PowerPoint in Zahlen: Wie steht es um Effizienz, Design und Marke?

PowerPoint ist weit verbreitet, aber oft ineffizient und nicht markenkonform genutzt. KI spart Zeit bei Struktur und Text, ersetzt jedoch kein strategisches Denken. Den größten Effekt bringen klare Standards und das Zusammenspiel von Mensch, KI und spezialisierten Tools. 

PowerPoint im Arbeitsalltag: weit verbreitet, aber mit Effizienz- und Qualitätslücken 

PowerPoint ist aus dem Arbeitsalltag deutscher Unternehmen nicht wegzudenken. Laut der von Kantar durchgeführten Office-Studie 2025, für die rund 1.000 Büromitarbeitende in Deutschland befragt wurden, nutzen 93 % regelmäßig Microsoft-Office-Programme, 64 % davon gezielt PowerPoint.  

Ob im Vertrieb, im Marketing oder im Management, Präsentationen gehören in nahezu allen Unternehmensbereichen zum Alltag. Kaum ein anderes Tool ist so tief im beruflichen Arbeiten verankert wie PowerPoint. 

Die hohe Verbreitung bedeutet jedoch nicht automatisch hohe Qualität oder Effizienz. Präsentationen sind heute weit mehr als reine Informationsträger. Sie dienen als Markenbotschafter, Entscheidungsvorlagen und strategische Kommunikationsmittel. Umso problematischer ist es, dass sie in vielen Unternehmen ineffizient erstellt, visuell uneinheitlich gestaltet und nicht konsequent markenkonform sind.  

Der Artikel zeigt anhand von Studienzahlen typische Effizienz-, Design- und Markenprobleme in PowerPoint, wie KI unterstützen kann und welchen Beitrag Lösungen wie empower^® Slide Generation zu schnelleren und konsistenteren Präsentationen leisten. 

Die größten Herausforderungen laut der Office-Studie 

• Hoher Zeitaufwand durch manuelle Routinen
  67 % der wöchentlichen Arbeitszeit entfallen auf Büroanwendungen wie Dokumente, Tabellen, Präsentationen und E-Mails. Allein für PowerPoint investieren Mitarbeitende durchschnittlich 5,1 Stunden pro Woche. Viele dieser Tätigkeiten sind wiederkehrend, manuell und kaum standardisiert. 

  
  

• Wenig Wiederverwendung, viel Copy-Paste   
  79 % der Befragten erstellen regelmäßig sehr ähnliche Präsentationen mit nur kleinen Anpassungen. Statt effizienter Wiederverwendung oder Automatisierung dominieren Copy-Paste-Prozesse, die Zeit kosten und Fehler begünstigen. 

• Fehlendes Design-Know-how   
  63 % empfinden die Diagrammerstellung als mühsam, 65 % kämpfen mit der visuellen Gestaltung. PowerPoint wird selten systematisch erlernt und häufig fehlt Designkompetenz, was zu Frust und inkonsistenten Ergebnissen führt. 

• Aufwendige Umsetzung von Corporate-Design-Vorgaben  
  Obwohl die meisten Mitarbeitenden die Markenrichtlinien kennen, empfinden über 50 % deren Umsetzung im Präsentationsalltag als zeitintensiv und kompliziert. Zwischen Vorgabe und Praxis klafft eine deutliche Lücke.

Wie kann KI die Präsentationserstellung unterstützen? 

Künstliche Intelligenz hat längst den Weg in den Büroalltag gefunden und macht auch vor PowerPoint keinen Halt. Laut Studie nutzen bereits 71 % der Befragten KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder ähnliche Anwendungen. Auch in der Präsentationserstellung eröffnen sich dadurch neue Möglichkeiten, Prozesse zu beschleunigen und Inhalte effizienter zu entwickeln. 

KI unterstützt insbesondere bei der Strukturierung von Themen, der Formulierung von Texten und der Entwicklung erster Argumentationslinien. Mit einem klaren Briefing lassen sich in kurzer Zeit Gliederungen, Stichpunkte oder Textentwürfe erstellen. Auch visuell helfen KI-gestützte Tools bei einfachen Layout-Vorschlägen, Diagrammen oder ersten Designideen. Ergänzend analysieren Präsentations-Coaches Sprache, Tempo und Auftreten und geben Feedback zur Wirkung. 

Doch wenn es um die Erstellung professioneller und markenkonformer Business-Präsentationen geht, stoßen viele KI-Tools an ihre Grenzen. 

Zusammenhänge und Komplexität – wo stößt KI an ihre Grenzen?

• Fehlendes strategisches Verständnis   
  KI erkennt Zusammenhänge häufig nur oberflächlich und priorisiert Inhalte nicht immer im Sinne der Zielgruppe oder des Präsentationsziels. 

• Begrenzte kreative und emotionale Tiefe   
  Überzeugende Geschichten, dramaturgische Bögen und emotionale Ansprache lassen sich nicht automatisieren und erfordern menschliche Erfahrung. 

• Eingeschränkte Marken- und Designkompetenz   
  KI-generierte Layouts liefern erste Ansätze, müssen jedoch nachbearbeitet werden, um wirklich corporate-design-konform und professionell zu sein.

• Der Präsentationsmoment bleibt menschlich   
  Persönlichkeit, Körpersprache, Spontaneität und situatives Reagieren kann KI nicht ersetzen.

Der größte Mehrwert entsteht im Zusammenspiel von Mensch und Maschine. Der Mensch liefert Kontext, Zielsetzung, Markenverständnis und Tonalität – die KI übernimmt Vorarbeit, Beschleunigung und operative Unterstützung. 

Die Suche nach Inhalten kostet Arbeitszeit und Motivation 

Fast 60 % der Mitarbeitenden verbringen monatlich mindestens 30 Minuten mit der Suche nach bestehenden Folien, Präsentationen und Dokumenten. In größeren Unternehmen summiert sich dieser Aufwand auf tausende verlorene Arbeitstage pro Jahr und bindet wertvolle Ressourcen. 

Wer Inhalte nicht findet, erstellt sie neu. 65 % der Befragten geben an, Präsentationen regelmäßig aus dem Gedächtnis nachzubauen – häufig mit veralteten Informationen, falschen Zahlen oder abweichendem Design. Das erhöht nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch das Risiko von Fehlern. 

Zwar werden bestehende Folien häufig wiederverwendet, doch jede zweite Person hat dabei bereits unbeabsichtigt veraltete Inhalte genutzt. Was auf den ersten Blick effizient wirkt, kann so schnell zu einem Kommunikations- und Reputationsrisiko werden. 

Auch der zunehmende Einsatz von Online-Versionen wie PowerPoint Web verstärkt diese Problematik. Zwar ermöglichen sie kollaboratives Arbeiten, stoßen jedoch bei komplexen Formatierungen und Designvorgaben an funktionale Grenzen. 

Wie empower^® Slide Generation die Präsentationserstellung vereinfacht 

Das PowerPoint Add-In empower^® Slide Generation verbindet KI, Automatisierung, Branding und Content Management zu einer Umgebung, in der Folien einfach, einheitlich und effizient entstehen. Die integrierte empower^® AI verarbeitet Text- und Spracheingaben sowie Inhalte aus Dateien oder Webseiten und überführt sie in markenkonforme Folien. Vorlagen, Designvorgaben und Inhalte sind direkt in PowerPoint verfügbar, Produktivitätsfunktionen erleichtern die Formatierung und halten Inhalte aktuell. So entstehen professionelle Präsentationen in deutlich kürzerer Zeit. 

Fazit 

Die Office-Studie zeigt deutlich: In der Präsentationserstellung steckt enormes Optimierungspotenzial. Wer Prozesse strukturiert, Vorlagen zentralisiert, Inhalte auffindbar macht und KI sinnvoll einsetzt, spart Zeit und steigert die Qualität. 

KI ist dabei ein wirkungsvoller Beschleuniger, ersetzt jedoch weder strategisches Denken noch Markenverständnis oder Persönlichkeit. Der Schlüssel liegt in klaren Standards, geeigneten Tools und dem bewussten Zusammenspiel aus Mensch und Technologie. 

Präsentationen, die effizient erstellt, konsistent gestaltet und inhaltlich überzeugend sind, schaffen Vertrauen, Wirkung und nachhaltige Relevanz.