Digital Workplace Report 1/24

Kapitel I.1: KI-Tools & generative KI
Kapitel I.2: Effektives Prompt Design
Kapitel II.1 Microsoft 365 Copilot in PowerPoint
Kapitel II.2 Markenkonsistenz in einer Präsentation
Kapitel III.1 Microsoft 365 Copilot in Excel
Kapitel III.2 Komplexe Excel-Modelle
Kapitel IV Microsoft 365 Copilot in Word
Kapitel V Microsoft 365 Copilot in Outlook
Kapitel VI Microsoft 365 Copilot in Teams
Kapitel VII Cyberbedrohungen
Kapitel VIII Webanwendungen auf dem Vormarsch

Kapitel I.1: KI-Tools & generative KI

KI-basierte Tools für die Erstellung von Texten oder Bildern sind die jüngste Entwicklung der digitalen Revolution. Generative KIs wie ChatGPT, Google Bard, Microsoft Bing Chat und Midjourney erleichtern bereits heute zahlreiche Aspekte des Büroalltags. Dank KI können in kürzester Zeit Texte verfasst, Bilder erstellt und Code geschrieben werden. Worauf also noch warten? Los geht‘s! Aber Sie ahnen es schon, so einfach ist es nicht, zumindest nicht, wenn man verlässliche Ergebnisse erzielen möchten.

In Anbetracht der Vielzahl der verfügbaren Tools und Möglichkeiten ist es wichtig, die Grundlagen zu beherrschen. Denn die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich von den Eingabeaufforderungen, den sogenannten Prompts, ab. Mit einfachen, aber wirkungsvollen Tricks können Sie Ihr Ziel schneller erreichen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie diese Tricks aussehen können und welche Punkte Sie bei der Verwendung von KI-Tools beachten sollten.

ChatGPT

Im Bereich der KI-Textgeneratoren nimmt ChatGPT von OpenAI eine Vorreiterrolle ein und ist – zumindest heute (Stand: Q1 2024) – Marktführer in diesem Sektor. Wie alle KI- basierten Textgeneratoren beruht der ur- sprüngliche Chatbot auf einem vortrainierten GPT-Sprachmodell (Generative Pre-trained Transformer). ChatGPT ist in der Version 3.5 kostenlos nutzbar, allerdings ist die Anzahl der Prompts, die alle drei Stunden verwendet werden können, auf 50 begrenzt. ChatGPT-4 steht kostenpflichtig zur Verfügung.

Google Bard

Googles Konkurrenzprodukt zu ChatGPT – Google Bard – ist ebenfalls ein KI-Chatbot, der die Generierung von Texten aller Art ermöglicht. Ein wesentlicher Unterschied liegt darin, dass Google auf aktuelle Datenbestände zugreift. Während ChatGPT-3.5 auf einen Datenbestand zurückgreift, der nur bis zum Jahr 2021 reicht, ermöglicht GPT-4 den Zugriff auf aktuelle Daten.

Microsoft Bing Chat

Microsoft Bing Chat lässt sich direkt über den Browser „Edge“ aufrufen und verwenden. Auch hier handelt es sich um ein GPT-Sprachmodell. Bing greift in Echtzeit auf das Internet zu, um Daten zu recherchieren. Für alle, die Microsoft-Produkte nutzen, dürfte besonders interessant sein, dass Bing auf sämtliche Microsoft-Anwendungen des jeweiligen Users zugreifen und so schneller personalisierte Ergebnisse liefern kann.

Midjourney

Midjourney ist ein generatives KI-Modell, das zur Bilderstellung verwendet wird und auf di- versen Trainingsdaten basiert. Die Steuerung von Midjourney erfolgt durch Befehle an einen Discord-Bot. Als Antwort auf den Be- fehl wird ein neues Bild synthetisiert, so wie Text-KIs einen Text als Ergebnis synthetisieren.

KI-Chatbots generieren Antworten über stochastische Prozesse, die im Idealfall zur gestellten Anfrage passen. Grundlage dafür ist das im Training erworbene „Wissen“. Das Training zielt darauf ab, anhand verschiedener Lernmethoden Daten zu verarbeiten und Muster zu erkennen, wie beispielsweise die Fortführung von Sätzen. Ein signifikanter Vorteil von KI-Tools liegt in ihrer Schnelligkeit: Während Menschen oft mühsam Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenstellen müssen, durchforsten KIs wie ChatGPT-4 und die Bing-Suche riesige Datenmengen in Sekundenschnelle.

Beeindruckend ist zudem die Fähigkeit von KIs, auf der Grundlage von gefundenen Informationen sowie dem individuellen Prompt- Design der Nutzer:innen dazuzulernen. Dadurch verbessern sich die KI-generierten Texte, Codes und Bilder stetig. Als Anhaltspunkt für die Lernfähigkeit von künstlichen Intelligenzen hat der finnische Psychologe Eka Roivainen ChatGPT einem IQ-Test unterzogen, den die KI mit Bravour bestanden hat. Das Ergebnis: Der Chatbot von OpenAI hat einen IQ von 155. Kritische Stimmen stellen jedoch die Vergleichbarkeit dieser Ergebnisse in Frage, da sich künstliche und menschliche Intelligenz grundlegend unterscheiden.

Besorgniserregend ist die völlige Neutralität der Arbeitsweise von KI-Chatbots in ethischer Hinsicht. Zudem greifen KIs teilweise auf veraltete Daten zurück und nutzen auch Informationsquellen, die faktisch fehlerhaft sein können. Die Quellen lassen sich meist nicht identifizieren und somit auch nicht verifizieren, was die Qualität wichtiger Inhalte beeinträchtigt. Darüber hinaus ist nicht nachvollziehbar, wie eine Originalquelle einen Sachverhalt bewertet oder wie einseitig der ursprüngliche Text ist. Das Copyright ist oft ungeklärt, was zu Problemen führen kann. Daher ist es von enormer Bedeutung, KI-generierte Texte nicht bedenkenlos zu übernehmen und sie vor der Veröffentlichung redaktionell zu prüfen.

1. Klare Formulierung

Beim Prompten lautet die Grundregel: Je klarer ein Prompt formuliert ist, desto besser ist das Ergebnis. Demnach sollten Sie klare Sätze oder Fragen verwenden, während komplexe Verschachtelungen und Dialekte zu vermeiden sind.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie am Kontext sparen sollten. Im Gegenteil: Um präzise Antworten von KI-Tools zu erhalten, ist es ratsam, mehrere kurze Sätze zu formulieren. Nutzen Sie Schlüsselwörter und geben Sie der KI Beispiele sowie möglichst klare Richtlinien.

Dabei können folgende Gesichtspunkte von Bedeutung sein:

Medium: Wo soll der Text veröffentlicht werden?
Format: Handelt es sich um eine Pressemitteilung, eine E-Mail, einen Social-Media-Inhalt oder Ähnliches?
Stil: Soll der Text lustig, formell, locker oder in anderer Weise geschrieben sein?
Zielgruppe: Wer liest den Text? Handelt es sich um Fachleute, Branchenfremde, Jugendliche oder andere Zielgruppen?
Kontext: Welche Hintergrundinformationen und Daten stehen zur Verfügung?
Zweck: Soll der Text unterhalten, informieren oder zum Kauf anregen?
Form: Wie lang soll der Text sein? Wie viele Abschnitte, Titel, Tabellen etc. sollen enthalten sein?

2. "Ketten-Prompts" bei komplexen Themen

Mit der Methode des sogenannten Chain Promptings unterteilen Sie umfangreiche Aufgaben in mehrere Abschnitte. Auf diese Weise erleichtern Sie es der KI, ein besser auf Sie und Ihr Thema abgestimmtes Resultat zu erzielen.

Eine Kettenaufforderung kann beispielsweise folgendermaßen aufgebaut sein:

Prompt #1: Beschreibe den optimalen Aufbau eines Promo-Newsletters für die Dienstleistung XYZ. Bereich: E-Mail-Marketing. Zielgruppe: PR & Marketing.
Prompt #2: Auf welche Formulierung sollte ich in Bezug auf die Zielgruppe verzichten?
Prompt #3: Welche Titel sorgen für Aufmerksamkeit? Gib mir fünf Beispiele für Titel.
Prompt #4: Wo platziere ich den Call to Action am besten? Gib mir fünf CTA-Beispiele.
Prompt #5: Erstelle bitte anhand der Stichpunkte einen Text. 700 bis 800 Wörter. Vier Absätze. Stil: formell. Zielgruppe: Marketing & PR.

Wenn Sie einen Text von der KI mittels Chain Prompting erstellen lassen möchten, fragen Sie erst nach der Struktur des Textes. Im zweiten Schritt lassen Sie ein paar Stichpunkte formulieren, die Sie dann als Grundgerüst für den Text angeben.

3. Chain of Thought Prompting

Die Methode des Chain of Thought Promptings ermöglicht es, die Herangehensweise von KI-Tools zumindest ansatzweise nachzuvollziehen. Durch eine Anweisung wie „Erkläre mir Schritt für Schritt, wie du auf das Ergebnis gekommen bist“ oder „... warum du diese fünf Überschriften ausgewählt hast“ können Sie das Tool beauftragen, eine nachvollziehbare Argumentationskette aufzuführen. Die Ergebnisse des Chain of Thought Promptings sind oft ausgereifter als bei normalen Prompts.

Es ist zu beachten, dass die generierte Kette von (vermeintlichen) Gedanken der KI nicht als tatsächlicher Einblick in die „Logik“ des KI-Modells missverstanden werden darf; die Erklärbarkeit bezieht sich nur auf den Output-Text.

4. Chat neu starten

Wenn Sie viele Prompts zu einem Thema eingeben und der Chat dadurch immer länger wird, ergeben sich sowohl Vor- als auch Nachteile. Positiv ist, dass sich die KI bei der Suche und der Ausarbeitung am Chatverlauf orientiert und somit zunehmend zielgerichtet agiert. Allerdings besteht die Gefahr, dass der Chatbot bei einem zu ausführlichen Chatverlauf ältere und neuere Prompts vermischt und/oder der Anfang des Chats nicht mehr als Kontext übertragen wird. KIs operieren in einem begrenzten Kontextfenster, was sinnfreie oder sich wiederholende Ergebnisse nach sich ziehen kann. Beim Chain Prompting kann dies zu einem rapide sinkenden Qualitätsniveau der Ergebnisse führen, da essenzielle Informationen aus dem Kontext fallen. Daher ist es ratsam, den Chat gelegentlich neu zu starten.

5. Möglichkeit zum "Nachdenken" geben

Lassen Sie die KI eigenständig Lösungen erarbeiten, anstatt die vermeintlich richtige Antwort direkt im Prompt vorzugeben. Dies fördert kreativere und vielfältigere Ergebnisse. Fragen Sie zum Beispiel nicht, ob ein bestimmter Sachverhalt richtig ist, indem Sie das Ergebnis in den Prompt schreiben, sondern lassen Sie die KI zunächst eine eigene Lösung erarbeiten und vergleichen Sie diese dann mit der vermeintlich richtigen Antwort.

6. Auf Vollständigkeit prüfen

Umfangreiche Quellen können zu unvollständigen Antworten führen. Wenn Sie beispielsweise die KI dazu auffordern, Auszüge aus einer solchen Quelle aufzulisten, die für eine bestimmte Frage relevant sind, besteht die Möglichkeit, dass das Modell zu früh stoppt und nicht alle relevanten Auszüge auflistet. Nach der Auflistung eines jeden Auszugs muss das Modell entscheiden, ob es mit dem Schreiben eines weiteren Auszugs beginnt oder den Vorgang beendet. Bei großen Quelldokumenten erzielen Sie häufig eine bessere Leistung, wenn Sie das Modell mit Folgeabfragen beauftragen, alle Ausschnitte zu finden, die in vorherigen Durchläufen übersehen wurden.

7. Prompts auf Englisch verfassen

Berücksichtigen Sie, dass die Menge englischsprachiger Informationsquellen weitaus größer ist als die Anzahl deutschsprachiger Texte. ChatGPT wird hauptsächlich mit englischen Datensätzen trainiert. Wenn Sie dementsprechend englische Prompts vorlegen, führt dies in der Regel zu besseren Ergebnissen. Der erzeugte Inhalt lässt sich dann beispielsweise mit dem nächsten Prompt oder mit DeepL übersetzen. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Übersetzung in professionelle Hände zu geben.

Sensible Unternehmensdaten gehören keinesfalls in einen Prompt eines GPT-Sprachmodells. Dies liegt einerseits daran, dass gängige KI-Chatbots keine 100%ige Datensicherheit garantieren können. Andererseits besteht die Möglichkeit, dass einige Sprachmodelle die eingegebenen Daten weiterverwerten. Achten Sie daher besonders auf die Einstellungen und die allgemeinen Geschäftsbedingungen. Zwar sind die eingegebenen Daten für andere Nutzer:innen nicht sichtbar, jedoch können sie vom Unternehmen, das die KI bereit- stellt, eingesehen werden.

Eine bewährte Methode ist das Ersetzen sensibler Daten durch Platzhalter. Verwenden Sie zum Beispiel „Kunde XYZ“ oder fiktive Zahlen für sensible Finanzdaten. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass die Daten nicht aus dem Kontext heraus erschlossen werden können. Ändern Sie nicht nur den Kundennamen, sondern auch die Branche, die Region, die Produkte und/oder andere Details.

Je nachdem, ob Sie KI-Tools zur Texterstellung und Recherche verwenden oder beispielsweise über Midjourney Bilder generieren, müssen die Prompts entsprechend formuliert werden.

Bei Midjourney führen sogenannte Basic Prompts in der Regel zu den besten Ergebnissen. Chatbots wie Bing Chat, Google Bard oder ChatGPT können mit längeren und komplexeren Eingaben oft besser umgehen.
Das Prompt-Design auf Midjourney funktioniert jedoch auch mit zusätzlichen Parametern wie beispielsweise URLs zu Beispielbil- dern, Textinhalten und/oder Emojis. Diese zusätzlichen Eingaben haben einen direkten Einfluss auf die Bildgestaltung.
Midjourney wird über Befehle an einen Discord-Bot gesteuert. Um ein neues Bild zu generieren, wird der Befehl „/imagine“ ver- wendet, gefolgt von dem eigentlichen Prompt. Diese Befehlserkennung ist bei anderen KI-Tools nicht erforderlich.
Anstelle von Text-Befehlen können auch Bild-Befehle zur Bilderzeugung verwendet werden. Midjourney fungiert somit auch als Bild-zu-Bild-Generator.
Es ist effektiver zu beschreiben, was man sehen möchte, als zu erklären, was man nicht sehen möchte. Wenn Sie beispielsweise „Wedding party with no cake“ als Prompt eingeben, wird wahrscheinlich ein Bild einer Hochzeitsfeier mit einer Hochzeitstorte erstellt. Daher sollten Sie in Midjourney-Prompts gänzlich auf solche negativen Angaben verzichten oder den „--no“-Parameter nutzen, um bestimmte Inhalte auszuschließen.
Durch die Eingabe von „--ar“ nach dem Textbefehl können Sie zudem das Seitenverhältnis festlegen. Andernfalls erstellt Midjourney Bilder standardmäßig im Verhältnis 1:1.
Mit der Funktion „Multi-Prompts“ können Sie unterschiedliche Elemente in Ihrem Bild verschieden gewichten. Dies ist insbesondere bei aneinandergereihten Wörtern hilfreich, die durch Doppelpunkte (::) inhaltlich getrennt werden.
Während ChatGPT & Co. gut mit anderen Sprachen funktionieren, erzielen Sie auf Midjourney die besten Ergebnisse mit englischen Prompts. Falls Sie Midjourney-Prompts in einer anderen Sprache verfassen, nutzen Sie Schlüsselwörter.

KI-Tools erleichtern bereits in vielen Bereichen die Arbeit erheblich und dies ist erst der Anfang. Expertenteams gehen davon aus, dass künstliche Intelligenz eine Lernkurve aufweisen wird, die wir uns in Bezug auf Lernzeit und Lernumfang nicht vorstellen können. Aber noch sind es wir, die den KIs das Lernmaterial zur Verfügung stellen – und zwar mit allem, was wir bisher ins Netz gestellt haben und in Zukunft noch stellen werden. Und mit jedem geschriebenen Prompt!

Auf den ersten Blick mag die Nutzung einer KI wie ChatGPT einfach erscheinen. Die besten Ergebnisse erzielt man jedoch, wenn man sich intensiver mit dem Design von Prompts auseinandersetzt. Sicherlich lernt man viel durch die Trial-and-Error-Methode, einige grundlegende Prinzipien für das effektive Verfassen von Prompts helfen jedoch, schneller zum gewünschten Ergebnis zu gelangen.

Eine der wichtigsten Regeln bei der Arbeit mit KI-Tools möchten wir zum Schluss noch einmal betonen: Nachbearbeitung ist das A und O! Lesen und prüfen Sie alles, was Ihnen die KI anzeigt, mehrmals. Führen Sie Quer- und Faktenchecks durch. Im optimalen Fall sollten professionelle Texter:innen und/oder Übersetzer:innen die Texte gegenlesen, bevor Sie sie weiterverwenden oder veröffentlichen.

Microsoft 365 Copilot, eine generative KI, die in die Microsoft- Anwendungen integriert ist, verspricht eine Vielzahl von Funktionen. Je nach Anwendung lassen sich per Mausklick Dokumente und Präsentationen erstellen, Besprechungsnotizen zusammenfassen, Analysen durchführen und vieles mehr – zumindest, wenn man den Aussagen von Microsoft Glauben schenkt.

Die Rahmenbedingungen des Tests

Zehn Mitarbeitende von empower haben Microsoft 365 Copilot einen Monat lang intensiv geprüft. Dabei wurden zahlreiche Funktionen getestet, sowohl gemäß den von Microsoft kommunizierten Anwendungsfällen als auch anhand unternehmensspezifischer Anforderungen.

In diesem Testbericht präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse für die fünf prominentesten Anwendungen: Word, PowerPoint, Excel, Teams und Outlook. Die Aufgabenstellung erfolgte durch die Eingabe eines entsprechenden Befehls in einem dafür vorgesehenen Chatfenster, auch Prompt genannt. Sie erfahren, wie wir die Prompts im Einzelnen formuliert haben und wie gut oder weniger gut Copilot darauf reagiert hat.

Vorab eine wichtige Anmerkung: Für diesen Test haben wir die erste veröffentlichte Copilot-Version von November 2023 verwendet. Dies ist insofern relevant, als künftig mit regelmäßigen Updates zu rechnen ist, die Copilot kontinuierlich verbessern sollen.

Wenn es darum geht, eine einfache Präsentation zu allgemeinen Themen im Standard- design zu erstellen, erweist sich Copilot in PowerPoint als äußerst nützlich und übernimmt viel Recherchearbeit. Copilot kann prinzipiell auf weitere Datenquellen wie das Internet und Microsoft Graph zugreifen und somit Informationen nicht nur aus dem KI-Modell selbst „generieren“, was beispielsweise im Vergleich zu ChatGPT (je nach verwendeter Version) einen Fortschritt darstellt. Es ist jedoch zu beachten, dass es keine Garantie für die Richtigkeit der bereit- gestellten Informationen gibt.

Ob dieser Anwendungsfall auch für Präsentationen mit Firmendaten im Corporate Design geeignet ist, werden wir später sehen.

An der Qualität der Übersetzung gibt es nichts auszusetzen. Copilot hat jedoch lediglich den Fließtext übersetzt und die Übersetzung sowohl in den Textplatzhalter als auch in den Titelplatzhalter eingefügt. Der Titel ist nicht übersetzt, sondern mit dem Fließtext überschrieben worden. Auch die Notizen auf den Folien wurden nicht übersetzt. Wir haben den Prozess mehrmals getes- tet und jedes Mal dieselbe Erfahrung gemacht.

Was für ChatGPT ein Standardanwendungsfall ist, scheint für Copilot in PowerPoint noch eine Herausforderung zu sein, insbesondere wenn es darum geht, die Übersetzungen korrekt den entsprechenden Folieninhalten zuzuordnen. In unserem Test hat sich Copilot hier als wenig zuverlässig erwiesen.

Auch diesen Test haben wir mehrfach durchgeführt und sind immer wieder zum gleichen Ergebnis gekommen. Während Copilot auf einigen Folien seine Aufgabe erfüllt hat, sind auf anderen Folien Mängel zu beklagen. In manchen Fällen hat Copilot den Titel geändert, wie in den Abbildungen zu sehen ist, jedoch nicht den Text. Für uns ist nicht nachvollziehbar, welche Textelemente Copilot verändert hat und welche nicht.

Zum aktuellen Zeitpunkt ist Copilot keine zuverlässige Lösung zur Gewährleistung der Markenkonformität in PowerPoint, selbst bei Verwendung sehr präziser Prompts. Jede Folie muss nach dem Einsatz von Copilot einzeln überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Copilot hat uns jedoch mitgeteilt, dass diese Anforderung noch nicht erfüllt werden kann. Das ist verwunderlich, da Copilot über Microsoft Graph Zugriff auf alle Dateien haben sollte, auf die das angemeldete Benutzerkonto zugreifen kann.

Insgesamt lässt sich feststellen, dass die Unterstützung von Copilot in PowerPoint noch recht begrenzt ist. Nur im ersten Anwendungsfall erwies sich Copilot als hilfreich und ersparte uns eine aufwendige Internetrecherche. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn es um die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen geht.

Excel stellt viele Nutzer:innen vor große Herausforderungen, vor allem jene, die nicht regelmäßig mit der Anwendung arbeiten. Umso größer ist das Potenzial von Copilot in diesem Kontext. In der von uns getesteten Version befand sich Copilot für Excel noch im Preview-Modus. Nach der Eingabe unseres ersten Prompts erhielten wir die Rückmeldung, dass die Daten in Tabellenform vorliegen müssen. Das bedeutet, dass die Daten erst entsprechend formatiert werden müssen, bevor Copilot aktiv werden kann.

“Make a graphical overview of the most important figures (both valuation and operational)”

Copilot hat uns länderspezifische Ergebnisse präsentiert, was akzeptabel ist, da der Prompt relativ viel Interpretationsspielraum ließ. Auch hier wurde das Ergebnis in der Chatleiste angezeigt und konnte per Mausklick in ein neues Datenblatt übertragen werden. Copilot hat eine übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten Daten geliefert.

Schließlich forderten wir von Copilot Statistiken für bestimmte KPIs an. Hierbei konnte die KI keine Übereinstimmungen finden, die Daten nicht aus der Tabelle berechnen und deshalb kein Ergebnis präsentieren. Der Fairness halber: Der letzte Anwendungsfall war wirklich komplex und schwierig.

“Create operational statistics: Sales, EBITDA, CAPEX | Sales growth, EBIT growth, EBITDA growth | EBIT margin T, EBIT margin T+1, EBIDTA margin T, EBIDTA margin T+1”

Unser Fazit zu Copilot in Excel lautet: Für diejenigen, die keine Profis im Umgang mit Excel sind oder die Anwendung nicht täglich nutzen, kann Copilot durchaus eine gewisse Unterstützung bieten. Die KI ermöglicht einen schnellen Überblick über die Daten und steigert die Effizienz bei der Arbeit mit Excel.

Für fortgeschrittene Anwender:innen ist Copilot zum gegenwärtigen Zeitpunkt weniger nützlich, weil Copilot noch nicht in der Lage ist, komplexe Analysen durchzuführen. Die Einschränkung, dass sämtliche Daten in Tabellenform vorliegen müssen, erfordert in der Praxis einen zusätzlichen Arbeitsschritt, der jedoch dank der Formatierungsmöglichkeiten mit wenigen Klicks erledigt ist.

Außerdem ist zu beachten, dass wir in Excel nur auf Englisch mit Copilot kommunizieren konnten. In allen anderen Anwendungen war es möglich, Prompts in deutscher Sprache zu verfassen, was möglicherweise auf den Preview-Modus zurückzuführen ist.

Wir haben Copilot eine PowerPoint-Präsentation und ein Word-Dokument zur Verfügung gestellt, um ein Dokument basierend auf der Präsentation zu erstellen.

Inhaltlich ist das von Copilot erstellte Dokument sehr gut und ausführlich. Die Informationen wurden korrekt wiedergegeben und strukturiert dargestellt, inklusive (Zwischen-)Überschriften, Bullet Points und Tabellen. Copilot orientierte sich stark an der zur Verfügung gestellten Präsentation. Darüber hinaus hat Copilot weitere Inhalte aus dem Internet übernommen, diese aber entsprechend gekennzeichnet.

Die Übernahme des von uns vorgegebenen Designs als Word-Dokument hat aber leider nicht funktioniert. Trotz des beeindruckenden inhaltlichen Ergebnisses und der Zeitersparnis ist der praktische Anwendungsbereich jedoch begrenzt.

"Always write the word empower with a ‘®‘, like this: empower®"

In unserem Test hat sich jedoch gezeigt, dass Copilot nicht imstande ist, die Eigenschreibweise entsprechend im Dokument zu verwenden. Uns wurde vorgeschlagen, eine andere Formulierung des Prompts auszuprobieren.

Doch auch der angepasste Prompt führte nicht zum gewünschten Ergebnis. Copilot gab uns einen Hin- weis, wie wir weiter vorgehen könnten, und verwies auf die Funktion „Ersetzen“. Das ist in diesem konkreten Beispiel tatsächlich hilfreich, wenngleich unsere Erwartungen insgesamt höher waren. Diese Funktion ist zudem nicht in jedem Anwendungsfall von Nutzen.

Die Ergebnisse dieses Anwendungsfalls haben uns überrascht, denn ChatGPT, auf dem Copilot basiert, ist normalerweise in der Lage, solche Anfragen umzusetzen.

Im vierten Anwendungsfall beauftragten wir Copilot damit, einen Text zu paraphrasieren. Hierfür bedarf es keines Prompts, da Copilot automatisch eine Funktion zur Umschreibung anbietet.

In diesem Fall gestaltet sich das User Inter- face äußerst intuitiv und benutzerfreundlich. Es ermöglicht nicht nur das vollständige Ersetzen des eigenen Textes durch die umgeschriebene Version oder das Generieren eines neuen Textes, sondern auch das Einfügen des neuen Textes unter den alten. Durch die übersichtliche Anzeige der Texte untereinander wird eine einfache Kontrolle gewährleistet. Dies entspricht genau dem Komfort, den wir erwartet haben, und der Qualität, die wir von ChatGPT gewohnt sind.

Insgesamt wurden unsere Erwartungen an Copilot in Word jedoch nicht vollständig erfüllt. Während einfache Aufgaben wie die Erstellung oder Umformulierung von Texten gut funktionierten, konnten spezifischere Formatierungs- und Formulierungswünsche leider nicht erfüllt werden.

Für das Zusammenfassen langer E-Mail-Threads bietet Copilot die in Outlook integrierte Funktion „Summary by Copilot“ an.

Die von Copilot erstellte Zusammenfassung bietet einen guten Überblick über den E-Mail-Thread und enthält zudem kurze Informationen über die beteiligten Personen. Die Zusammenfassung wird in deutscher Sprache angezeigt, da es sich um einen deutschen User-Account handelt. Ob die zusammengefasste Version das Lesen der einzelnen E-Mails des Threads ersetzt, ist jedoch fraglich, da keine Garantie für Vollständigkeit und Korrektheit besteht.

Die generierte E-Mail eignet sich hervorragend als Grundlage, die jedoch vor dem Versand unbedingt über- prüft werden sollte. In unserem Fall konzentrierte sich Copilot inhaltlich auf die Themen Coding und Software Development, was wir nicht nachvollziehen konnten. Wir sind mit dem Resultat im Allgemeinen aber zufrieden und haben die E-Mail lediglich geringfügig angepasst sowie einen zusätzlichen Absatz eingefügt.

Insgesamt ist Copilot in Outlook ein kompetenter Assistent, der uns dabei unterstützt, E-Mails zusammenzufassen und zu beantworten.

Die Zusammenfassung bietet einen guten Überblick, der es ermöglicht, schnell die Relevanz der Inhalte des Chats einzuschätzen – vor allem für Personen, die nicht direkt an der Unterhaltung beteiligt waren. Dennoch ist Vorsicht geboten: Wenn man sich ausschließlich auf die Zusammenfassungen verlässt, kann dies zu Informationsverlust führen. Für ein umfassendes Verständnis ist es nach wie vor unerlässlich, den vollständigen Chatverlauf zu lesen.

Wäre es nicht praktisch, aus dieser Teams-Zusammenfassung nun automatisch eine Präsentation zu erstellen? Auch das haben wir getestet.

“Create a PowerPoint presentation that contains the information from your summary”

Leider hat Copilot auf unsere Anfrage kein Ergebnis geliefert. Die Antwort erklärt jedoch nachvollziehbar, warum dies der Fall ist, und verdeutlicht, welche Fähigkeiten Copilot gegenwärtig besitzt und welche nicht.

Wie sieht es mit der Möglichkeit aus, auf eine Chatnachricht zu antworten?

“This chat is about the climate change. Write an answer in which you identify the main challenges in dealing with climate change”

Das ist in Teams genauso problemlos möglich wie in Outlook. Die Antwort von Copilot auf die vorangegangene Nachricht ist ebenfalls rechts in der Chatleiste zu finden. Dies erscheint uns durchaus sinnvoll, da auf diese Weise keine Gefahr besteht, die Nachricht versehentlich direkt zu versenden. Interessanterweise gibt es keinen Copy-and-paste-Button, sodass die Nachricht manuell kopiert werden muss. Der Inhalt der Nachricht ist jedoch ausführlich und zufriedenstellend.

Liegt ein simpler Chatverlauf zugrunde, kann Copilot die Frage problemlos beantworten. Wir haben den Test auch mit komplexeren Chatverläufen und Meetings durchgeführt und waren auch hier mit dem Ergebnis zufrieden, obwohl natürlich keine Garantie dafür besteht, dass Copilot wirklich alle zu erledigenden

Es ist anzumerken, dass wir den Test nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Deutsch durchgeführt haben. Hierbei hat die Zusammenfassung nicht funktioniert, weder bei diesem Anwendungsfall noch bei dem einfacheren Chatverlauf zuvor.

Ähnlich wie in Outlook eignet sich Copilot in Teams gut, um bei der Beantwortung von Nachrichten Hilfestellung zu leisten und einen Überblick über geführte Chats und die daraus resultierenden Aufgaben zu erhalten.

Microsoft 365 Copilot erweist sich insbesondere bei der Erstellung oder Bearbeitung von Texten als hilfreich. Seien es Recherchen, Zusammenfassungen oder Umformulierungen – Copilot erledigt diese Aufgaben sehr zufriedenstellend.

Dennoch bleibt die große Revolution im Büroalltag für uns noch aus. Viele der von Microsoft vorgestellten Anwendungsfälle und deren Ergebnisse konnten unserem Test nicht standhalten. Bei komplexeren Anfragen stößt die KI noch zu häufig an ihre Grenzen. Gleiches gilt für die Einhaltung von Markenvorgaben.

Die Möglichkeit zur Zusammenfassung in Teams und Outlook dürfte für viele eine große Hilfe sein. Für Personen, die viel mit Outlook und Teams arbeiten, ist Copilot daher ein wertvoller Assistent.

Business-Präsentationen können derzeit mit Copilot noch nicht ohne Weiteres erstellt werden. In dieser Hinsicht ist der Nutzen von Copilot in PowerPoint noch stark begrenzt, vor allem bei Formatierungsaufgaben.

Im Bereich Excel erweist sich Copilot als nützlich für Personen, die über Grundkenntnisse verfügen. Jedoch bietet die KI für Excel-Profis bisher keine signifikanten Vorteile.

In Word kann Copilot, ähnlich wie in Outlook und Teams, unterstützend wirken, indem der Assistent Texte paraphrasiert, zusammenfasst oder ihnen einen anderen Stil verleiht.

Die Arbeit mit Copilot hat uns in erster Linie Freude bereitet und einen interessanten Vorgeschmack darauf gegeben, was in Zukunft zu erwarten ist. Das Potenzial ist beträchtlich und wir sind gespannt darauf, welche Verbesserungen mit den nächsten Updates von Microsoft kommen werden.

Die Zunahme von Cyberangriffen auf Unternehmen stellt eine der größten Herausforderungen unserer Zeit dar. Diese Angriffe werden immer perfider und sind oft auf den ersten Blick kaum zu erkennen.

Für diejenigen, die Opfer von Hacks werden, stehen nicht nur Lösegeldforderungen, son- dern auch der Verlust hochsensibler Daten im Raum. Im schlimmsten Fall gerät sogar die Existenz des betroffenen Unternehmens in Gefahr. In dieser bedrohlichen Cyberlandschaft kommt dem Faktor Mensch eine entscheidende Bedeutung zu, da die meisten Cyberangriffe auf die Ausnutzung menschlicher Schwächen abzielen. Davon hängt es oft ab, ob ein Angriff erfolgreich ist oder nicht.

Statistiken der Agentur der Europäischen Union für Cybersicherheit aus dem Zeitraum von Juli 2021 bis Juli 2022 verdeutlichen das Aus- maß der Bedrohung: Mit mehr als 10 Terabyte gestohlener Daten pro Monat sind Lösegeld-Trojaner (Ransomware) eine der größten Cybergefahren in der EU, wobei Phishing derzeit als der häufigste Initialisierungsvektor solcher Angriffe gilt. Darüber hinaus zählen DoS-Angriffe (Denial of Service) zu den gravierendsten Bedrohungen.

Diese Zahlen verdeutlichen die Dringlichkeit für Unternehmen, ihre Cyberabwehrmaßnahmen zu verstärken. Laut einer Studie im Auf- trag des Digitalverbands Bitkom entstand der deutschen Wirtschaft 2023 ein Schaden von 206 Milliarden Euro durch Datendiebstahl, Spionage und Sabotage. Damit liegt der Schaden zum dritten Mal in Folge über der 200-Milliarden-Euro-Marke (2022: 203 Milliarden Euro, 2021: 223 Milliarden Euro).

Beim Thema Cybersicherheit spielen nicht nur Computersysteme und Netzwerke eine Rolle. Mindestens ebenso wichtig sind die Nutzenden dieser Technologien – mit all ihren Stärken und Schwächen. Beim Social Engineering setzen die Täter:innen gezielt auf den „Faktor Mensch“ als vermeintlich schwächstes Glied in der Sicherheitskette, um ihre kriminellen Absichten umzusetzen. Laut der Agentur der Europäischen Union für Cybersicherheit waren im Jahr 2022 satte 82 % aller Datenschutzverletzungen auf Social Engineering zurückzuführen.

Wo Cyberkriminelle dank fortschrittlicher Software, Firewalls und Virenscanner nicht weiterkommen, versuchen sie auf alternativen Wegen, Nutzende zur Installation von Schad- software oder zur Preisgabe sensibler Daten wie Passwörtern zu bewegen.

Vergleichbar mit dem Trickbetrug an der Haustür setzen Cyberkriminelle auch im digitalen Raum auf die Vortäuschung einer persönlichen Beziehung zum Opfer oder locken mit vermeintlichen Gewinnversprechen. Zahlreiche weitere Varianten dieser als Social Engineering bekannten Vorgehensweise sind denkbar und werden genutzt. Teilweise wird sogar ein indirekter Kontakt über Freund:innen des eigentlichen Opfers hergestellt.

Beim Social Engineering werden menschliche Eigenschaften wie Hilfsbereitschaft, Vertrauen, Angst oder Autoritätshörigkeit geschickt ausgenutzt, um Menschen zu manipulieren. Auf diese Weise bringen Cyberkriminelle ihre Opfer dazu, vertrauliche Informationen preis- zugeben, Sicherheitsvorkehrungen zu umgehen, Geldtransfers zu tätigen oder Schadsoftware auf privaten Geräten oder Computern im Firmennetzwerk zu installieren.

Social Engineering ist an sich nichts Neues und dient seit Menschengedenken als Grundlage für verschiedenste Betrugsmaschen. Im Zeitalter der digitalen Kommunikation eröffnen sich den Kriminellen jedoch neue, äußerst effektive Möglichkeiten, um Millionen potenzieller Opfer zu erreichen.

Die wohl bekannteste Ausprägung des Social Engineering ist das Phishing (wörtlich übersetzt: das Fischen nach Informationen). Durch geschickt gestaltete E-Mails, die oft täuschend echt wirken, sollen Personen dazu verleitet werden, auf einen enthaltenen Link zu klicken. Auf der ebenfalls gefälschten Webseite, die sich daraufhin öffnet, sollen dann Zugangsdaten eingegeben werden, die die Angreifenden abfangen.

Neben dem massenhaften Versand von Phishing-Mails ist zunehmend eine präzisere Variante dieser Methode zu beobachten, das sogenannte Spear Phishing. Hierbei werden E-Mails nach vorheriger Recherche gezielt auf kleine Gruppen oder Einzelpersonen zu- geschnitten, was die „Trefferquote“ deutlich erhöht.

Eine weitere ausgeklügelte Variante ist der CEO Fraud, bei dem Kriminelle versuchen, Entscheidungsträger:innen oder für den Zahlungsverkehr autorisierte Mitarbeitende in Unternehmen zu manipulieren. Dabei geben sie vor, im Auftrag des Top-Managements zu handeln, und versuchen, angeblich dringende Überweisungen hoher Geldbeträge zu veranlassen.

Die Erkennung von Phishing-Mails erfordert daher erhöhte Wachsamkeit. Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden sind essenziell, um den sich ständig weiterentwickelnden Täuschungsversuchen einen Schritt voraus zu sein und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Es gibt Indizien, die auf das Vorliegen einer betrügerischen E-Mail schließen lassen. Diese sind im privaten und geschäftlichen Umfeld nahezu identisch.

Am einfachsten zu erkennen sind E-Mails, die fehlerhaftes Deutsch enthalten. Oftmals wurden sie nicht auf Deutsch verfasst, sondern sind das Ergebnis einer Übersetzung aus einer anderen Sprache durch einen automatischen Übersetzungsdienst. Weitere Anzeichen für derartige E-Mails können Zeichensatzfehler oder das Fehlen von Umlauten sein. Doch Achtung: Mit der zunehmenden Verbreitung von künstlicher Intelligenz werden solche Fehler künftig entweder gar nicht mehr oder nur noch äußerst selten auftreten.

In immer mehr Phishing-E-Mails wird dazu aufgefordert, eine Datei zu öffnen, die entweder als Anhang der E-Mail direkt beigefügt ist oder über einen Link zum Download bereit- steht. Erhalten Sie eine unerwartete E-Mail, ist es dringend geboten, eine solche Datei keinesfalls herunterzuladen oder zu öffnen. In der Regel verbirgt sich hinter solchen Dateien ein schädliches Programm wie ein Virus oder ein Trojaner. Bei E-Mails, die einen Dateianhang enthalten, sollten Sie grundsätzlich ein gesundes Misstrauen walten lassen.

Erhalten Sie E-Mails von einer Bank, die Ihnen üblicherweise keine E-Mails schickt oder der Ihre E-Mail-Adresse nicht bekannt sein kann? Oder werden Sie von anderen Dienstleistern, Online-Shops oder Unternehmen kontaktiert, mit denen Sie keine bestehende Geschäftsbeziehung haben?

In solchen Fällen empfiehlt es sich, sämtliche dieser E-Mails zu löschen – jedoch nur dann, wenn der Betrugsversuch eindeutig erkenn- bar ist. Wenn Sie jedoch bereits auf einen Link geklickt oder einen Dateianhang geöffnet haben, wodurch Sie sich möglicherweise einen Trojaner eingefangen haben, sollten Sie die E-Mail nicht löschen, da sie ein wichtiges Beweismittel darstellt.

Manche Phishing-Mails sind äußerst ge- schickt gestaltet. Die E-Mail-Adresse des Ab- senders wirkt vertrauenswürdig, der Link im Text ebenfalls, und die Sprache ist fehlerfrei. Trotzdem darf man nicht automatisch davon ausgehen, dass die E-Mail authentisch ist. Absenderinformationen und Links in E-Mails lassen sich leicht fälschen, weshalb eine sorgfältige Überprüfung unerlässlich ist.

Tipp für interne Unternehmens-E-Mails: Nutzen Sie die Absenderprüfung mit dem Teams-Status, wenn Sie Microsoft Teams verwenden. Fehlt bei einer vermeintlich internen E-Mail der Status, können Sie davon ausgehen, dass es sich um eine Spam-Mail handelt. Dennoch ist Vorsicht geboten: Selbst wenn die E-Mail diese Information erhält, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass sie zu 100 % sicher ist.

Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn das Ziel eines Links in der E-Mail nicht mit dem angezeigten Text übereinstimmt. Das Linkziel wird angezeigt, indem Sie mit der Maus über den Link fahren. In einem Pop-up erscheint dann das tatsächliche Ziel.

Für eine erste Überprüfung ist die Identifizierung der Ziel-Domain entscheidend. Dazu werden die einzelnen Bestandteile der Domain analysiert, also alles, was sich zwischen dem Protokollhandler (https) und dem (optionalen) Ressourcenpfad, der nach dem ersten Schrägstrich direkt hinter der Domain steht. Besonders relevant ist, was vor und nach dem letzten Punkt steht: der Domain-Name und die Top-Level-Domain.

Wenn der Link eindeutig dem Unternehmen zugeordnet werden kann, von dem die E-Mail stammt, ist der Link wahrscheinlich sicher.

Ermittlung des Domain-Inhabers

Wenn die Link-Domain nicht eindeutig mit der Absender-Domain übereinstimmt, lässt sich der tatsächliche Inhaber der Domain mithilfe von Tools wie beispielsweise who.is feststellen. Leider ist diese Abfrage nicht bei allen Top-Level-Domains möglich. So können beispielsweise .eu-Domains ausschließlich über ihre zentrale Registrierungsstelle abgefragt werden. In der Regel liefert who.is jedoch Informationen darüber, wo man den Inhaber sonst abfragen kann.

Stimmen der Inhaber und die Absender- Domain überein, ist das Öffnen des Links unbedenklich. Wenn dies nicht der Fall ist, ist Vorsicht geboten. Eine Plausibilitätsprüfung kann in solchen Fällen weiterhelfen. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, den Absender telefonisch zu kontaktieren, die interne Ansprechperson in Ihrem Unternehmen zu konsultieren oder gemäß ISO-Richtlinien zu verfahren.

Externe Link-Prüfung

Sollte nach allen vorangegangenen Überprüfungen weiterhin Unsicherheit bestehen, kann eine externe Prüfung auf Malware und Reputation mithilfe von Tools wie dem VirusTotal URL Checker durchgeführt werden. Hierbei ist wichtig, die komplette URL und nicht nur die Domain zu verwenden. Allerdings sollte das Tool mit Bedacht genutzt werden, da Links vertrauliche Informationen enthalten können.

Grundsätzlich gilt: Keine technische Schutzmaßnahme bietet eine 100%ige Sicherheit.

Die Effektivität der IT-Sicherheit ist nur so gut wie die Menschen, die die Systeme bedienen. Deshalb sollte der Mensch nicht als potenzielle Sicherheitslücke betrachtet werden, sondern als Schutzschild gegen Cyberangriffe. Immer mehr Unternehmen haben bereits erkannt, dass IT-Sicherheit nicht allein durch technische Maßnahmen erreicht werden kann – auch geschultes Personal leistet einen wichtigen Beitrag zum Schutz vor Cyberangriffen. Der Mensch ist nicht Teil des Problems, sondern als Sicherheitsfaktor Teil der Lösung. IT- Sicherheit betrifft alle Mitarbeitenden und jede Abteilung im Unternehmen.

Das rasche Erkennen von Cyberangriffen oder Social-Engineering-Versuchen kann erhebliche wirtschaftliche und immaterielle Schäden verhindern. Die Förderung eines entsprechenden Problem- und Sicherheitsbewusstseins sowie regelmäßige Schulungen sind daher entscheidende präventive Maß- nahmen zur Stärkung des „Sicherheitsfaktors Mensch“.

Der Übergang zu Cloud-Diensten und -Lösungen begann in den frühen 2000er-Jahren mit Diensten wie MSN-Hotmail (später in Windows Live Hotmail umbenannt), einem der ersten webbasierten E-Mail-Dienste von Microsoft. Richtig in Fahrt geriet die Entwicklung hin zu Cloud-Technologien jedoch mit der Einführung von Microsoft Azure im Jahr 2010.

Office 365 (heute bekannt als Microsoft 365) markierte einen weiteren bedeutenden Meilenstein dieses Wandels. Als Abonnementdienst verlagerte Office 365 die Office-Anwendungen in die Cloud und ermöglichte es so den Nutzer:innen, Dokumente unabhängig von ihrem Standort oder ihrem Gerät online zu erstellen, zu bearbeiten und freizugeben. Für einfache Anwendungsfälle war eine Installation der Desktop-Anwendungen damit nicht mehr erforderlich.

Die Webanwendungen von Microsoft zeichnen sich durch ihre plattformübergreifende Kompatibilität aus und können auf verschiedenen Geräten wie PCs, Lap- tops, Tablets und sogar Smartphones über unterstützte Webbrowser genutzt werden. Sie bieten eine Benutzeroberfläche, die der ihrer Desktop-Pendants ähnelt. Allerdings unterscheiden sie sich in Bezug auf ihren Funktionsumfang.

Die Microsoft-Webanwendungen sind nahtlos in die Cloud-Plattform des Unternehmens integriert, insbesondere in Micro- soft OneDrive for Business. Dadurch können Nutzer:innen ihre Dateien direkt in der Cloud speichern und von überall aus darauf zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht. Ebenso wie Webanwendungen erfordern auch Web-Add-ins eine Onlineverbindung, um ordnungsgemäß zu funktionieren.

Obwohl Webanwendungen viele Funktionen der Desktop-Versionen bieten, sind sie nicht in allen Aspekten gleichwertig. Einige Funktionen werden derzeit in der Webumgebung noch nicht unterstützt. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung von Diagrammen in PowerPoint, was mit der Webanwendung nicht möglich ist. Auch die Formatierungsmöglichkeiten, Tabellenlayouts und Gestaltungsoptionen sind im Web eingeschränkt. Darüber hinaus fehlen in Excel Online einige Diagrammtypen und Visualisierungsoptionen, die in der Desktop-Version verfügbar sind.

Welche Auswirkungen hat die Entwicklung hin zu Webanwendungen konkret auf die Nutzung traditioneller Add-ins? Webanwendungen unterstützen herkömmliche Add-ins, die für Desktop-Anwendungen konzipiert wurden, nicht, sondern erfordern speziell entwickelte Web- Add-ins. Woran liegt das?

Ein Kernproblem besteht in der Inkompatibilität der COM-Schnittstelle. Die meisten Desktop-Anwendungen von Microsoft sind über eine Schnittstelle erweiterbar, die als Component Object Model (COM) bezeichnet wird. Diese COM-Schnittstelle gibt es seit Office 2000 und wurde von Microsoft entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwarekomponenten auf windowsbasierten Systemen zu erleichtern. Über die COM-Schnittstelle können Add-ins mit der zugrunde liegenden Software oder anderen COM-basierten Komponenten kommunizieren, um Daten auszutauschen, Funktionen zu erweitern oder zusätzliche Funktionen bereitzustellen.

Im Gegensatz dazu bieten die Webanwendungen der Office-Suite keine COM-Schnittstelle zur Erweiterung an, sondern setzen auf Webtechnologien wie Web-APIs (beispielsweise Microsoft Graph) oder Webhooks. Aufgrund der unterschiedlichen Architektur können herkömmliche COM-Add-ins nicht in Webanwendungen integriert werden. Während die COM-Schnittstelle über die vergangenen 20 Jahre gewachsen und gereift ist, stecken die Webschnittstellen im Vergleich dazu noch in den Kinderschuhen.

Damit nicht genug. Da auch VBA-Anwendungen und VSTO-Add-ins auf der COM-Schnittstelle basieren, sind sie ebenfalls von dieser Inkompatibilität betroffen und können nicht mehr mit Webanwendungen genutzt werden.

Im September 2023 präsentierte Microsoft eine neue Version von Outlook für Windows 11. Anders als die bisherige Version, die aus dem Microsoft-Office-Paket bekannt ist, basiert das neue Outlook auf der Webanwendung outlook.com und bietet vorerst nur einen Bruchteil der bisherigen Funktionen. COM- und VSTO-Add-ins sind mit dem neuen Outlook nicht mehr kompatibel, stattdessen werden nur noch Web-Add-ins unterstützt.

Ab dem Jahr 2024 sollen neue Windows- 11-Geräte standardmäßig mit dem neuen Outlook für Windows als kostenlose Mailanwendung ausgeliefert werden. Aktuell (Stand: März 2024) haben Windows-Nutzer:innen die Möglichkeit, das neue Outlook für Windows zu testen, indem sie die neue Version des E-Mail-Clients aktiv über die Schaltfläche „Neues Outlook testen“ auswählen.

Microsoft plant, das neue Outlook für Windows künftig als Ersatz für die klassische Version im Microsoft-365-Abo bzw. Office-Paket zu etablieren. Alle vorhandenen Outlook-Varianten sollen auf einer gemeinsamen Codebasis und Schnittstelle vereinheitlicht werden, wobei der genaue Zeitpunkt dieser Umstellung noch nicht offiziell bekannt gegeben wurde. Dies wird jedoch frühestens Ende 2025 oder im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Bis dahin müssen noch einige funktionale Lücken geschlossen werden, da die Desktop-Version von Outlook beispielsweise erweiterte Funktionen zur E-Mail-Verwaltung und zusätzliche Funktionen zur Kalenderverwaltung bietet, die in der Onlineversion fehlen. Angesichts früherer Ankündigungen von Microsoft und ihrer tatsächlichen Umsetzung ist anzunehmen, dass das „alte“ Outlook nicht so schnell abgelöst wird.

Microsoft hat nach eigenen Angaben die eigenen COM-Add-ins für Outlook entweder bereits durch Web-Add-ins ersetzt oder sie sind in anderen Funktionen aufgegangen. Dennoch sind in vielen Unternehmen ältere oder selbst entwickelte Add-ins im Einsatz, die nicht ohne Weiteres ersetzt oder neu entwickelt werden können. Da Add-ins oft eine wichtige Rolle in betrieblichen Abläufen spielen, könnte ihre Inkompatibilität mit dem neuen Outlook zu Problemen führen und die endgültige Ablösung des „alten“ Outlook zumindest verzögern. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass Web-Add-ins auch mit dem klassischen Outlook verwendet werden können.

Grundsätzlich bieten Web-Add-ins die gleichen Vorteile wie Webanwendungen. Sie sind plattformunabhängig, leicht zugänglich, lassen sich unkompliziert aktualisieren und erfordern keine lokale Installation. Web-Clients können von jedem Ort aus aufgerufen werden, ohne dass ein Desktop-Client installiert sein muss. Dies ist vor allem für große Unternehmen von Vorteil, die oftmals eine Vielzahl von Softwareanwendungen auf ihren Systemen haben. Die Möglichkeit, Anwendungen online zu nutzen, ohne manuelle Installationen oder Updates durchführen zu müssen, erleichtert die Arbeitsabläufe erheblich.

Zusätzlich bieten Web-Add-ins den Vorteil einer erhöhten Stabilität und Sicherheit dank der verwendeten Sandbox-Technologie. Dadurch wird das Risiko von Abstürzen oder Verzögerungen beim Start der Host-Anwendungen minimiert, was zu einer verbesserten Benutzererfahrung führt.

Plattformunabhängigkeit:

Webanwendungen können von verschiedenen Geräten aus genutzt werden, unabhängig von deren Betriebssystem oder Hardware.

Automatische Aktualisierungen:

Aktualisierungen und Wartungen erfolgen serverseitig, sodass Nutzer:innen ohne ihr Zutun stets die neueste Version der Anwendung verwenden.

Schneller Zugriff:

Webanwendungen erfordern keinen langwierigen Installationsprozess und sind in der Regel schneller zugänglich, da sie direkt über einen Webbrowser gestartet werden können.

Geringerer Ressourcenbedarf:

Da Webanwendungen nicht lokal auf einem Gerät installiert werden, benötigen sie oft weniger Speicherplatz und Ressourcen auf dem Computer oder Gerät der anwendenden Person.

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