Wie Sie Outlook-Signaturen zentral verwalten können

Wollen Sie Ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten? Viele Firmen und insbesondere große Unternehmen müssen ihre Signaturen auf umständliche Weise einheitlich für alle Mitarbeitenden bereitstellen. Oft wird dafür eine Signaturvorlage in einem Dokument oder einer E-Mail an Teammitglieder oder neue Mitarbeitende gesendet, sodass diese sich ihre Signatur umständlich manuell anlegen müssen. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie Outlook-Signaturen zentral verwalten können und dadurch nicht nur Zeit sparen, sondern auch rechtliche Sicherheit schaffen.

Darum sollten Sie Outlook-Signaturen zentral verwalten

Wenn Mitarbeitende ihre Signatur manuell einstellen, kann es vorkommen, dass einfach veraltete Signaturen kopiert und zusammengebastelt werden. Bei durchschnittlich 110 E-Mails pro Woche und pro Person kann niemand zentral sicherstellen, dass jede E-Mail designkonform genutzt wird. Diese Art der Signaturverwaltung führt zu einem Meer unterschiedlicher E-Mail-Signaturen im gesamten Unternehmen. Rechtlich gesehen müssen bestimmte Informationen in einer Signatur enthalten sein. Lesen Sie unseren Artikel über die Erstellung einer professionellen E-Mail Signatur in Outlook um sich einen Überblick zu verschaffen. Sollten diese Informationen nicht in der Signatur enthalten sein, kann es nicht selten zu juristischen Schwierigkeiten kommen.

Signaturen können automatisch aktualisiert werden

Um all diesen unnötigen Stress bei der Arbeit zu vermeiden, nutzen viele Unternehmen bereits empower^® für Outlook, um ihre E-Mail-Signaturen zentral und unternehmensweit zu steuern. Mit der passenden Lösung verwalten Sie E-Mail-Signaturen und Vorlagen für rechtliche Pflichtangaben, Standorte und Werbebanner Ihres Unternehmens zentral. Eine zentrale Steuerung ermöglicht es beim Öffnen des Postfaches, dass Signaturen automatisch upgedatet werden.

Weitere Gründe für eine zentrale Verwaltung:

• Sie sparen Zeit und Mühe bei der Verwaltung und Aktualisierung von Signaturen für das ganze Unternehmen.
• Mit einem Klick vereinheitlichen Sie die Signaturen und überführen sie in Ihr Corporate Design.
• Korrekte rechtliche Informationen sind sichergestellt.
• Ihre Mitarbeitenden haben keinen manuellen Aufwand, aber trotzdem die Möglichkeit, Informationen selber zu ändern. Die Schriftarten und -farben sind einheitlich und passen zum Corporate Design.
  
  

So machen Sie sich die Signaturverwaltung zum Kinderspiel

empower^® für Outlook bietet bereits vielen anderen Unternehmen ein Outlook Add-in, mit dem diese ihre Signaturen zentral definieren und für das gesamte Unternehmen aktualisieren können.

Neben den oben genannten Vorteilen bietet das Outlook Add-in weitere Vorzüge auf diesem Gebiet. Der größte Zeitfresser ist z. B. die Suche nach bestehenden E-Mails und Textvorlagen. Aus diesem Grund bietet empower^® neben Signaturvorlagen auch Textbausteine und -vorlagen wie z. B. Willkommensmails, die Sie je nach Bedarf in Ihre E-Mail einfügen können.

Interessant für internationales Brand Management: Bei Bedarf können pro Person auch mehrere Signaturen und unterschiedliche Sprachen eingerichtet werden. Die Benutzungsdaten werden automatisch aus dem Active Directory importiert und können, falls nötig, manuell bearbeitet werden.

Mit zentral bereitgestellten Designeinstellungen sorgen Sie für ein einheitliches und markenkonformes Erscheinungsbild aller E-Mails. Mit empower^® entsprechen die verwendeten Schriftarten und -farben allzeit Ihren Designrichtlinien – somit garantieren Sie die Einhaltung Ihres Corporate Designs.

Sobald Sie sich an E-Mail Signatur Marketing wagen möchten, kann dies mit empower^® ebenfalls unternehmensweit einheitlich angepasst werden. Dadurch ist jede E-Mail auf dem neusten Stand und Ihre Kampagne wird stärker ausgerollt. 

Wenn Sie noch weitere Tipps und Tricks zum E-Mail Signatur Marketing erfahren möchten, lesen Sie auch unseren E-Mail-Marketing Guide. 

Outlook Signaturen zentral verwalten mit empower^®

Sind Sie begeistert von der Vorstellung, Outlook-Signaturen zentral zu verwalten? Sie könnten Signaturen dann mit einem Klick sowohl einheitlich als auch designkonform erstellen. Des Weiteren werden Ihre Mitarbeitenden durch empower^® Mails entlastet und rechtliche Fehler in der Signatur so gut wie ausgeschlossen. Verschaffen Sie sich auf unserer Website gerne einen Eindruck vom Outlook Add-in empower^® Mails oder vereinbaren Sie direkt einen kostenlosen Beratungstermin.