Teamwork

Performance im Digital Workplace

Wenn der ganze Arbeitsplatz umgestellt wird, ist der Verlust von Performance oft eine Sorge der Geschäftsführung. Ob die Leistung im digitalen Arbeitsumfeld gehalten werden kann, wie sich Remote Work auf die Effizienz der Mitarbeitenden auswirkt und ob mit Produktivitätseinbußen zu rechnen ist, sind dabei häufige Bedenken. Tatsächlich zeigt sich jedoch meistens, dass die Performance sich tendenziell eher verbessert, wenn der Digital Workplace eingerichtet worden ist. Das liegt unter anderem an den Zeitersparnissen und der Arbeit in Eigenregie, hängt aber auch nennenswert mit der Implementierung der richtigen Software zusammen. Viele Softwarelösungen können Arbeitsprozesse signifikant vereinfachen sowie verkürzen und schon damit zu einer besseren Performance am Arbeitsplatz beitragen.

Um auch im Digital Workplace effizient arbeiten zu können, muss die verwendete Software gut implementiert werden. Gründlich geplante Schritte zur Softwareeinführung helfen dabei, neue Programme effektiv einzurichten, die Mitarbeitenden zu schulen, alte Daten zu übertragen und das System für die optimale Nutzung vorzubereiten. Wird ein neues Programm entsprechend gestützt und eingepflegt, kann es die Produktivität und Performance nachhaltig verbessern und die Arbeitsprozesse erleichtern.

Softwarelösungen

Software Hosting

Wird eine neue Unternehmenssoftware eingeführt, stellt sich zuerst die Frage, wie diese gehostet werden soll. Hier entscheidet man grundsätzlich zwischen der Speicherung on-premise oder in einer Cloud. Beide Möglichkeiten haben ihr Für und Wider, was die Verfügbarkeit, die Sicherheit sowie die Zugriffsrechte betrifft. Letzten Endes wird die Entscheidung abhängig vom Unternehmen und der Software getroffen. Besonders der Datenschutz und der damit verbundene Arbeitsaufwand spielen hier eine tragende Rolle bei der Entscheidungsfindung, da die selbstverwaltete On-Premise-Lösung zwar die Unabhängigkeit von anderen Anbietern und die volle Kontrolle über den Datenschutz erlaubt, aber auch Fachpersonal und Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfordert.

Kommunikationstools

Digitale Teamarbeit macht eine Plattform notwendig, über die man im Büro einfach miteinander kommunizieren kann. Dafür gibt es eine Vielzahl an Tools. Drei dieser Tools erfreuen sich besonderer Beliebtheit – Slack, Teams und Zoom. Die Kommunikationstools haben unterschiedliche Eigenschaften, die die Verwendung unternehmensspezifisch beeinflussen. Ein Entscheidungsmerkmal ist hier vor allem der Anspruch an das Programm. Je nach Arbeitsweise des Unternehmens sind unterschiedliche Funktionen gefragt, sodass zum Beispiel der schlankere Funktionsumfang von Zoom und die Multifunktionalität von Teams unterschiedlich sinnvoll sein können. Im Sinne des Nutzungskomforts empfiehlt es sich jedoch in jedem Fall, sich auf die Verwendung eines zentralen Kommunikationstools festzulegen, um Verwirrung und Durcheinander zu vermeiden.

Digital Workplace Guide Wissensmanagement

Wissensmanagement

Um die Zusammenarbeit weiter zu erleichtern und das gesammelte Wissen im Unternehmen allen Mitarbeitenden zugänglich zu machen, bietet sich außerdem eine Software zum Wissensmanagement an. Wichtige Informationen zu Abläufen, Erfahrungswerten und organisatorischen Entscheidungen können so schnell abgerufen werden. Auf diese Weise verkürzen Sie Briefingprozesse und verhindern Wiederholungsfehler. Außerdem können auch Neueinsteiger:innen auf die Erfahrung routinierterer Kolleg:innen zugreifen und ihre Arbeitsweisen erweitern, überdenken und verbessern. Dies erlangt ganz besondere Relevanz, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und Positionen neu besetzt werden. Im Digital Workplace findet auch das Remote Onboarding softwaregestützt statt. Der Bereitstellung relevanter Informationen für die Einarbeitung wird hier besondere Bedeutung beigemessen. Bis sich neue Mitarbeitende eingefunden haben, können die richtigen Datenbanken und digitalen Unterstützungsangebote nicht nur Neueinsteiger:innen die Einarbeitung erleichtern, sondern auch den Aufwand für Vorgesetzte und Verantwortliche verringern.

Marketing Automation

Im Sinne der Effizienz sind Softwarelösungen auch im Marketing nicht mehr wegzudenken. Bestimmte Tools können hier wichtige Arbeitsschritte automatisieren und so Zeit und Arbeitskapazität einsparen. Marketing Automation bietet viele Möglichkeiten, um das digitale Marketing zu stützen und auszubauen. Damit einhergehend wird Marketingtechnologie organisch in den Arbeitsprozess eingegliedert und MarTech-Tools können die Arbeitsabläufe revolutionieren.

Fazit

Die Umstellung auf den Digital Workplace stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Um die Einrichtung des dezentralen Arbeitsplatzes zu erleichtern und die Abläufe im neuen Arbeitsumfeld zu organisieren, gibt es eine ganze Reihe umfangreicher Softwarelösungen.

Dazu gehört auch empower®. Insbesondere für die Herausforderungen in Microsoft Office bietet empower® die wichtigsten Strukturen, um den Digital Workplace erfolgreich einrichten und nutzen zu können. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne direkt.

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